Maschinelles Lernen: Chancen im Kostenmanagement / 2 Analytische Kostenplanung

Zunächst ist zu klären, inwieweit eine Kostenprognose überhaupt sinnvoll ist. Kilger lehnte die statistische Kostenplanung ab. Er bevorzugte die (konventionelle) analytische Kostenplanung, die Verbräuche in Beziehung zur Leistung betrachtet und diese bewertet. Das Vorgehen ist methodisch nicht angreifbar und führt bei bekannten Kausalzusammenhängen sicherlich zu den besten Ergebnissen.

Im System der Grenzplankostenrechnung ist die analytische Kostenplanung Grundlage für die notwendige Kostenspaltung in fixe und variable Kosten. Sie basiert auf technischen Zusammenhängen, die durch Messung, Funktionsanalysen, Schätzungen etc. fundiert werden können. So können Hilfs- und Betriebsstoffe in einen direkten Leistungsbezug gesetzt werden, etwa zur Laufzeit einer Maschine. Der Leistungsbegriff wird weit definiert, er muss nicht in Beziehung zur Leistungserstellung der Unternehmung stehen. Damit gelingt es teilweise auch, indirekte Bereiche analytisch zu planen.

2.1 Ablauf der Kostenplanung

Im Gesamtzusammenhang der Unternehmensplanung sollte die Kostenplanung wie folgt funktionieren: Startpunkt ist eine Absatzprognose, hieraus leitet sich über den Lagerabgleich ab, was zu produzieren ist, um die Nachfrage zu erfüllen. Über die retrograde Bezugsgrößenermittlung kann der Leistungsbedarf der Endkostenstellen bestimmt werden. Dabei können bekannte Produktionsfunktionen verwendet werden, die normalerweise in Datenstrukturen wie Stücklisten, Arbeitsplänen usw. zu finden sind, um den benötigten Leistungsbedarf zu bestimmen. Gelegentlich werden auch weitere Einflussgrößen wie Intensität und Überstunden bei Kapazitätsbegrenzungen einbezogen.

Über die innerbetriebliche Leistungsverrechnung können auch die indirekten Bedarfe retrograd bestimmt werden. Der Bezug zur Leistungsmenge wird hierbei jedoch häufig durch die Erreichung einer Leistungsbereitschaft ersetzt.

Mit den entsprechenden Preisen kann auf der Basis von Verbräuchen eine Kostenplanung erstellt werden. Preise bzw. Preisschwankungen werden in der Grenzplankostenrechnung allerdings nur etwas stiefmütterlich behandelt.

In der Grenzplankostenrechnung steht der kurzfristige Aspekt im Vordergrund. Um bspw. Preisuntergrenzen ermitteln zu können, sind nur die beeinflussbaren Kosten zu berücksichtigen. Im System der Prozesskostenrechnung wird der Treiberbegriff weiter gefasst, jegliche Einflussgrößen (Kostentreiber) können einbezogen werden. Auch das Verursachungsprinzip wird weiter interpretiert; es wird nicht mehr nur auf die kurzfristige Variabilität geschaut. Über eine Zuordnung zu übergreifenden Prozessen soll eine höhere Transparenz erreicht werden.

2.2 Herausforderungen der Kostenplanung

Die analytische Planung funktioniert gut für die Kostenplanung in der Produktion, versagt aber regelmäßig in produktionsfernen Bereichen wie bspw. den Verwaltungskostenstellen. Für solche indirekten Bereiche sind in der Regel keine Produktionsfunktionen und entsprechend keine Treiber bekannt. Gibt es Kostentreiber, sind diese meist schlecht quantifizierbar, sodass diese, wenn überhaupt möglich, originär für die Kostenplanung ermittelt werden müssen. Gemeinkosten sind somit schwer plan- und steuerbar. Damit können diese Kosten zwar ausreichend genau erfasst, aber kaum analytisch geplant werden.

In der Theorie ist eine indirekte Ableitung der Gemeinkosten möglich. Eine Kostenanalyse kann die Abhängigkeiten von Komplexitätsfaktoren verdeutlichen, z. B. die Anzahl der verschiedenen Teile, welche die Einkaufsaktivitäten antreiben. Mit zunehmender Variantenzahl erhöht sich die Anzahl der Lieferanten, was die potenzielle Zeit für Verhandlungen erhöht. Solche Analysen sind sehr aufwendig.

Auch in der Produktion gibt es mehr Kostentreiber als nur die Leistung. Qualität, Losgröße, Variantenanzahl usw. sind potenzielle Treiber, die Einfluss auf die Kosten haben. Um dieser Komplexität gerecht zu werden, werden oft mehrere Einflussgrößen als Grundlage für die Kostenplanung verwendet, was den Aufwand der Kostenplanung und Analyse stark erhöht.

Eines der Hindernisse für einen erfolgreichen Einsatz von treiberbasierten Verfahren wie der Grenzplankostenrechnung ist demnach der hohe Aufwand. Eine sorgfältige Kostenplanung kann grundsätzlich mehr Licht ins Dunkel bringen, resultiert aber regelmäßig in einem enormen Aufwand für die analytische Planung.

In der Praxis wird daher auf Vereinfachungen in der Planung zurückgegriffen. Gemeinkosten werden bspw. einfach fortgeschrieben. Kostenzuschlagssätze sind modelltechnisch einfach anzuwenden, spiegeln aber kaum die tatsächlichen Einflüsse wider. So entstehen sog. "schwarze Löcher" in den Gemeinkostenbereichen. In der Konsequenz tritt eine Fehlsteuerung auf. Häufig wird bspw. das "Dezemberfieber" angeführt: Nicht verbrauchte Budgets müssen zum Jahresende noch verbraucht werden, um zukünftige Budgetkürzungen zu vermeiden.