Mietereinbauten, Geschäftsräume / 6 Praxis-Beispiele für Aufwendungen, die der Mieter übernimmt und wie diese einzustufen sind

6.1 Beispiel 1: Der Mieter verrechnet seine Aufwendungen mit der Miete

Hat der Unternehmer (Mieter) mit dem Vermieter vereinbart, dass er seine Aufwendungen für Ein- oder Umbauten oder Renovierungsmaßnahmen von der Miete abziehen kann, handelt es sich um Mietvorauszahlungen.

Von einer Mietvorauszahlung kann aber nur dann ausgegangen werden, wenn der Unternehmer mit seinem Vermieter ausdrücklich vereinbart hat,

• wie hoch die tatsächlich vereinbarte monatliche Miete ist und
• welche Aufwendungen über welchen Zeitraum aufgrund der durchgeführten Maßnahmen abgezogen werden dürfen.

Es handelt sich immer um Mietvorauszahlungen, wenn der Unternehmer – aufgrund einer Vereinbarung mit seinem Vermieter – seine Aufwendungen von der Miete abzieht. Dabei spielt es keine Rolle, welche Maßnahmen der Mieter durchgeführt hat.

Ermittelt der Unternehmer seinen Gewinn mit einer Einnahmen-Überschussrechnung, kommt es darauf an, wann die Beträge bei ihm abfließen. Werden die Mietvorauszahlungen auf einen Zeitraum von nicht mehr als 5 Jahren verteilt, zieht er den Gesamtbetrag im Zeitpunkt der Zahlung als Betriebsausgaben ab. Er bucht seine Aufwendungen auf das Konto "Miete".

Praxis-Beispiel

Anrechnung von Renovierungskosten auf die Miete bei Einnahmen-Überschussrechnern

Herr Huber bezieht zum 1.1.01 neue Büroräume. Die vereinbarte Miete beträgt 1.200 EUR pro Monat. Vor dem Einzug lässt er die Räume auf seine Kosten renovieren. Er zahlt dafür im Januar 02 einen Betrag von 7.140 EUR (einschließlich 19 % = 1.140 EUR Umsatzsteuer). Herr Huber kann die Umsatzsteuer in Höhe von 1.140 EUR als Vorsteuer abziehen und ist tatsächlich mit dem Nettobetrag von 6.000 EUR belastet. Mit seinem Vermieter hat er vereinbart, dass er die Aufwendungen in Höhe von 6.000 EUR gleichmäßig verteilt über 4 Jahre von der Miete abziehen kann, monatlich also mit 125 EUR (6.000 EUR : 4 Jahre = 1.500 EUR : 12 Monate). In dem Zeitpunkt, in dem Herr Huber die Renovierungskosten zahlt, leistet er eine Mietvorauszahlung in Höhe von 6.000 EUR.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4210/6310	Miete	6.000
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	1.140	1200/1800	Bank	7.140

Alternative: Herr Huber ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, weil er Arzt ist, der ausschließlich steuerfreie Leistungen im Sinne des UStG erbringt. In diesem Fall mindert sich die monatliche Miete um 148,75 EUR (7.140 EUR : 4 Jahre = 1.785 EUR : 12 Monate). Er bucht dann wie folgt:

Konto SKR 03/6310 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4210	Miete	7.140	1200/1800	Bank	7.140

Abgrenzung der Mietvorauszahlungen (aktive Rechnungsabgrenzung)

Wenn der Unternehmer (Mieter) bilanziert, müssen die Aufwendungen (Mietvorauszahlungen) über den Anrechnungszeitraum verteilt werden. Das gilt für Einnahmen-Überschussrechner nur dann, wenn die Aufwendungen über einen Zeitraum von mehr als 5 Jahren auf die Miete angerechnet werden.^[1]

Praxis-Beispiel

Bilanzierung: Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten für Verrechnungen mit der Miete

Herr Braun hat eine Büroetage für eine Monatsmiete von 1.800 EUR gemietet (Beginn: 1.1.01). Für Elektroinstallation und Sanitärarbeiten hat er insgesamt 11.520 EUR zuzüglich 2.188,80 EUR Umsatzsteuer gezahlt und mit dem Vermieter vereinbart, dass diese Aufwendungen über einen Zeitraum von 72 Monaten von der Miete abgezogen werden, pro Monat also ein Betrag von 160 EUR.

Herr Braun zahlt also für 72 Monate eine monatlichen Miete von (1.800 EUR – 160 EUR =) 1.640 EUR. Seine Vorauszahlung ist unabhängig von der Art der Gewinnermittlung gleichmäßig über 6 Jahre (72 Monate) zu verteilen. Auf das Jahr 01 entfallen 11.520 EUR : 6 = 1.920 EUR. Den Restbetrag von (11.520 EUR – 1.920 EUR =) 9.600 EUR weist Herr Braun am 31.12.01 als "Aktive Rechnungsabgrenzung" auf dem Konto 0980 beim SKR 03 bzw. 1900 beim SKR 04 aus.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4210/6310	Miete	1.920,00
0980/1900	Aktive Rechnungsabgrenzung	9.600,00
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	2.188,80	1200/1800	Bank	13.708,00

Buchungsvorschlag: Teilauflösung in 02

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4210/6310	Miete	1.920	0980/1900	Aktive Rechnungsabgrenzung	1.920

Praxis-Tipp

Einnahmen-Überschussrechner können den vollen Betriebsausgabenabzug nutzen

Einnahmen-Überschussrechner sollten es vermeiden, die Mietvorauszahlung auf mehr als 5 Jahre zu verteilen. Wenn sie den Zeitraum, in dem ihre Aufwendungen von der Miete abgezogen werden, auf maximal 5 Jahre beschränken, dürfen sie als Einnahmen-Überschussrechner den gesamten Betrag im Jahr der Zahlung als Betriebsausgabe geltend machen.

[1] § 11 Abs. 2 EStG.

6.2 Beispiel 2: Erhaltungsaufwendungen sind sofort als Betriebsausgaben abziehbar

Hat der Unternehmer (Mieter) mit dem Vermieter keine Anrechnung auf die Miete vereinbart, hängt die steuerliche Behandlung von der Art der Aufwendungen ab. Handelt es sich um Instandhaltungs- und Renovierungsarbeiten, die üblicherweise regelmäßig wiederkehren, hande...