Sowohl die Plan- als auch die Istdaten jedes Monats fließen automatisch in die Blätter "Gesamt" und "VorNach" ein. Manuelle Eingaben sind nicht erforderlich. Lediglich im Arbeitsblatt "VorNach" besteht die Möglichkeit, in die Zellen D66-D68 einige wichtige Punkte in Stichworten festzuhalten. Ziel beider Arbeitsblätter ist es, den Verantwortlichen in einem unterschiedlichen Detaillierungsgrad einen Überblick über das gesamte Projekt zu vermitteln.
Im Arbeitsblatt "Gesamt" werden dazu alle Monatsmappen mit ihren Plan- und Istdaten dargestellt. Auf diese Weise können Sie direkt erkennen, in welchem Zeitraum es welche Abweichungen gegeben hat. Der Nachteil dieser ausführlichen Darstellung ist die eingeschränkte Übersichtlichkeit. Dies gilt vor allem, wenn alle Monatsblätter benutzt oder wenn ein Ausdruck vorgenommen werden soll. Die Druck- und Layouteinstellungen sind so gewählt, dass stets alle Daten auf einer Seite ausgedruckt werden. Um das Problem zu lösen, besteht die Möglichkeit, einzelne Monate "auszublenden", indem man in der Kopfzeile die Plus- oder Minuszeichen anklickt. Ein Klick auf das Pluszeichen "öffnet" den Monat, ein Klick auf das Minuszeichen "schließt" den Monat.
Auch die GmbH hat von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht. Es werden lediglich die vier Monate geöffnet, in denen das Projekt läuft, um eine Gesamtübersicht zu erhalten (vgl. Abb. 7).
Abb. 7: Gegenüberstellung der Plan- und Istergebnisse im Arbeitsblatt "Gesamt"
Ganz anders im Fall des Arbeitsblattes "VorNach". Hier steht im Vordergrund, Führungskräften einen kompakten Überblick über das Gesamtprojekt zu verschaffen (vgl. Abb. 8).
Abb. 8: Endwerte der Kalkulation und Gegenüberstellung
Blatt "VorNach" für Endstand der Kalkulation verwenden
Gleichzeitig ist das Blatt "VorNach" auch der offizielle Schlussstand der mitlaufenden Kalkulation. Daher sollten hier später auch die exakten Iststände eingegeben werden, wie sie in der Buchhaltung vorliegen. Dazu ist es notwendig, dass die Istdaten in der Spalte E durch den Kostenrechner oder die Buchhaltung im Bedarfsfall überschrieben werden.
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