Mitlaufende Kalkulation: So behalten Sie bei komplexen u ... / 4.7 Wichtige Sachverhalte festhalten und dokumentieren

Jede Kalkulation baut auf bestimmten Prämissen und Annahmen auf. Diese sollten Sie vor, während und nach dem Projekt möglichst schriftlich festhalten. In der Datei ist diese Möglichkeit im Arbeitsblatt "Dokumentation" gegeben (vgl. Abb. 10). Hier können Sie wichtige Voraussetzungen, die zu bestimmten Planwerten geführt haben, festhalten. Während der Projektlaufzeit und vor allem nach dem Projektende können Sie dann überprüfen, ob Sie von den richtigen Annahmen ausgegangen sind oder ob in einem oder mehreren Fällen falsche Prämissen zugrunde gelegt wurden (z. B.: Was waren die Ziele oder welche Überlegungen standen am Anfang? Mit welchen Schwierigkeiten hatte man zu Beginn gerechnet?). Auch diese Aufzeichnungen können helfen, künftige Projekte noch besser zu planen und genauer abzuwickeln.

Die Dokumentation sollte zwar nicht unbedingt für die nochmalige Aufzählung möglicher Abweichungen und deren Ursachen verwendet werden. Allerdings ist es hilfreich, hier wichtige und geeignete Maßnahmen festzuhalten (z. B.: Wie wurden bestimmte Probleme gelöst? Was wurde konkret getan? Welche Ansprechpartner haben aktiv zur Problemlösung beigetragen?). Im Arbeitsblatt "Dokumentation" können Anmerkungen hierzu u. a. in die Spalten D-F getätigt werden. Die Überschriften, u. a. Prämissen, Maßnahmen, stellen lediglich Vorschläge dar. Sie können bei Bedarf an die Wünsche und Vorstellungen des jeweiligen Betriebes angepasst werden.

Abb. 10: Arbeitsblatt Dokumentation

Praxis-Tipp

Nutzen Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Aspekte, die während der Planung und Durchführung aufgetreten sind, schriftlich festzuhalten. Die Praxis zeigt immer wieder, dass man ansonsten im hektischen betrieblichen Alltag sehr schnell vergessen hat, warum sich bestimmte Dinge in dieser und keiner anderen Form entwickelt haben. Meist hat man schon nach wenigen Wochen oder sogar Tagen nicht mehr genau im Kopf, wie ein Projekt im Detail abgelaufen ist. Die Dokumentation ermöglicht es Ihnen, in Kombination mit den Anmerkungen der anderen Arbeitsblätter, jederzeit nachzusehen, wie sich die Dinge tatsächlich entwickelt haben. Somit sind der Lerneffekt und der Nutzen der mitlaufenden Kalkulation deutlich größer.