Moderne Budgetierung umsetzen: Einfachheit (Teil 1 von 4) / 4.3 Die richtigen Instrumente einsetzen und Aufgaben definieren

Folgende Instrumente und Verfahren bieten sich an, um Pläne und Budgets zu entwickeln und nachzuverfolgen. Teilrechnungen sind dabei aufeinander abzustimmen und zu integrieren. Da viele ERP-Systeme nur bestimmte Planstrukturen erlauben bzw. nur bereits definierte Planungsverfahren anbieten, setzen Unternehmen häufig zusätzlich spezielle Planungswerkzeuge ein. Eine intelligente Anbindung der ergänzenden Systeme an die ERP-Systeme ist hier jedoch im Sinne der Einfachheit eine unabdingbare Voraussetzung.

Kennzahlen für Zielvorgaben, bspw. in den Feldern Wirtschaftlichkeit, Produktivität, Qualität

• Leistungsbudget (Plan-GuV oder Plan-DB-Rechnung) für Planergebnisermittlung auf Unternehmens- und Abteilungs-/Geschäftsfeldebene (ähnlich einem ein- bis mehrjährigem Businessplan)
• Finanzplan (Plan-Kapitalflussrechnung) für geplante Finanzierung (des Businessplans) und Planbilanz für Vermögensentwicklung auf Unternehmensebene
• Kapitalwertmethode, Amortisationsrechnung und Interner Zinsfuss für Investitionsplanung
• Einige betriebswirtschaftliche Instrumente für die Berechnungen (z. B. Break-Even-Analyse, Umschlagshäufigkeiten, Betriebsüberleitung und -abrechnung, Kalkulation).

Budgetfahrplan als Vorgabe: Um den Budgetierungsprozess in Aufbau und Ablauf einfach zu gestalten, sind in einem Budgetfahrplan allen in den Budgetprozess eingebundenen Personen folgende Informationen zu liefern:

• Ziele und Bedeutung der Budgetierung für Ihr Unternehmen,
• verwendete Begriffe,
• Verantwortungen und Ansprechpartner für die einzelnen Aufgaben,
• allgemeiner Budgetprozess und aktueller Zeitplan für das laufende Jahr, inklusive der Empfänger für die jeweiligen Teilinformationen,
• Kostenarten- und Kostenstellenplan sowie ggf. Kostenstellengruppen für die aggregierte Planung,
• Anweisungen zur Ermittlung funktionaler Pläne, bspw. Standardisierung der Personalplanung, Kalkulationsstundenermittlung,
• verfügbare Instrumente (z. B. Formulare, Excel-Dateien, Planungssoftware) und
• Vorjahresergebnisse, Hochrechnungen für das laufende Jahr und allenfalls Zielvorgaben.

"Konservativer" Einsatz: Mit den obigen Instrumenten sollte es möglich sein, eine schlanke und zielgerichtete Budgetierung durchzuführen. Möchte man neue bzw. zusätzliche Instrumente einführen, sollte im Unternehmen diskutiert werden, welchen Mehrwert sie schaffen.