Moderne Budgetierung umsetzen: Einfachheit (Teil 1 von 4)

Zusammenfassung

Ein wesentlicher Punkt der immer wiederkehrenden Kritik ist die Forderung nach einer besseren Kosten-Nutzen-Relation der Planung.

Nur durch einfache Verfahren, Inhalte und Strukturen wird Planung und Budgetierung für Mitarbeiter wieder nachvollziehbar und damit nutzbringend.

Während es relativ leicht ist, komplexe Planungs- und Budgetierungssysteme zu entwerfen (nicht zu realisieren!), ist Einfachheit immer schwer zu erreichen.

Ansatzpunkte für eine einfache Gestaltung sind die Verringerung der Detaillierung der Inhalte, die Vereinfachung von Ablauf und Aufbau des Budgetierungssystems, die Wahl der richtigen Instrumente und das Verrechnen maßgeblicher interner Leistungen.

1 Vorbemerkung zur Artikelserie "Moderne Budgetierung umsetzen"

Die anhaltende Diskussion um Planung und Budgetierung hat der Internationale Controller Verein (ICV) in Zusammenarbeit mit der EBS Universität für Wirtschaft und Recht i. Gr. sowie weiteren Wissenschaftlern und Praxisvertretern zum Anlass genommen, einen Facharbeitskreis zum Thema zu gründen und ein wissenschaftlich fundiertes, stimmiges und praxistaugliches Konzept zu entwickeln: die Moderne Budgetierung. Um viele Aspekte, Ideen und Sichtweisen einzubringen, wurden bei der Entwicklung die wesentlichen, betroffenen Personengruppen einbezogen: Wissenschaftler, Anwender aus Unternehmen sowie Berater. Damit konnten Erfahrungen und Anforderungen aus vielen Branchen und aus Unternehmen verschiedener Größe berücksichtigt werden.^[1]

Die Moderne Budgetierung führt zurück zum Planungskern. Über ein integriertes Konzept, verknüpft mit der Strategie, den Zielen und dem Managementsystem soll das Budget konsequent, einfach, und vor allen Dingen flexibel durchgeführt werden. Moderne Budgetierung bedeutet nicht, neue Tools und gar Konzepte zu erfinden. Die Empfehlungen werden in zwei Kategorien mit insgesamt sechs Dimensionen eingeteilt:

Gestaltungsempfehlungen:

• Einfach: schlanke Abläufe, die sich auf nur steuerungsrelevante Inhalte beschränken, nur nutzenbringende Instrumente und Methoden einsetzen, nur wenige Eingangsgrößen, optimale Detaillierung finden, manchmal tut‘s auch "top-down"
• Flexibel: Bereitschaft für Änderungen, Sensitivitäten und Szenarien, auch relative Ziele aufgrund von Benchmarks, (rollierende) Forecasts, flexibles und kontrolliertes Umschichten von Ressourcen
• Integriert: Strategie, Planung, Reporting und Forecasts müssen verknüpft sein. Konkrete, aber wenige voneinander ableitbare Vorgaben. Budget und Anreizsysteme lose koppeln. Nicht nur kurzfristige Ziele.

Fundamente:

• Organisation abbilden: konkrete, eindeutige Ziele, Orientierung am Gesamtziel, Organisation muss kurze und schnelle Entscheidungswege finden
• Wertschöpfung abbilden: Verständnis der eigenen Wertschöpfungskette. Ziele, Engpässe und Restriktionen determinieren die Planung
• Absichten klar machen und kommunizieren: Ziele und Absichten klar verständlich machen, den Kern des Plans kommunizieren und leistungsebenengerecht transformieren, Umsetzungsverantwortung mitteilen, durch Prämissen und Top-down-Vorgaben Planungsschleifen verhindern.

Der vorliegende Beitrag stützt sich auch auf die Ergebnisse des Facharbeitskreises. Er ist der erste einer vier Teile umfassenden Artikelserie, die einzelne Dimensionen der Modernen Budgetierung näher behandelt und Empfehlungen zur praktischen Umsetzung gibt. Die Empfehlungen entstanden auf Basis der Analyse der wissenschaftlichen und praxisorientierten Literatur zum Thema Budgetierung, einer Benchmarking-Studie mit 35 Unternehmen und umfassenden Diskussionen im Arbeitskreis. Die hier herausgearbeiteten Vorschläge sollen zumindest als "Good" oder im Idealfall als "Best Practice" aufgefasst werden. Es ist dabei zu unterstreichen, dass für eine hier aufgenommene empfohlene Handlungsweise oder Methodik nicht die Häufigkeit der Anwendung in Unternehmen maßgeblich ist; Mehrfachnennungen sind allenfalls als Indiz für ein bewährtes Vorgehen zu werten. Vielmehr hat sich der Facharbeitskreis die Aufgabe gestellt,

• neben der Häufigkeit der Durchführung auch
• die Begründungen der Unternehmen für die gewählte Vorgehensweise
• die gemachten positiven und negativen Erfahrungen und
• die Übertragbarkeit des gewählten Verfahrens/Ansatzes auf andere Unternehmen

zu berücksichtigen.

[1] Eine Übersicht über alle Facharbeitskreismitglieder findet sich am Ende dieses Beitrages.

2 Einfachheit in der Modernen Budgetierung

Das Konzept der Modernen Budgetierung soll eine Antwort auf aktuelle Herausforderungen der Unternehmen im Themenfeld Planung und Budgetierung geben. Ein wesentlicher Punkt der immer wiederkehrenden Kritik ist die Forderung nach einer besseren Kosten-Nutzen-Relation der Planung. Planungsinhalte und -abläufe werden durch die Berücksichtigung der Anforderungen der vielen an der Planung Beteiligten im Laufe der Zeit immer komplexer.

Nur durch einfache Verfahren, Inhalte und Strukturen wird Planung und Budgetierung für Mitarbeiter wieder nachvollziehbar und damit nutzbringend. Die Akzeptanz einer Planung innerhalb eines Unternehmens steigt, je einfacher diese aufgebaut bzw. wenn diese nachvollziehbar ist. Ebens...