Das Haupttätigkeitsfeld der Verkäufer bei der KRD Gruppe liegt darin, vor Ort beim Kunden die Produkte zu vermarkten und dauerhafte Kundenbeziehungen aufzubauen sowie neue Kunden zu gewinnen. Dies führt dazu, dass die Verkäufer hauptsächlich unterwegs sind, vom Hotel oder Homeoffice aus arbeiten und demzufolge eine Vertriebssteuerung mit einigen Hürden belegt ist.
Inhalte der Vertriebsbesprechung
Die KRD Gruppe organisiert in jeder 1. Woche des Monats eine Vertriebsbesprechung, bei der sämtliche Verkäufer, die Geschäftsleitung, der Produktionsleiter und das Controlling zusammentreffen, um die Ergebnisse und den Verlauf des Vormonats zu besprechen. Hier werden vom Controlling zuerst die Zahlen der gesamten KRD Gruppe vorgestellt und anschließend die der einzelnen Verkäufer. Hierdurch erhalten sämtliche Besprechungsteilnehmer in kompakter und visueller Form Auskunft über
- die Istsituation,
- die Stärken und Schwächen der verschiedenen Produktbereiche,
- die tatsächliche Entwicklung und
- ggf. bestehenden Handlungsbedarf.
Anschließend werden die Zahlen, Ergebnisse und deren Interpretationen besprochen (vgl. Abb. 1). Sämtliche Statistiken, Auswertungen und Diagrammen werden vorab im Intranet zur Verfügung gestellt, sodass sich die Teilnehmer auf die Besprechung vorbereiten können.
Instrument für Führungsebene und Verkäufer
In erster Linie handelt es sich bei der Besprechung um ein Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrument der oberen Führungsebenen, aber sie bietet vor allem auch den Verkäufern die Möglichkeit, Kurskorrekturen vornehmen zu können, und dies sollte im eigenen Interesse aller Verkäufer liegen.
Abb. 1: Inhalt der Vertriebsbesprechung
Beweggründe für die Einführung von Vertriebscockpits
Bei diesen Nachbesprechungen bemängelten Vertriebsmitarbeiter des Öfteren, dass sie die Zahlen erst bekämen, wenn der Monat bereits vorbei sei, und somit für den betreffenden Monat keine Korrekturmaßnahmen mehr möglich seien. Auch im Controlling war dieser doch sehr starke Vergangenheitsbezug bereits negativ aufgefallen; allerdings bedeutet – getreu dem Vertrieblermotto "Das Geld wird auf den Straßen verdient und nicht im eigenen Unternehmen" –jede zusätzliche Besprechung mindestens einen Tag, an dem sich der Vertrieb nicht um sein Haupttätigkeitsfeld kümmern kann.
Daraus ist die Idee eines Vertriebscockpits entstanden, das die Verkäufer wöchentlich als Screenshot per E-Mail bekommen. Zusätzlich erhalten sie zum Screenshot als Anhang die Excel-Datei, auf der das Vertriebscockpit basiert. In der Datei sind weitere Datenblätter mit Detailinformationen zu den dargestellten Werten und Diagrammen enthalten. Dadurch erlangt der Verkäufer zeitnah einen Überblick über sein aktuelles Vertriebsgeschehen und kann ggf. direkt und ohne Nachfrage beim Controlling nachschauen, woraus die eine oder andere Entwicklung resultiert.
Nichtmonetäre Verbesserungen
Obwohl das Vertriebscockpit erst Anfang dieses Jahres eingeführt wurde, kann die KRD Gruppe bereits jetzt positive Entwicklungen verbuchen:
- Zum einen sind in der Vertriebsbesprechung die überraschten Gesichter der Verkäufer verschwunden, die sich ihrer Zahlen nicht bewusst waren und davon überrascht wurden, dass diese ganz anders als erwartet ausfielen. Viele Verkäufer arbeiten nach Bauchgefühl, was ihnen bei Beziehungsaufbau und -pflege zugute kommt, jedoch immer wieder zu Spannungen mit dem auf Fakten und Analysen basierenden Controlling führt.
- Zum anderen sind die zahlreichen Nachfragen nach der Herkunft der Zahlen und die Zweifel an ihrer Richtigkeit verschwunden.
Hilfsmittel, kein Kontrollinstrument
Infolgedessen konnte die Dauer der Vertriebsbesprechung um ein Drittel reduziert werden und ist damit um einiges effizienter und zielgerichteter geworden. Zudem hat sich die Zusammenarbeit der beiden Abteilungen nennenswert verbessert, da der Vertrieb das Vertriebscockpit als Hilfswerkzeug anerkannt hat und nicht als Kontrollinstrument. Die E-Mails werden aus diesem Grund auch komplett ohne Anmerkungen bzw. Hinweise verschickt. Die Ergebnisse werden nach wie vor erst in der Vertriebsbesprechung besprochen. Dadurch erhält sich der Vertrieb seinen Freiraum und das Vertriebscockpit verliert den Stempel des Kontrollinstruments. Dies hat zu einer verbesserten Motivation geführt, da sich die Einstellung von "Der Monat ist jetzt ja bereits gelaufen, da kann nichts mehr daran verändert werden …" zu einem aktiven Gegensteuern gewandelt hat.
Monetäre Verbesserungen
Aber der größte und wichtigste Vorteil ist der monetäre Aspekt. Im 1. Quartal kommt es fast bei allen Verkäufern zur Punktlandung auf den Planwerten (Abweichung +/– 2 %) bzw. werden die Planwerte für die ersten Monate bereits übertroffen. Damit ergibt sich zum ersten Mal seit Einführung der Forecast-Rechnung ein höherer Umsatz als der Planumsatz.