3.1 Informationsbedarfsanalyse
Input für Anforderungskatalog
Bevor mit der Erstellung der unterschiedlichen Vertriebscockpits begonnen werden konnte, mussten zuerst
- das übergeordnete Ziel,
- die kritischen Erfolgsfaktoren,
- die Kennzahlen,
- die Zielwerte für Kennzahlen,
- die Vergleichswerte für Kennzahlen,
- die Schwellenwerte bzw. Alerts und
- der Detaillierungsgrad,
die der jeweilige Verkäufer zur Erfüllung seiner Aufgabe benötigt, festgelegt werden. Darüber hinaus mussten sich beide Abteilungen auf die Aktualisierungshäufigkeit einigen, da zurzeit Real Time noch nicht möglich ist.
Zielsetzung der Vertriebscockpits
Das übergeordnete Ziel stand für den Vertrieb der KRD Gruppe schnell fest. Das Cockpit sollte den Verkäufern auf einen Blick komprimiert die Informationen bieten, die normalerweise in der Vertriebsbesprechung präsentiert werden. Damit besteht das Hauptziel darin, den Vertrieb frühzeitig auf Abweichungen hinzuweisen und über den Iststand zu informieren. Außerdem wurde sich in dieser Phase darauf geeinigt, dass zuerst ein Prototyp des Vertriebscockpits erstellt wird und in den darauffolgenden Projektphasen die individuellen Cockpits folgen werden.
Da sich der Vertrieb von Anfang an über den Inhalt des Vertriebscockpits klar war und dies auch mit den Vorstellungen des Controllings korrespondierte, konnte direkt mit der Umsetzung der ersten Entwürfe begonnen werden.
Fragenkatalog zur Informationsbedarfsanalyse
Ein kleiner Tipp für den Fall, dass der Inhalt des Cockpits nicht direkt klar sein sollte. Lassen Sie den Vertrieb Fragen formulieren, auf die die Verkäufer Antworten vom Cockpit erwarten. Dadurch entsteht ein Fragenkatalog, der dann zu den Operationen im Vertriebscockpit führt. Ein Beispiel für einen derartigen Katalog zeigt Tab. 1.
| 1. |
Welche Informationen benötige ich? |
| 2. |
Was interessiert mich? |
| 3. |
Welche Kennzahlen bringen mich weiter? |
| 4. |
Helfen mir eher Grafiken oder Texte weiter? |
| 5. |
Was ist am wichtigsten? |
| 6. |
Wo benötige ich Vergleichswerte/benötige ich sie überhaupt? |
| 7. |
Brauche ich eine Unterscheidung zwischen den Firmen oder reichen mir die Zahlen konsolidiert? |
Tab. 1: Fragenkatalog für die Verkäufer für die Informationsbedarfsanalyse für die Erstellung eines Vertriebscockpits
In dieser Phase steht besonders die Kommunikation beider Abteilungen im Mittelpunkt, die Verkäufer auf der einen Seite mit ihren Wünschen und Vorstellungen und die Controller auf der anderen Seite als Berater und Machbarkeitsprüfer.
3.2 Konzeptionierung mit frühzeitiger Einbeziehung späterer Nutzer (Verkäufer)
3.2.1 Festlegung auf Excel als Softwarebasis
Bei der Konzepterstellung sind vorab 3 Fragen von wesentlicher Natur:
- Für wen wird das Vertriebscockpit erstellt?
- Welches Programm/Tool steht für die Erstellung zur Verfügung?
- Welches Ausgabemedium wird verwendet?
Einstufung der Verkäufer in einen Kompetenzgrad
Die Antwort der 1. Frage lautet nicht: für die Verkäufer. Bei dieser Frage ist es wichtig, sich Gedanken über den Kompetenzgrad der Benutzer zu machen. Da es bei der KRD Gruppe bislang keine Cockpits gab, wurde hier die Einstufung als Anfänger vorgenommen. Bei dieser Art von Benutzer ist es besonders wichtig, die anfängliche Neugier zu erhalten und die Skepsis verhallen zu lassen. Denn jedes Vertriebscockpit kann nur dann zum Erfolg führen, wenn es vom Vertrieb auch angenommen wird.
Basis: MS Excel
Wie in vielen KMUs üblich, besitzt auch die KRD Gruppe keine differenzierte Controlling-Software, die in das verwendete ERP-System integriert ist. Somit hat sich ziemlich schnell herauskristallisiert, dass das Vertriebscockpit auf Microsoft Excel 2010 basieren wird. Vorteile sind sicher, dass keine zusätzlichen Software- und Wartungsgebühren anfallen, schnell mit dem Projekt begonnen werden kann und keine externen Berater vonnöten sind.
Konzentration auf ein Ausgabemedium
Zudem sollten sich Gedanken über das Ausgabemedium gemacht werden. Da der Vertrieb hauptsächlich von unterwegs aus arbeitet, musste das Vertriebscockpit für Laptops konzipiert werden. Die Idee, auch eine Smartphone-Version zu erstellen, wurde direkt wieder verworfen, da der Raum für die Anzahl der dargestellten Informationen zu klein und somit der Umgang damit viel zu umständlich ist. Die Anschaffung von Tablets für den Vertrieb ist in naher Zukunft nicht geplant und würde einen erheblichen Mehraufwand bedeuten. Das erleichterte die Erstellung ungemein, da sich die Controllingabteilung lediglich auf ein Ausgabemedium und dessen Darstellung konzentrieren konnte. Wichtig ist zu beachten, dass sich je nach Ausgabemedium die Darstellung des Dashboards verändert. Sind die Informationen bei dem einen Ausgabemedium noch alle auf einer Seite, kann bei einem anderen Medium bereits Scrollen notwendig sein.
3.2.2 Aufbau des Cockpits festlegen
Zusammenführung der Daten in einem Cockpit
Wie bereits erwähnt, lag die anfängliche Aufgabenstellung darin, die Informationen aus der Vertriebsbesprechung in einem Cockpit darzustellen. Diesem Wunsch konnte ziemlich schnell entsprochen werden (vgl. Abb. 2). Dabei wurde auf Anhieb klar, dass hier noch sehr viel Arbeit zu leisten ist, bis wirklich die Rede von einem Vertriebscockpit sein kann.
Abb. 2: Relevanteste Informationen au...