Personalabbau und seine Kosten: Analyse und Behandlung i ... / 2.3 Kosten aus der Freistellung

Manchmal zwingt die wirtschaftliche Lage ein Unternehmen, beim Personalabbau sehr weit zu gehen. Damit werden auch immer mehr Positionen betroffen, die mit großem Vertrauen zu den Mitarbeitern ausgestattet sind. Mitarbeiter im Vertrieb kennen wichtige Kundendaten, Einkäufer die Konditionen bei wichtigen Lieferanten. Die IT-Mitarbeiter können an alle Daten gelangen. Durch eine arbeitgeberseitige Kündigung kann das Verhältnis so erschüttert werden, dass das Vertrauen zu den Mitarbeitern nicht mehr gegeben ist. Das Unternehmen muss dann seine Werte schützen, indem der Mitarbeiter mit der Kündigung freigestellt wird.

Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer ein Recht auf eine vertragsgerechte Beschäftigung. Daher ist eine Freistellung möglichst einvernehmlich zu erreichen. Das Bundesarbeitsgericht hat bereits in seiner Entscheidung vom 27.2.1985 definiert, wann ein Überwiegen des Arbeitgeberinteresses auch zu einer Zwangsfreistellung führen kann. Das ist z. B. der Fall, wenn die Vertrauensgrundlage entfallen ist, der Mitarbeiter zur Konkurrenz wechselt oder aufgrund von Auftragsmangel keine Arbeit vorhanden ist.

Praxis-Tipp

Schriftlich und mit Anrechnung

Teilen Sie die Freistellung dem Mitarbeiter schriftlich mit. Verweisen Sie dabei darauf, dass die Freistellung unter Anrechnung eventuell noch vorhandener Urlaubsansprüche und Zeitguthaben erfolgt. Geschieht dies nicht, kann der Mitarbeiter diese Ansprüche selbst nach einer Freistellung noch einfordern.

Berücksichtigung in Buchhaltung und Kostenrechnung

Eine Freistellung bedeutet, dass der Mitarbeiter zwar bis zum Ende der Kündigungsfrist sein Gehalt bekommt, eine Gegenleistung dafür jedoch nicht mehr erbringen muss. Es entstehen also Kosten für das Unternehmen, das dafür jedoch keine Leistungen mehr erhält. Es stellt sich damit die Frage nach der korrekten Verbuchung dieser Werte. Da der Personalabbau den Verzicht auf die Leistungen der Mitarbeiter als Ziel hat, kann davon ausgegangen werden, dass auch die Kosten der Freistellung eines Mitarbeiters nicht mehr betriebsbedingt sind. Sie gehören zum Projekt Personalabbau und werden auch dort erfasst. Die Buchhaltung sollte die laufenden Kosten nicht weiter unter den Personalkosten erfassen, sondern unter den außergewöhnlichen Aufwendungen.

Diese Aussage gilt nur im Rahmen eines Personalabbaus. Wenn Sie sich von einem Mitarbeiter aus einem anderen Grund trennen, ihm eine Freistellung gewähren und die Stelle neu besetzen wollen, muss die Verbuchung der Kosten anders verlaufen. Solange die Position noch nicht neu besetzt wird, werden die Kosten wie gewohnt als laufende Personalkosten verbucht. Damit wird die Vergleichbarkeit der vergangenen mit den zukünftigen Kostenverläufen erreicht. Wird die Stelle neu besetzt, bevor die Freistellung beendet ist, wird ab dem Zeitpunkt der Neubesetzung eine Verbuchung als außerordentlicher Aufwand vorgenommen. Dadurch werden die Kosten nicht doppelt erfasst, eine Vergleichbarkeit bleibt gegeben. Das gilt sowohl für die Buchhaltung als auch für die Kostenrechnung.

Sie können Ihren unternehmensinternen Aufwand verringern, indem Sie sich mit den freigestellten Mitarbeitern auf eine sofortige Auflösung des Vertrages einigen. Dazu müssen Sie ihm selbstverständlich eine Abfindung anbieten, die neben den Bruttogehältern auch Anteile der Sozialabgaben und der eingesparten Verwaltungskosten enthält. Der Mitarbeiter hat einen entsprechenden Steuervorteil und kann u. U. einen neuen Arbeitsplatz frühzeitig antreten. Die Berechnung kann nach dem Schema gemäß Tab. 1 erfolgen:

Zu zahlendes monatliches Gehalt	2.500 EUR
Dauer der Kündigungsfrist = Freistellung	3 Monate
Höhe Gehaltsanteil an Abfindung	7.500 EUR
Vom Arbeitgeber gesparte Sozialabgaben (20 %)	1.500 EUR
Eingesparte Verwaltungskosten (aus Kostenrechnung)	300 EUR
Abzüglich Zinskosten für Vorfinanzierung (3 % Zinsen)	- 30 EUR
Summe Abfindung	9.270 EUR

Tab. 1: Berechnungsschema zur Abfindung

Praxis-Tipp

Rückstellung

Geht der Freistellungszeitraum über das Ende des Geschäftsjahres hinaus, müssen die Beträge, die im Folgejahr anfallen, im abzuschließenden Jahr zurückgestellt werden. Der Grund für diese Zahlung liegt im abgelaufenen Jahr und sie muss dort berücksichtigt werden. Das gilt auch für andere Zahlungen wie die Abfindung, wenn die Kündigung im abgelaufenen Geschäftsjahr erfolgt ist, die Zahlung aber erst im neuen Jahr durchgeführt wird.