Pflichtendelegation: Prüfung aus Sicht der Führungskraft

Kurzbeschreibung

Bei der Delegation von Pflichten müssen Führungskräfte sicherstellen, dass Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung eindeutig benannt sind. Dazu bietet diese Checkliste eine wertvolle Unterstützung.

Vorbemerkung

Eine ausführliche Anleitung zur Pflichtendelegation (PD) und zur Anwendung dieser und weiterer Arbeitshilfen finden Sie in dem Beitrag "Pflichtendelegation: Die wichtigsten Grundlagen für die Compliance-Organisation".

Dokumentationshinweis

Alle Anweisungen einer Organisation sollten in einem einzigen System gesammelt und archiviert sein. Dabei sollten alle Aspekte, die zu einem bestimmten Arbeitsplatz gehören, in einem "Haupt"-Dokument gebündelt werden, mindestens sollten Querverweise auf ggf. mitgeltende Unterlagen in diesem "Haupt"-Dokument enthalten sein.

In vielen Fällen sind gesetzliche Forderungen zu allgemein, um Grundlage einer klaren Anweisung zu sein. Hier sind häufig entsprechende Normen zu Rate zu ziehen: die Befolgung einer gültigen Norm wird üblicherweise als ausreichend für den "Stand der Technik" angesehen.

Fragen, die nicht mit "ja" beantwortet werden, deuten auf Handlungsbedarf hin! Bei Fragen, die mit "unklar" beantwortet werden, ergänzend den Grund dafür angeben.

Pflichtendelegation: Checkliste für delegierende Führungskräfte

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Nr.	Frage / Sachverhalt	ja	nein	unklar / Gründe
1	Sind alle relevanten Gesetze/Normen/Verordnungen, die das Unternehmen zu erfüllen hat, bekannt und benannt? Zum Beispiel: Brandschutz, Arbeitssicherheit/technische Sicherheit, Arbeitsplatzverordnung, Laserschutz, Strahlen/Röntgenschutz, SHE, Gesundheitsmanagement (UVV), Arbeitszeit, REACH, WEEE, ISO14001, etc.[1]
2	Sind die in Frage kommenden Gesetze und Normen bewertet und firmenspezifisch verfeinert? Bedeutet: was ist für die Organisation wichtig und muss in firmenspezifischen Verfahren umgesetzt werden? Zum Beispiel: Sicherheitsvorschriften für Maschinen, bei Benutzung bestimmter Chemikalien, bei Arbeiten in Gefahrenzonen, …, Nutzung von elektrischen Geräten und Zubehör, …[2]
3	Sind die Verfahren eindeutig den entsprechenden Abteilungen/Mitarbeitern zugeordnet? Sind, falls erforderlich, Arbeitsplatzbeschreibungen angepasst? Existiert eine Regelung zur Pflichtendelegation?
4	Sind, falls erforderlich, Beauftragte etc. benannt? (Umweltbeauftragte, Strahlenschutzbeauftragte, Exportbeauftragter, Gefahrgutbeauftragte, …) Sind entsprechende Pflichtendelegationsschreiben erstellt?[3]
5	Sind alle Verantwortlichkeiten, Delegationen, Zuarbeiten, Reporting klar geregelt?[4]
6	Sind alle Führungskräfte und Mitarbeiter mit spezifischer Verantwortung entsprechend geschult? Sind alle relevanten Mitarbeiter über ihre Pflichten/Zuarbeit informiert?
7	Ist festgelegt, wer was im Unternehmen wie kontrolliert und an wen berichtet? Ist eine Eskalationsmöglichkeit für den Notfall (Unfall) eingerichtet?
8	Gibt es ein Verfahren zu regelmäßigen Reviews zum Thema PD, um seine Effizienz sicher zu stellen? Werden dabei systematisch entsprechende Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet, falls erforderlich?[5]
9	Haben die Führungskräfte die nötigen Rechte, um ihre Pflichten wahrnehmen zu können? Sind ihre Befugnisse für Notfälle ausreichend? Sind alle Verfahren klar dokumentiert?
10	Ist sichergestellt, dass für temporäre MA die gleichen Vorgaben gelten? Ist außerdem sichergestellt, dass diese MA über alle relevanten Maßnahmen zum Thema PD informiert werden?[6]
11	Wenn das Unternehmen unterschiedliche Standorte besitzt: sind die Verfahren an die besonderen Bedingungen des Standorts angepasst? (Beauftragte, Informationswege, etc.) Hinweis: nur unbedingt notwendige Unterschiede sollten zugelassen werden. Bei Integration von neuen Standorten (z. B. Erweiterung durch Zukauf von Firmen) sollte ein Plan zur Harmonisierung der PD erstellt werden.

Hinweis : Die Prüfliste ist auch als Anreiz gedacht, zusätzliche Punkte – je nach Aufgabenstellung – zu überprüfen.

[1] Zu 1: Sicher mit der schwierigste Punkt überhaupt. Die aufgeführte Liste ist nicht vollständig. Hilfestellung können Gewerbeaufsicht, Berufsgenossenschaften, Verbände, Länderkammern oder auch Datenbanken von einschlägigen Unternehmen geben. Falls Standorte in mehreren Ländern betrachtet werden müssen, sind ggf. die länderspezifischen Gesetze und Verfahren zu berücksichtigen.

[2] Zu 2 und 3: Nicht jedes Gesetz oder Norm ist für jeden Bereich/Mitarbeiter gleich wichtig. Es muss allerdings sichergestellt sein, dass betroffene Bereiche / Mitarbeiter genau wissen, welche Pflichten sie betreffen und in welchem Umfang. Deshalb müssen Vorgaben (Gesetze und Normen) analysiert werden und ihre Umsetzung in der Organisation eindeutig geplant werden.

[3] Zu 4: Manche Gesetze und Normen verlangen die Benennung von "Beauftragten": Personen mit bestimmten Funktionen und Kompetenzen. Teilweise können Beauftragte externe Personen sein, also nicht im Unternehmen angestellt. In jedem Fall müssen Beauftragte eindeutig benannt und autorisiert sein.

[4] Zu 5, 6, 7 und 9: Hier geht es darum, dass innerha...