Prof. Dr. Ronald Gleich, Prof. Dr. Martin Tschandl
Auch das Thema der geeigneten IT-Unterstützung von Planung und Forecasting zieht sich seit vielen Jahren durch diverse Studien. Hierbei geht es um deutlich mehr als nur Effizienzsteigerung, denn viele moderne Planungsansätze sind ohne den Einsatz moderner Software-Lösungen nicht praktikabel umsetzbar. Dementsprechend sind nach einer Studie von Eisl et al. Informationssysteme und Datenmanagement die Themen mit dem höchsten Zukunftspotential im Controlling.
Obwohl das Datenmanagement nicht zu den Kerngebieten des Controllings gehört, scheinen die Effekte einer datengetriebenen Organisation jedoch hoch. Die drei dominierenden Vorteile sind bessere Entscheidungen, schnellere Entscheidungsunterstützung und bessere Finanzplanung und Prognose (Abb. 6). Entscheidungsunterstützung ist eng mit Simulation und Planung verbunden. Gleichzeitig konstatieren Ulrich und Rieg, dass unzureichend aufgebaute interne Datenbanken, neben fehlender Kompetenz und Akzeptanz, eines der drei größten Hemmnisse beim Einsatz in der Planung darstellen.
Abb. 6: Vorteile der Transformation zu datengetriebener Organisation (Mehrfachantworten möglich)
Digitale Kompetenzen gewinnen zukünftig signifikant an Bedeutung. Allerdings wird die fehlende Kompetenz in Bezug auf moderne Verfahren und Werkzeuge als Hinderungsfaktor für den Einsatz moderner Methoden gesehen. Zwar erleichtern moderne, AI-gestützte Assistenten das Arbeiten mit IT-Systemen dennoch ist auch methodisches Wissen, zum Beispiel beim Einsatz von Forecasting-Methoden, gefordert. Was nicht verstanden wird, erzeugt häufig Akzeptanzprobleme, die somit auch den zweitstärksten Hinderungsfaktor in der Studie von Ulrich und Rieg darstellen (Abb. 7).
Abb. 7: Hinderungsgründe für den Einsatz moderner Technologien (n=197, Mehrfachantworten möglich)
Trotz eines hohen Standes an dezidierten Planungswerkzeugen dominieren seit mehreren Jahrzehnten Tabellenkalkulationen, wie diverse Studien zeigen (Abb. 8). Allerdings weisen diese Studien auch darauf hin, dass in der Regel mehrere Werkzeuge zum Einsatz kommen. Somit stellt der homogene Einsatz eines einzelnen Werkzeugs für alle Planungsanforderungen eher die Ausnahme dar, sind doch die Anforderungen in Teilbereichen der Planung zu unterschiedlich. Insbesondere in sehr individuellen Planungsbereichen zeigen sich die Vorteile von Tabellenkalkulationen; dem stehen jedoch Probleme bei der Integration und Governance gegenüber.
Abb. 8: Einsatz von Softwaresystemen im Controlling (n=160)
Interessant ist auch die Frage nach dem Hauptwerkzeug. In einer Längsschnittstudie von Coveny und Melnychuk dominiert die Tabellenkalkulation mit 52 %, wobei über drei Jahre nur wenig Veränderung zu erkennen ist. Der Anteil Cloud-basierter Planungslösungen wird mit 21 % relativ hoch eingeschätzt, sie liegen gleichauf mit on-Premise- und ERP-basierten Planungssystemen. Es zeigen sich deutliche Unterschiede zur Studie von Tschandl et al. nicht nur in der Klassifikation, sondern auch in der Verteilung. Die von Tschandl et al. gewählte Kategorie "Business Intelligence" umfasst häufig auch Module zur Planung.
Die Integration von Anwendungssystemen stellt ebenfalls einen wichtigen Faktor dar. Hier wurde softwareseitig schon in den 1980er Jahren an einem vollständig integrierten Planungsprozess gearbeitet und auch mit SAP R/2 umgesetzt. Allerdings waren solche Systeme deutlich zu starr und komplex für die Planung. Letztendlich führte dies zu einer Emanzipierung der Planungsteilsysteme (häufig mit Excel, s. o.) und somit zu neuen Problemen der Governance und Integration. Eine Studie zur Unternehmensplanung von Fuchs und Tischler zeigt, wie hoch diesbezüglich das Leiden der Unternehmen ist (Abb. 9).
Abb. 9: Wesentliche Herausforderungen bei der Unternehmensplanung (n=424)
Gleich dreimal ist das Thema der Integration bei den fünf Hauptproblemen der Unternehmen vertreten:
- Die Verknüpfung von Analyse und Planung ist offensichtlich das größte Problem. Grundlage einer Planung ist die Analyse der aktuellen Situation, wie beispielsweise eine Abweichungsanalyse. Hierbei stören Systembrüche.
- Die schwierige Integration zwischen strategischer und operativer Planung ist seit vielen Jahren ein Dauerthema. Häufig wird die Lang- und Mittelfristplanung mit anderen Werkzeugen als die operative Planung umgesetzt, wobei jedoch durchaus einige konzeptionelle Probleme auftreten. Am Ende sind die strategischen Ideen und Maßnahmen häufig in der eher finanzorientierten operativen Planung nicht mehr erkennbar.
- Die Integration zu Subplänen stellt ein weiteres zentrales Problem dar. Schließlich sind außerhalb des finanzorientierten Controllings viele fachbereichsbezogene Detailplanungssysteme im Einsatz. Diese benötigen zum Teil sehr spezielle Optimierungsalgorithmen, wie beispielsweise in der Produktionsplanung, und müssen eng mit den Ausführungssystemen abgestimmt sein.
Sonpal et al. machen deutlich, dass nicht integrierte Anwendungslösungen ein Hauptproblem bei der fachlichen Integrati...