Praxisbeispiel: Integrierte Personalkostensteuerung bei ... / 3.2 Umfangreiches Reporting

3.2.1 Ebenen des HR-Reportings der HDI Group

Das HR-Reporting ist ein integraler Bestandteil der Steuerungslösung. Bereits zu Beginn der Implementierung der SAC-Lösung wurde das HR-Reporting fachlich definiert. Wesentliches Ziel des HR-Reportings ist die Bereitstellung möglichst steuerungsrelevanter Informationen für Vorstand, Führungskräfte und HR Business Partner. Außerdem soll der Aufwand für das Ad Hoc Reporting – also die manuelle Produktion von Einzelberichten durch HR-Controlling – deutlich reduziert werden.

Das HR Reporting der HDI Group gliedert sich in 3 Ebenen:

Ebene 1: Management Dashboard

Diese Ebene richtet sich in erster Linie an Vorstände. Die wichtigsten HR Key Performance Indikatoren (KPIs) werden auf einen Blick dargestellt. Dazu zählen neben der Kapazität und den Personalkosten auch der Anteil der Frauen in Führungsebenen, die Fluktuation sowie die Krankenquote. Die Kennzahlen können in dieser und den folgenden Ebenen auch detaillierter analysiert werden. Z. B. können die Führungskräfte durch entsprechende Drill-Downs einzelne Organisationeinheiten analysieren und vergleichen.

Es wird dabei für jede Kennzahl ein passender Vergleichswert angeboten. Am Beispiel der Kapazität ist dies der Planwert. Andere Kennzahlen, die nicht ausgeplant werden, werden einem Branchenwert gegenübergestellt.

Ebene 2: Standard Reports

Auf der zweiten Ebene werden spezielle, steuerungsrelevante Themen in separaten Berichten bereitgestellt. Das Thema Mitarbeiterkapazität kann dabei z. B. nach verschiedenen Mitarbeiterkreisen oder nach Gründen für Abwesenheiten analysiert werden. In einem weiteren Standardbericht wird die Betriebszugehörigkeit bzw. die Altersstruktur bereitgestellt. Die Ebene der Standardreports bietet Raum für unternehmensindividuelle, regelmäßig benötigte Berichte. Der Erstellungs- und Anpassungsaufwand ist aber im Vergleich zu den sonst üblichen Ad Hoc Berichten deutlich reduziert.

Ebene 3: Self Service Reporting

Die dritte Ebene stellt die größte Veränderung zum bestehenden Berichtswesen dar. Dem Nutzer werden verschiedene Analysesichten angeboten. Es kann zwischen einem Zeitverlauf, einem Organisationsvergleich oder dem Vergleich zweier Kennzahlen unterschieden werden. Für jede dieser Sichten stehen dann ausgewählte HR-Kennzahlen zur Verfügung.

Es können so z. B. die Personalkosten je Mitarbeiter über die letzten 3 Jahre analysiert werden. Alternativ kann auch die Entwicklung über die Anzahl der Mitarbeiter mit der jeweiligen Kapazität verglichen werden.

3.2.2 Vorteile des HR-Reportings der HDI Group

Mit diesen 3 Ebenen soll der Nutzer befähigt werden, möglichst detaillierte Analysen selbst, jederzeit und überall (mobil) durchzuführen. Es wird ein umfangreiches Reporting im Standard angeboten, monatlich aktualisiert und laufend erweitert.

Das HR-Reporting ist in einem separaten, zweiten Datenmodell organisiert. Dies hat zum einen den Vorteil der klaren Datenabgrenzung. Plan- bzw. Forecast-Daten werden im Planungsmodell erfasst. Zum Abschluss einer Planungs- bzw. Forecast-Runde findet ein Übertrag der qualitätsgesicherten Daten in das Reporting Modell statt.

Durch das Modell der 3 Ebenen ist eine laufende Erweiterung des HR-Reportings in der bestehenden Struktur überschneidungsfrei möglich. Der Nutzer kann pyramidal eine Analyse der wichtigsten Informationen – abhängig von der individuellen Berechtigung – bis hin zum einzelnen Mitarbeiter vornehmen.