Praxisorientierter Aufbau einer Kostenrechnung in drei S ... / 2 Praxisorientierter Aufbau einer Kostenrechnung

Der Aufbau einer Kostenrechnung lässt sich in drei wesentliche Schritte unterteilen, die sich durch folgende Fragen beschreiben lassen (s. a. Abb. 1):

Schritt eins	Welche Kosten und Leistungen sind im Unternehmen durch den tatsächlichen Betriebszweck verursacht worden?
Schritt zwei	Wo sind die Kosten entstanden?
Schritt drei	Wer hat die Kosten zu tragen?

Die drei Bestandteile einer Kostenrechnung werden in der Theorie als Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung bezeichnet. In dem nun folgenden Beitrag wird der praxisorientierte Aufbau einer Kostenrechnung in drei Schritten erläutert. Im Anschluss eines jeden Schrittes wird ein konkretes Beispiel aufgeführt.

Ausgangsbasis für den grundsätzlichen Aufbau einer Kostenrechnung ist der jüngste vorliegende Jahresabschluss bzw. die jüngste vorliegende BWA zum 31.12.

Abb. 1: Weg zur Kostenrechnung

2.1 Schritt eins: Welche Kosten und Leistungen sind im Unternehmen durch den tatsächlichen Betriebszweck verursacht worden?

Die primäre Aufgabe des ersten Schrittes besteht zunächst darin, die durch den eigentlichen Betriebszweck begründeten Kosten und Leistungen einer Periode von den nicht betrieblich begründeten Aufwendungen und Erträgen zu trennen.

Ausgangsbasis ist der vorhandene Jahresabschluss oder die BWA. Für die stark an externe Informationsempfänger gerichteten Dokumentationen existieren – wie bereits erwähnt – umfangreiche gesetzliche Vorschriften, die nicht immer mit betriebswirtschaftlich vernünftigen Ansätzen übereinstimmen. Daraus resultiert, dass die Buchungen der Finanzbuchhaltung teilweise

• geändert,
• ausgebucht,
• bzw. Buchungen hinzugefügt

werden müssen.

Bei der Überprüfung hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Veranlassung von Aufwand und Erträgen ist kein theoretisches Kostenrechnungswissen notwendig. Da der Unternehmer seine eigene Unternehmung am besten kennt, sollte es für ihn kein Problem sein, mittels "gesunden Unternehmerverstands" Aufwendungen und Erträge laut vorliegendem Jahresabschluss/BWA hinsichtlich ihrer betriebswirtschaftlichen Veranlassung zu überprüfen. Umsatzkonto für Umsatzkonto und Aufwandskonto für Aufwandskonto sollte unter Berücksichtigung des eigentlichen Betriebszwecks beurteilt werden. Relativ leicht lassen sich so Aufwendungen und Erträge, die ausgebucht werden müssen, herausarbeiten.

Praxis-Beispiel

Beispiele für mögliche Ausbuchungen von Aufwendungen und Erträgen können sein:

• einmalig hohe Forderungsverluste,
• außerordentliche Aufwendungen,
• Rücklagen (z. B. Sonderposten mit Rücklageanteil),
• Teile der sonstigen betrieblichen Erträge (Mieterträge, Versicherungsentschädigungen etc.),
• außerordentliche Erträge (Abverkauf Anlagevermögen),
• ertragswirksame Auflösung von Sonderposten mit Rücklageanteil,
• etc.

Kalkulatorische Kosten

Auch die Beurteilung der Aufwendungen, die in ihrer Höhe geändert werden müssen, lässt sich in aller Regel mit dem "gesunden Unternehmerverstand" vornehmen. So entsprechen z. B. die Abschreibungen laut Jahresabschluss/BWA häufig nicht dem betriebswirtschaftlich vernünftigen Wertverlust. Um diesen zu ermitteln, müssen bei der Berechnung der kalkulatorischen Abschreibung die betriebswirtschaftlichen Nutzungszeiträume der einzelnen Anlagegüter berücksichtigt werden. Wie lang sich die einzelnen Anlagegüter nutzen lassen, ist dem Unternehmer meist relativ gut bekannt.

In der Theorie wird bei den Kosten, die geändert werden müssen, auch noch von den kalkulatorischen Wagniskosten gesprochen.  Bei der praxisorientierte erstmaligen Einrichtung einer Kostenrechnung können diese im Normalfall vernachlässigt werden. Häufig sind durch so genannte Pauschalwertberichtigungen bzw. Rückstellungen bereits mögliche Risiken im Bereich von Forderungsverlusten, Vorratsschwund, -verderb, -diebstahl, Veralten, Gewährleistungen etc. bei der Erstellung des Jahresabschlusses berücksichtigt worden.

Bei den Kosten, die hinzugefügt werden müssen, handelt es sich im Wesentlichen um den kalkulatorischen Unternehmerlohn bei Einzelunternehmungen und Personengesellschaften. Bei Kapitalgesellschaften beziehen die Vorstände (AG) bzw. die Geschäftsführer (GmbH) Gehälter, die in der Finanzbuchhaltung als Aufwand berücksichtigt werden. Einzelunternehmer und Gesellschafter einer Personengesellschaft beziehen für ihre Arbeit kein festes Gehalt, sondern tätigen Entnahmen vom Gewinn, die in der Buchhaltung nicht als Aufwand gebucht werden. Ein Gewinn kann jedoch nur dann erzielt werden, wenn für die Arbeitsleistung des Unternehmers ein Gehalt als Kosten (kalkulatorischer Unternehmerlohn) eingeplant wurde und somit für die Kalkulation mit berücksichtigt wird.

Eine weitere Kostenart, die hinzugerechnet werden muss, kann unter Umständen die kalkulatorische Miete sein. Die kalkulatorische Miete wird dann hinzugerechnet, wenn vom Unternehmen Räumlichkeiten genutzt werden, für die es keine Miete zahlen muss. Als Mietkosten sollte dann die ortsübliche Miete angesetzt werden.

Achtung

Sollten die genutzten Räumlichkeiten bereits Abschreibungen und Zinskosten auslösen, die innerhalb der Kostenrechnung berücksichtigt werden, darf keine kalkulatorische Miete hinzugebucht werden.

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