Privatnutzung eines betrieblichen Pkw durch den Unternehmer / 3.2 Ermittlung der Privatnutzung nach der Fahrtenbuchmethode

3.2.1 Allgemeines

Der Privatanteil wird bei der Fahrtenbuchmethode genau berechnet. Durch Belege der entsprechenden Aufwendung für das Fahrzeug (z. B. Tankquittungen und Werkstattrechnungen) und die planmäßigen Abschreibungen werden die Gesamtaufwendungen ermittel. Die Gesamtaufwendungen werden dann der privaten Nutzung im Verhältnis zugeordnet. Das Fahrtenbuch dient dazu, das Verhältnis zwischen den privaten und den betrieblichen Fahrten nachzuweisen.^[1] Hierzu wird anhand der Gesamtaufwendungen ein Kostensatz pro gefahrenen Kilometer berechnet, dieser ist dann auf die Privatfahrten anzuwenden. Die Fahrtenbuchmethode ist einheitlich für Privatfahren, Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte/Tätigkeitsstätte und für Familienheimfahrten zu berücksichtigen. Ein Fahrtenbuch, das nicht während des ganzen Kalenderjahres geführt wurde, ist nach der Rechtsprechung des BFH als nicht ordnungsgemäß anzusehen.^[2]

Praxis-Tipp

Vorteile der Fahrtenbuchmethode

Die Fahrtenbuchmethode ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn der Anteil der privaten Fahrten im Verhältnis zu der Gesamtnutzung eher gering ist, das Fahrzeug einen hohen Listenpreis hat, wodurch nach der 1 %-Regelung ein unverhältnismäßig hoher Privatanteil berechnet würde.

[1] § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG.

[2] BFH, Urteil v. 20.3.2014, VI R 35/12, BStBl 2014 II S. 643.

3.2.2 Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Durch die Rechtsprechung sind die Voraussetzungen, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, jedoch im Wesentlichen geklärt.

Es ist erforderlich, das ordnungsgemäß geführte Fahrtenbuch dem Finanzamt stets im Original vorzulegen. Die Übertragung in Reinschrift in eine Fahrtenbuchvorlage (z. B. von Notizzetteln, Terminkalendern) reicht für die Anerkennung nicht aus.^[1] Das Fahrtenbuch muss auch vollständig sein, d. h., es müssen sich sämtliche privaten und betrieblichen Fahrten aus ihm ersehen lassen.

Das Fahrtenbuch muss durchgängig während des gesamten Kalenderjahres geführt werden.^[2] Eine Führung des Fahrtenbuchs lediglich für einen repräsentativen Zeitraum wird nicht anerkannt.^[3]

Für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind die folgenden Mindestangaben erforderlich:^[4]

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt.
• Reiseziel/-route; zu beachten ist, dass den Anforderungen grds. nicht entsprochen wird, wenn als Fahrtziele nur Straßennamen angegeben sind, auch wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden.^[5] Die Nutzung der verkehrsgünstigeren anstatt der kürzesten Straßenverbindung laut Routenplaner braucht grundsätzlich nicht erläutert zu werden. Etwas anderes kann bei wiederholten Fahrten zum selben Ziel und stark schwankenden Entfernungsangaben gelten. Bei erheblichen Abweichungen zwischen der kürzest möglichen und der gewählten Strecke ist regelmäßig von einer Umwegfahrt auszugehen, die dann genauere Aufzeichnungen erforderlich machen dürfte.^[6]
• Namen und Anschriften der aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner. Die Beschränkung auf Orts- oder Straßenangaben genügt nur dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftskontakt hieraus zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.^[7]
• Reisezweck^[8]
• genaue Km-Angaben für Privatfahrten (einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte/Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten);^[9] es ist ausreichend, wenn die Fahrt lediglich als "privat" bezeichnet ist, das private Reiseziel und das Datum der Fahrt muss nicht genannt werden.

Bei bestimmten Berufsgruppen, deren Arbeitsalltag die ständige Nutzung des Fahrzeugs beinhaltet, z. B. Taxifahrer, Fahrlehrer, Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten, Kundendienstmonteure etc., gelten Aufzeichnungserleichterungen.^[10] Auch wenn aus beruflichen Gründen grundsätzlich eine Verschwiegenheitspflicht beim Unternehmer vorliegt, z. B. Ärzte, steuerliche Berater und Rechtsanwälte, etc., unterliegen auch diese Berufsgruppen der Verpflichtung, den Namen des aufgesuchten Mandanten aufzuführen.^[11]

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch oder ein Fahrtenschreiber werden von der Finanzverwaltung anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.^[12]

Hinweis

Keine Zertifizierung von elektronischen Fahrtenbuchsystemen

Die Finanzverwaltung führt keine Zertifizierung von elektronischen Fahrtenbuchsystemen durch. Das steuerliche Risiko der Anwendung des entsprechenden Systems trägt der Steuerpflichtige.^[13]

Das elektronische Fahrtenbuch muss zeitnah, d. h. innerhalb von 7 Tagen, geführt werden.

Abweichungen zwischen der GPS-Entfernung und dem Tachostand sin...