Procurement Excellence: Effizienzgewinne durch Kennzahlen im Einkauf

Zusammenfassung

• Zur optimalen Steuerung des Einkaufsbereichs mittels Kennzahlen ist es notwendig, Prozesse und Prozessverantwortlichkeiten klar zu definieren und gut zu strukturieren.
• Die eingesetzten Kennzahlensets müssen auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens und der jeweiligen Einkaufsbereiche, wie direktem und indirektem Einkauf, angepasst werden, um die richtigen Rückschlüsse aus ihrer Verwendung ziehen zu können.
• Kennzahlen-Benchmarks helfen dabei, eigene Prozesse mit sog. "Best-in-Class"-Unternehmen zu vergleichen. Unterschiede bei der Definition häufig eingesetzter Kennzahlen können allerdings zur fehlenden Vergleichbarkeit von Unternehmen und somit zu Ineffizienzen in den abgeleiteten Maßnahmen führen.
• Eine Digitalisierung des gesamten Einkaufsprozesses erhöht zwar die Notwendigkeit und den Aufwand für Data Governance, hat auf der anderen Seite aber auch einen positiven Einfluss auf die Aussagekraft und Steuerungsrelevanz der erhobenen Kennzahlen.
• Der Beitrag beschreibt zunächst die Eigenschaften effizienter Einkaufsstrukturen und Prozesse. Anschließend werden die wichtigsten Kennzahlen zur Messung und Steuerung dieser Faktoren einschließlich Best-in-Class-Werten dargestellt.

1 Exzellenz im Einkauf

Ein Ziel – viele Wege

Unabhängig davon, in welchem Sektor ein Unternehmen tätig ist, besteht die Hauptaufgabe des Einkaufsbereichs darin, die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung der zum Ausüben der Geschäftstätigkeit notwendigen Materialien und Ressourcen, die nicht selbst hergestellt werden können, durch externe Anbieter sicherzustellen.^[1] Die Kongruenz dieses Ziels spiegelt sich jedoch nicht in seiner Erreichung wider, da industriespezifische Charakteristika großen Einfluss auf die organisatorische Gestaltung des Einkaufsbereichs haben. Grundsätzlich ist dieser jedoch in die Funktionen strategischer und operativer Einkauf unterteilt.

[1] Vgl. Grün/Jammernegg, 2009, S. 117.

1.1 Einkaufsbereiche im Unternehmen

Aufgaben des strategischen und operativen Einkaufs

Das Augenmerk des strategischen Einkaufs liegt, analog zu Planungsprozessen, auf der zukünftigen Entwicklung des Einkaufs eines Unternehmens. Das Grundgerüst hierfür bietet die Einkaufsplanung, in der ermittelt wird, welche Dienstleistungen oder Sachmittel zukünftig benötigt werden. Auf dieser Basis werden Lieferanten allokiert, die diese Leistungen gemäß zuvor entwickelter Spezifikationen erbringen können. Der strategische Aufgabenbereich umfasst darüber hinaus auch die Koordination verschiedener Unternehmensbereiche sowie Verhandlungen mit und Qualifizierung von potenziellen neuen und existierenden Lieferanten. Im Gegensatz dazu besteht die Aufgabe des operativen Bereichs in der Sicherstellung der kurzfristigen Handlungsfähigkeit eines Unternehmens. Nach der Bedarfsermittlung mit einhergehender Bestandskontrolle werden anschließend Bestellungen bei genehmigten Lieferanten ausgelöst und überwacht.

Die Organisation und die Ausgestaltung der einzelnen Prozesse obliegen dabei dem jeweiligen Unternehmen und sind somit in der Praxis vielfältig ausgestaltet.

1.2 Voraussetzungen für die Zukunftsfähigkeit der Einkaufsorganisation

Einkaufsprozesse effizienter gestalten

Trotz der unterschiedlichen Gegebenheiten ist der Ansatz, sich in Benchmarks zyklisch mit anderen Unternehmen zu vergleichen, um die eigenen Prozesse besser bewerten und ggf. anpassen zu können, auch für den Einkaufsbereich zu empfehlen. Die sog. "Best-in-Class"-Unternehmen weisen dabei besonders effiziente Ausgestaltungen auf und repräsentieren somit das Zielbild für viele andere. Eine Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) aus dem Jahr 2014 kam dabei zu dem Ergebnis, dass sich diese Unternehmen insbesondere durch 5 Eigenschaften auszeichnen:^[1]

• Einkaufsstrategie: Die Sichtweise des Einkaufs als Werttreiber – und ein damit verbundener hoher Stellenwert – ermöglicht die Entwicklung einer umfassenden Einkaufsstrategie für alle Warengruppen.
• Frühzeitige Einbindung: Wenn der Einkauf bereits in frühen Entwicklungsphasen eingebunden wird, übersteigen die Einsparpotenziale die damit verbundenen Mehrkosten um ein Vielfaches. Best-in-Class-Unternehmen weiten dies sogar häufig auf nicht traditionelle Einkaufsfelder, wie Marketing- oder Reiseleistungen, aus.
• Hohe Automatisierungsquote: Indem Bestellvorgänge zunehmend automatisiert werden, können Kosteneinsparungen realisiert werden. Effiziente Unternehmen erhöhten diese Quote im Schnitt von 50 auf 67 % und konnten damit die Kosten um 30-50 % senken.
• Lieferantenmanagement: Regelmäßige Lieferantenbewertungen, bspw. mittels eines ABC-Schemas, führen zu einer Verschlankung des Lieferantenstamms, einer Erhöhung der Liefertermintreue und einer Verringerung der Reklamationsquote um durchschnittlich 10-20 %.
• Regelmäßiges Controlling und externes Benchmarking: Zwei Drittel der Best-in-Class-Unternehmen gaben an, regelmäßig eigene Prozesse zu überwachen und diese mit anderen Unternehmen zu vergleichen.

An diesen Grundsätzen sollten Unternehmen ihre eigenen Prozesse messen und anpassen, um ihren Einkaufsprozess effizienter zu gestalten.

[1] Vgl. BME, 2017,...