Nur in den Fällen, wo alle drei Voraussetzungen für eine funktionierende Profit-Center-Rechnung, also autonome Bereiche, Verantwortungsdelegation und Einflussnahme, gegeben sind, ist eine entsprechende Organisation in der Kostenrechnung sinnvoll. Dennoch müssen auch in den anderen Unternehmen Fragen nach den profitablen Produktgruppen, den Verlust bringenden Standorten oder den kostspieligen Verwaltungseinheiten geklärt werden. Welche Alternativen zur Profit-Center-Rechnung gibt es?
Die Alternative zu einer Profit-Center-Rechnung setzt immer voraus, dass das Informationsniveau reduziert wird. Im Unternehmen existieren viele Stellen, an denen Daten entstehen und gesammelt werden, die in einer Beurteilung von Unternehmensbereichen benötigt werden. Die Profit-Center-Rechnung fasst diese Daten optimal zusammen und präsentiert sie als Ergebnis. Die Alternativen bedeuten immer einen Informationsverlust und eine Aufwandserhöhung, wenn das gleiche Niveau erreicht werden soll. Viele Entscheidungen, vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen, können problemlos auf der Grundlage der unvollständigen Informationsbasis getroffen werden.
Bei kleinen Unternehmen nicht immer sinnvoll
Die Profit-Center-Rechnung hat die Aufgabe, große Einheiten in kleinere aufzuteilen. Diese sollen dann agieren wie ein kleines Unternehmen. Kleine Unternehmen sind bereits so klein, dass sie eine eigenständige Einheit bilden. Leider macht es die steigende Komplexität auch solcher Betriebe und Verwaltungseinheiten notwendig, die Profit-Center-Rechnung zumindest in Betracht zu ziehen. Damit wird die Komplexität reduziert, die Größe des Unternehmens selbst spielt dann keine Rolle mehr.
Ist das Unternehmen einfach strukturiert, hat es z. B. nur eine Produktgruppe mit wenigen Produkten, verkauft es über einen Vertriebsweg und ist es regional begrenzt tätig, dann kann das eine Unternehmen als ein Profit-Center betrachtet werden. Eine eigene Profit-Center-Organisation ist dann nicht notwendig.
Auch in Ihrem Unternehmen werden Informationen aufbereitet und den verantwortlichen Entscheidern zur Verfügung gestellt. Es ist zu prüfen, ob diese Quellen ausreichend sind, um die anstehenden Entscheidungen vorzubereiten.
Buchhaltung
Die geeignete Quelle für zuverlässige Daten stellt die Buchhaltung dar. In weniger komplexen Unternehmen kann durch die geschickte Wahl der Konten und mit etwas erhöhtem Aufwand eine Informationsstruktur geschaffen werden, die der einer Profit-Center-Rechnung ähnelt. So kann z. B. die Aufteilung des Erlöskontos nach Kunden- oder nach Artikelgruppen Daten über den Erfolg einzelner Vertriebswege und Produkte geben. Auch die Teilung von Kostenkonten kann dazu beitragen, Informationen zielgerichtet zu sammeln. Die Personalkosten lassen sich z. B. getrennt nach Produktionsbereichen verbuchen. Die Erlös- und Kostenkonten können dann in einer Aufstellung zu Bereichen (Pseudo-Profit-Centern) zusammengefasst werden.
Diese einfache Vorgehensweise gerät jedoch schnell an ihre Grenzen. Bereits bei vier eigenen Produktgruppen und zwei Kundengruppen sind acht Erlöskonten notwendig. Dazu müssen Erlösschmälerungen, Skonti und andere erlöskontoabhängigen Daten auf den jeweiligen Konten verbucht werden. Damit steigt die Anzahl der benötigten Konten schnell an. Mit Hilfe der IT kann zwar eine sichere und wenig aufwändige Buchung auf die Konten erreicht werden, die Verwaltung der Konten ist aber immer noch notwendig. Das macht die Buchhaltung sehr unübersichtlich. Außerdem ist der individuelle Kontenrahmen keine Verfügungsmasse, die nach Belieben verändert werden kann.
Kostenrechnung
Eine "natürliche" Quelle für die Daten, die eine Profit-Center-Rechnung ermöglichen sollen, ist die Kostenrechnung. Vor allem, wenn eine Kostenstellenrechnung existiert, können viele der gewünschten Informationen daraus gezogen werden. Doch auch hier gilt, dass es sich lediglich um eine Hilfskonstruktion handelt. Diese kann weniger komplexe Organisationen zufrieden stellen, optimale Informationen liefert sie nicht. Vor allem können nicht die weiteren Vorteile der Profit-Center-Rechnung genutzt werden.
Für einmalige Entscheidungen ist es oft ausreichend, die Daten aus der Kostenrechnung mit den persönlichen Einschätzungen zu verbinden. Dies schafft weniger Aufwand als die Einführung einer kompletten Profit-Center-Rechnung. Es besteht jedoch immer die Gefahr, dass die aus der Kostenrechnung gelieferten Daten als zuverlässiger empfunden werden, als sie es in Wirklichkeit sind. Dies ist eine Gefahr, die schon zu gefährlichen Fehlentscheidungen geführt hat.
Statistiken
In jedem Unternehmen entsteht eine Vielzahl von Statistiken. Die dort enthaltenen Zahlen können mit denen anderer Statistiken zusammengeführt werden, um den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmensbereiches zu ermitteln. Gerade in kleinen Unternehmen ist dies eine Möglichkeit, schnell und unbürokratisch die notwendigen Informationen zu erhalten. Die Statistiken sind in solchen Unternehmen noch übersichtlich,...