Im Blatt Meilensteine (vgl. Abb. 2) können Sie je Projekt bis zu 8 Meilensteine beliebig definieren. Lediglich der Projektbeginn und das Projektende sollten als feste Bestandteile nicht verändert werden, u. a. weil diese Meilensteine auch im Deckblatt übernommen werden. Alle anderen Meilensteine können Sie, ggf. mit einem Zusatztext versehen, frei eingeben. In den Textfeldern können Sie beispielsweise Abweichungsursachen oder Besonderheiten erläutern. Projektbeginn und -ende sollten ausgefüllt werden, alle anderen Meilensteine sind lediglich Solleingaben. Allerdings empfiehlt sich die Eingabe von Meilensteinen in jedem Fall, da nur mit Hilfe von konkreten Terminen eine lückenlose Überwachung und Steuerung eines Projektes möglich ist. Im Blatt Meilensteine können Sie sowohl Plan- als auch Istwerte eingeben. Die Terminzellen sind mit dem Datumsformat "TT.MM.JJ" voreingestellt.
Abb. 2: Meilensteine im Projekt Volumenofen II der AASO GmbH
Arbeitsblatt Preis-Mengen-Gerüst
Das Blatt Preis-Mengen-Gerüst (Abb. 3) benötigen Sie immer, um zu gültigen und nachvollziehbaren Aussagen bei Preisen und Mengen zu gelangen. Das Eingabemuster der Datei zwingt den Anwender, sich konkret Gedanken einerseits über die zu verkaufenden Mengen und deren Preise zu machen. Andererseits müssen auch ausführliche Angaben zu den jeweiligen Kosten und Ressourcenverbräuchen getätigt werden. Das Blatt Preis-Mengen-Gerüst sollten Sie dabei immer in Kombination mit dem Arbeitsblatt Dokumentation anwenden.
Im Blatt Preis-Mengen-Gerüst liegt der Fokus auf der Eingabe der Mengen, der Werte, der Konten und einer kurzen verbalen Erläuterung der Berechnungsgrundlage; im Blatt Dokumentation sollte dagegen schwerpunktmäßig mit Langtexten zur Erläuterung von Beweggründen von Entscheidungen gearbeitet werden. Detaillierte Angaben zu Einzelpositionen sollten Sie hier nur bei erheblicher Bedeutung machen. Bei kleineren Projekten genügt u. U. auch das Preis-Mengen-Gerüst als solches für eine hinreichend detaillierte Dokumentation.
Abb. 3: Preis-Mengen-Gerüst des Projekts Volumenofen II der AASO GmbH
Umfang des Arbeitsblatts
Das Arbeitsblatt Preis-Mengen-Gerüst umfasst insgesamt vier (Druck-)Seiten. Die erste Seite dient der Erlösplanung (Abschnitte A und B), die Seiten 2—4 beschäftigen sich mit der Kosten- und Ressourcenplanung (Abschnitt C). Das Blatt ist so eingestellt, dass es alle Daten automatisch in das Kalkulationsblatt übernimmt. Aus Platzgründen wird nur der Ausschnitt Personalaufwendungen des Arbeitsblattes Preis-Mengen-Gerüst in Abb. 3 dargestellt.
Position Steuern und andere Abgaben
Eine Ausnahme stellt die Position Steuern und andere Abgaben dar. Sie müssen sie im Kalkulationsblatt manuell eingeben. Es ist ein Steuer- und Abgabensatz von zusammen 40% fest voreingestellt, der u. U. individuell an die Gegebenheiten des jeweiligen Betriebes angepasst werden muss. Die Felder für Zinsen und Risikozuschlag sind grün hinterlegt. Dies bedeutet, dass sich in diesen Feldern eine Formel mit einem Berechnungsvorschlag befindet (hier: Summe aller Kostenpositionen), der aber nach den Bedürfnissen des Betriebes überschrieben werden kann. Die Abschreibungen können aufgrund der existierenden Wahlrechte und der Vielzahl der in Frage kommenden Abschreibungszeiträume nicht voreingestellt werden. Hier sind manuelle Berechnungen und Eintragungen in das Blatt Preis-Mengen-Gerüst erforderlich. In das Feld "Menge" wird hierzu ein Prozentsatz eingetragen, in das Feld "Wert" die zugehörige Zahlenbasis.
Risikozuschlag
Darüber hinaus kann für Projekte, die zum Zeitpunkt der Kalkulation einem hohen Unsicherheitsgrad unterliegen, ein individueller Risikozuschlag gewählt werden. In der Zelle Menge kann der Anwender einen beliebigen Prozentsatz hinterlegen; in die Zelle Preis ist ein frei auszuwählender Betrag einzugeben. Standardmäßig sind hier mit Hilfe einer Formel alle kalkulierten Kosten vorgegeben, die sich auch überschreiben lassen (Zelle mit grüner Schrift). Der Risikozuschlag bezieht sich nicht auf die Zinsaufwendungen!
Die Erlös- und Aufwandsarten in den Feldern "Bezeichnung" sind nur beispielhaft und für das Beispiel-Projekt ausgefüllt. Hier müssen Sie die Erlöse, Aufwendungen und Konten eingeben, die für das jeweilige Projekt in Ihrer Firma entstehen. Lediglich die Gliederung in Personal-, Sach- und Kapitalkosten sowie Overhead-Aufwendungen sollte bestehen bleiben, da Steckbrief, Kalkulationstool und Sensitivitätsrechnung auf diese Gliederung abgestimmt sind. Außerdem sollten Sie die Unterscheidung zwischen projektbezogenen (variablen) und projektunabhängigen (fixen) Kosten beibehalten, um nachvollziehbare und richtige Projektdeckungsbeiträge (s. auch Kalkulation) zu erhalten.
Arbeitsblatt Dokumentation
Parallel zum Preis-Mengen-Gerüst sollten Sie das Dokumentationsblatt (s. Abb. 4) ausfüllen, auf dem Sie alle wichtigen Kriterien, Annahmen, Prämissen und die Vorgehensweise schriftlich festhalten können. Das Dokumentationsblatt enthält wenig inhaltliche Vorgaben; es si...