Prozesscontrolling macht Prozessmanagement effektiver / 2.2 Prozessdesign

Zielsetzung:

In der Designphase gibt es 2 Ziele: Relevante Ist-Prozesse zu erheben und zu modellieren^[1] sowie Soll-Prozessmodelle zu entwickeln. Dabei kommen standardisierte Notationsformen wie etwa die Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) zur Anwendung.

Aufgaben:

Neben der zeitlich-logischen Abfolge von Tätigkeiten sind Organisationseinheiten und deren Rollen, verwendete Dokumente und eingesetzte IT-Ressourcen/Systeme zu dokumentieren. Ist die IT-Durchdringung der Prozesse bereits hoch, können neben klassischen Prozesserhebungsmethoden (Interview, Beobachtung oder Workshop) auch Process-&-Task-Mining-Erhebungen (Process Discovery) zur Anwendung kommen. Soll-Prozesse sind zu entwickeln und zu modellieren, wenn Prozesse neu geplant oder Ist-Prozesse optimiert werden. Dieser Schritt benötigt im Regelfall eine angemessene Informationsbasis (z. B. Best-Practice-Modelle).^[2]

Praxisaspekte:

Die Praxis zeigt, dass je nach Zweck der Modellierung auch die Dokumentation von Prozesszeiten, Prozessrisiken, relativen Häufigkeiten an Verzweigungen (Prozessvarianten) notwendig ist. Dafür eignen sich professionelle datenbankgestützte Business Process Management (BPM) Tools, die eine Dokumentation unter den Attributen der jeweiligen Objekte (z. B. Aufgaben) ermöglichen.

Der damit verbundene Nutzen macht jedoch ein Spannungsfeld in der Praxis deutlich: Je mehr Informationen erhoben werden, desto höher ist auch der Erhebungsaufwand. Werden Prozessmodelle nicht konsequent überprüft und aktualisiert, sind die Modelle in kurzer Zeit nicht mehr aktuell und daher weder zur Einschulung neuer Mitarbeiter noch zur Einführung eines IT-Systems oder Bewertung eines Optimierungsprojekts brauchbar.

Aus Sicht des Controllings ist der Modellierungsumfang auch unter dem Gesichtspunkt der Auswertbarkeit zu betrachten. Mit Hilfe von BPM-Tools können quantitative Prozessanalysen (z. B. Durchlaufzeitsimulation, Aufgaben-/Verantwortungsmatrix) auf Knopfdruck erstellt werden.

Für die spätere Messung und Auswertung mittels Performance-Kennzahlen ist schon in dieser Phase die Einbindung des Controllings sinnvoll, einerseits für die Auswahl der besonders steuerungsrelevanten Kennzahlen, andererseits zur Sicherstellung der dafür notwendigen Datenbasis (sind die Daten überhaupt vorhanden bzw. aus dem IT-System auswertbar?). Auch sind sämtliche Aktivitäten in dieser Phase einer laufenden Kosten-/Nutzen-Abwägung zu unterwerfen.

[1] Vgl. Dumas et al., 2018, S. 22.

[2] Vgl. Gericke et al., 2013, S. 13.