Raumkosten sind Gemeinkosten, die über die Gemeinkostenzuschlagssätze aus der Kostenstellenrechnung verteilt werden. Die Raumkosten können je nach Branche und Nutzung einen erheblichen Umfang annehmen. Aufgabe des Kostenrechners ist es, diese richtig zu erfassen und gerecht auf die Kostenstellen, in Ausnahmefällen auch direkt auf ein Produkt zu verteilen. Da die Kostenstellenverantwortlichen kaum Einfluss auf die Wahl der Räume haben, in denen die Abteilung untergebracht wird, führt die Verteilung der Raumkosten in vielen Budgetgesprächen zu Differenzen.
Direkte Zuordnung
Eine direkte Zuordnung der Raumkosten zu einem Produkt ist in der Regel kaum möglich. Wird nur ein Produkt in einer Fertigungshalle hergestellt, mag eine direkte Verbindung hergestellt werden können. Die Regel ist dies gerade in den flexiblen kleinen und mittleren Unternehmen jedoch nicht. Der Kostenrechner versucht daher, eine direkte Zuordnung der Raumkosten zu den Kostenstellen zu erreichen. Da nur selten ein Gebäude von nur einer Kostenstellen genutzt wird, ist auch das nur schwer möglich.
Umlage
Damit die Verteilung der Raumkosten auf die Kostenstellen möglichst gerecht erfolgt, muss eine Einteilung der Nutzflächen in Flächentypen durchgeführt werden. Dabei kann der Kostenrechner drei Typen unterscheiden:
- Büroflächen sind gekennzeichnet durch kleinere Räume mit hochwertiger Ausstattung. Die Klimatisierung stellt gewisse Ansprüche, die Reinigung muss regelmäßig erfolgen. Die Infrastruktur in Form von Telefon- und Datenleitungen ist wesentlich. Außerdem ist ein relativ hoher Anteil an nicht produktiv genutzten Räumen (Toiletten, Abstellkammern, Besprechungsräume, Wartezonen, Flure) vorhanden.
- Fertigungsflächen haben in der Regel größere Ausmaße als Büroflächen. Die Ansprüche an die Qualität und Ausstattung sind abhängig von den gefertigten Produkten. Im Maschinenbau werden geringere Ansprüche gestellt als z. B. in der Elektronikindustrie. Telefon- und Datenleitungen sind vorhanden, haben aber geringere Ausmaße als in den Büroräumen. Der Anteil an nicht produktiv genutzten Flächen ist relativ gering.
- Lagerflächen können in Spezialfällen hohe Ansprüche stellen, z. B. in Kühlhäusern oder bei der Lagerung von Elektronikteilen. In der Regel benötigen Lager jedoch die Flächen mit den geringsten Ansprüchen an Qualität und Infrastruktur. Der Anteil an nicht produktiv genutzten Flächen ist verschwindend gering.
Die Raumkosten werden entsprechend der Nutzung der unterschiedlichen Flächentypen verteilt. Das sollte mit jeweils einem Kostenfaktor je Flächentyp erfolgen. Selbst wenn das Unternehmen über unterschiedliche Gebäude für die Verwaltung verfügt und diese unterschiedliche Kosten verursachen, sorgt ein gemeinsamer Kostensatz für eine gerechte Verteilung. Nur dann, wenn Kostenstellenverantwortliche selbst entscheiden können, ob sie im teureren oder im preiswerteren Gebäude untergebracht werden wollen, oder wenn die Kostenunterschiede durch die unterschiedliche Nutzung bedingt sind (z. B. die Klimatisierung der EDV-Räume) dürfen auch unterschiedliche Kostensätze verrechnet werden. Ansonsten kann der Kostenrechner mit jeweils einem Faktor für Büroräume, Fertigungsräume und Lagerflächen arbeiten.
Fertigungskosten
Die Anforderungen der Fertigung an die Gebäude kann in einigen Branchen zu erheblichen Kosten führen. Hier müssen Sie permanent beobachten, welche Anforderungen den Kostenfaktor für Fertigungsräume bestimmen. Unter Umständen kann es notwendig werden, dass Sie eine Differenzierung nach Fertigungskostenstellen durchführen.
Für jeden dieser Flächentypen wird ein eigener Kostenfaktor, in der Regel bezogen auf den Quadratmeter, ermittelt, indem die Kosten für einen Flächentyp durch die Summe der produktiv genutzten Quadratmeter dividiert werden (s. Tab. 1). Das Ergebnis ist ein Eurowert, der die Kosten für die Nutzung eines Quadratmeters Bürofläche, Fertigungsfläche oder Lagerfläche angibt. Als Nutzfläche wird dabei die Quadratmeterzahl angesetzt, die effektiv benötigt wird. Flure, Abstellkammern o. Ä. werden nicht berücksichtigt, sondern über den allgemeinen Kostensatz verrechnet. Ob Besprechungsräume als allgemeine Flächen oder Nutzflächen einer Kostenstelle zu sehen sind, hängt von deren Nutzung ab. Werden diese Räume nur von der infrage kommenden Kostenstelle genutzt, sind sie Nutzflächen, die mit dem Kostenfaktor der entsprechenden Kostenstelle zu belasten sind.
| Kostensatzermittlung Verwaltungsgebäude A |
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| Miete |
10.000 EUR |
| Reparaturen |
1.500 EUR |
| Hausmeister (anteilig) |
1.500 EUR |
| Reinigung |
1.000 EUR |
| Strom |
450 EUR |
| Heizung |
2.400 EUR |
| Wasser |
100 EUR |
| Summe Kosten |
16.950 EUR |
| |
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| Fläche gesamt |
2.150 qm |
| Allgemeine Fläche |
322 qm |
| Nutzfläche |
1.828 qm |
| |
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| Kostenfaktor |
9,27 EUR/qm |
| |
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| |
qm |
EUR |
| Unternehmensleitung |
235 |
2.179,02 |
| Buchhaltung |
441 |
4.089,14 |
| Personalverwaltung |
441 |
4.089,14 |
| Informationsverarbeitung |
245 |
2.271,75 |
| Controlling |
225 |
2.086,30 |
| Besprechungszentrum |
241 |
2.234,66 |
Tab. 1: Beispiel für die Ermittlung des Kostensatzes für die Flächennutzu...