Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht
Im Folgenden werden die Bereiche näher beleuchtet, bei denen sich zu bedenkende Aspekte bei der Nutzung der elektronischen Rechnung ergeben.
3.1 Geschäftspartner
Im Kontext der Geschäftspartner des Unternehmens bringt die elektronische Rechnung Vorteile im Hinblick auf die Kunden wie auch im Hinblick auf die Lieferanten mit sich.
3.1.1 Kunden
Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen darf der Kundenstamm nicht beeinträchtigt werden. Auch Geschäftspartner, die eine Abrechnung noch in Papierform wünschen, müssen bedient werden können. Auf der anderen Seite kann bei Einführung bzw. Erweiterung der Rechnungsdarstellung auch ein neuer Kundenkreis erschlossen werden.
3.1.2 Lieferanten
Ob heute oder morgen, der elektronischen Rechnung gehört die Zukunft. Betriebe, die heute ausschließlich oder überwiegend in Papierform kommunizieren, sollten und ggf. müssen sich möglichst bald auf die neuen Gegebenheiten einstellen und ein System vorhalten, welches elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten kann. Nicht außer Acht zu lassen ist auch die Möglichkeit, Waren oder Dienstleistungen von neuen – günstigeren – Anbietern zu beziehen. Z. B. können das solche Anbieter sein, die über die Verwendung von elektronischen Rechnungen Geld sparen und diesen Vorteil weitergeben.
3.2 Corporate Identity
Bei der Implementierung eines elektronischen Rechnungssystems muss die Firmenidentität unbedingt erhalten bleiben. D. h. die Darstellung der Rechnung und insbesondere das Firmenlogo sollten erhalten bleiben. Insoweit sollte sich der Ausdruck einer elektronischen Rechnung nicht wesentlich vom bisherigen Papierformat unterscheiden.
3.3 Kostenersparnis
Der einmaligen Implementierung und den evtl. laufenden Wartungskosten stehen Einsparungen in diesen Bereichen gegenüber:
- im Personalbereich (Postversand, Scannen),
- bei Büromaterial, Druckkosten,
- bei Portokosten und Transportwegen sowie
- bei Archivierungskosten.
Durch den verkürzten "Postlauf" können elektronische Rechnungen früher bezahlt werden und führen so zu einer Liquiditätssteigerung.
3.4 Keine Informationsverluste
Müssen papierhafte Rechnungen erst eingescannt werden, kann es durch den Medienbruch zum Informationsverlust kommen. Zu denken ist hier z. B. an verlorene Textpassagen und Grafiken sowie Überdeckungen durch Scanaufkleber.
3.5 Optimierte Abläufe
Die elektronische Rechnung ermöglicht optimierte Abläufe in mehreren Bereichen im Unternehmen.
3.5.1 Schnelligkeit
Liegt die Rechnung in elektronischer Form vor, kann sie sofort in das betriebsinterne EDV-System eingespielt und verarbeitet werden. Die manuelle Erfassung entfällt. Damit können die Prozesse in Buchführung, Auftragsabwicklung, Bestellwesen, etc. beschleunigt werden.
3.5.2 Transport
Wird die Buchführung außer Haus erledigt, entfallen durch elektronische Rechnungen der körperliche Belegtransport und der Zeitverzug hierfür. Die Belege sind außerdem permanent und ortsunabhängig verfügbar. Auch hier wird die manuelle Erfassung eingespart.
Die Archivierung wird auf die reine Speicherung reduziert. Alle gegenständlichen Bewegungen, die es bei Papierbelegen gibt, wie das Ablegen, Verbringen, Stapeln und Heraussuchen sowie der logistische Aufwand hierfür entfallen.
3.5.3 Buchen
Rechnungsbeleg und Buchung können bei einer elektronischen Rechnung sofort miteinander verknüpft werden. Somit ergeben sich betriebsintern effizientere Abläufe, beispielsweise bei Reklamationen.
3.5.4 Zahlungsverkehr
Name, Rechnungsnummer und Kontoverbindungen können aus der elektronischen Rechnung direkt in das Electronic-Banking-System übernommen werden. Lediglich der ebenfalls eingespielte Zahlungsbetrag muss noch auf evtl. Skonti oder sonstige Abschläge überprüft werden. Aufgrund dieser Aspekte wird der Zahlungsverkehr mit elektronischen Rechnungen erleichtert.
3.5.5 Minimierung der Fehlerquote
Durch den Wegfall von höchst fehleranfälligen manuellen Tätigkeiten, z. B. Datenerfassung oder Belegtransport, werden die Betriebsabläufe bei der Nutzung elektronischer Rechnungen optimiert und sicherer gemacht.
3.6 Systemanforderungen
Was die Systemanforderungen anbelangt sind bei der Nutzung elektronischer Rechnungen auch einige Punkte zu beachten.
3.6.1 Rechtskonformität
Selbstverständlich muss die elektronische Rechnung den steuerlichen und handelsrechtlichen Anforderungen genügen.
3.6.2 Datenschutz
Datenschutzrichtlinien sind insbesondere bei der Datenübertragung und Archivierung zu beachten. Zu nennen sind hier: Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen, Migration und gesetzeskonformes Löschen der Daten.
3.6.3 Technik
Es sollte auf eine möglichst einfache Anbindung der elektronischen Rechnung an das hauseigene EDV-System geachtet werden. Es sollte über einen öffentlichen, gängigen und herstellerunabhängigen Standard verfügen (z. B. PDF/xml).
3.6.4 Akzeptanz
Außerordentlich wichtig sind die Verbreitung und Anwendung in der Wirtschaft. Nur ein Verfahren, welches von der überwiegenden Anzahl von Unternehmen genutzt wird, kann für die Umsetzung im eigenen Betrieb infrage kommen. Umso mehr Geschäftspartner auch die elektronische Rechnung nutzen, umso mehr Nutzen hat das Unternehmen.
3.6.5 Export/Import
Bei Geschäftspartnern im Ausland muss die internationale Kompatibilität des Systems gewährleistet sein.
3.6.6 Bedienbarkeit
Die Anwendung sollte möglichst unkompliziert sein. Auf einfaches, automatisches Umschalten zum Erzeugen kundensp...