Rechnung: Kosten sparen mit der elektronischen Rechnung / 4 Elektronische Rechnungen: Lösungsmöglichkeiten

Für den elektronischen Versand ist kein besonderes Verfahren vorgeschrieben.^[1]

Denkbar sind damit verschiedene Verfahren, die in der Folge kurz dargestellt werden.

[1] Abschn 14.4 Abs. 2 Satz 2 UStAE.

4.1 EDI-Verfahren

EDI (electronic data interchange – elektronischer Datenaustausch) ist ein in der Wirtschaft verwendetes System zur sicheren elektronischen Datenübermittlung. Hier werden die Daten zwischen den Beteiligten direkt ausgetauscht. Sowohl auf Sender- wie auch auf Empfängerseite müssen die Datenverarbeitungsanlagen gemeinsam gegenseitig abgestimmt werden.

4.2 Elektronische Signatur

Bei der elektronischen Signatur wird neben dem Dokument noch ein Übertragungscode versandt. Dadurch werden die Echtheit des Absenders und die Unversehrtheit des Inhalts garantiert. Zum Nachweis müssen Dokument und Übertragungscode so abgespeichert werden, dass sie einander zugeordnet werden können! Um zu verhindern, dass im Zuge der Übertragung ein Mitlesen möglich ist, sollte das Dokument, also die Rechnung, selbst noch verschlüsselt werden. Die Methode der elektronischen Signatur ist vornehmlich für Massenverfahren geeignet.

4.3 E-Mail, DE-Mail

Steuerlich ist der Rechnungsversand mit E-Mail möglich, sofern der Empfänger zustimmt. Rechnung und E-Mail (unter den o. g. Voraussetzungen)^[1] sind zu archivieren. Datensicherheit i. S. d. Datenschutzgesetzes ist mit der einfachen E-Mail nicht gegeben, kann aber mit der DE-Mail sichergestellt werden.

[1] S. Abschnitt Tz. 2.3 "Was bei der Speicherung beachtet werden muss".

4.4 Fax

Auch eine von Computer-Fax zu Computer-Fax gesandte Rechnung stellt aktuell noch eine elektronische Rechnung i. S. d. UStG dar.^[1] Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung.^[2]

[1] Abschn. 14.4 Abs. 2 Satz 3 UStAE.

[2] Abschn. 14.4 Abs 2 Satz 4 UStAE.

4.5 ZUGFeRD-Verfahren

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV), die durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert wird, hat im Juni 2014 eine Plattform zum Erstellen und Archivieren von elektronischen Rechnungen entwickelt.

Das mit dem Kürzel "ZUGFeRD" (= Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bezeichnete Format hat folgende Eigenschaften:

• Die Rechnungen bestehen hier immer aus einer ausdruckbaren, für das menschliche Auge lesbaren PDF-Datei und

  einer einheitlich strukturierten elektronischen XML-Datei (mit auswertbaren Datenfelder), die der PDF-Datei angefügt wird.

• Diese "Hybridrechnung" kann per E-Mail versandt werden.
• Sowohl beim Aussteller als auch beim Rechnungsempfänger kann die Rechnung optional ausgedruckt werden.
• Die XML-Datei kann in das Rechnungswesen eingespielt werden.

Bilaterale Absprachen zwischen den beteiligten Parteien sind aufgrund der verwendeten XML-Codierung nicht notwendig.

Will der Empfänger lediglich eine Rechnung in Papierform, kann dieser auch mit dem herkömmlichen Papierverfahren bedient werden; wird die elektronische Rechnung mit E-Mail versandt, kann sie der Empfänger ausdrucken. Die XML-Datei ist nach wie vor vorhanden, wird aber nicht weiter ausgewertet.

Das Verarbeiten und Archivieren ist problemlos. Das verwendete PDF/A-Format (ISO-Norm 19005-3:2012) lässt auch eine Volltextsuche zu.

Nach Angaben der AWV ist das Verfahren herstellerunabhängig.

Betriebswirtschaftlich ist die Methode ab Einmalrechnungen und bis zu ca. 700 Rechnungen pro Monat sinnvoll.

Im Internet^[1] beschreibt die AWV das Verfahren sowie die technische Umsetzung (XML-Standard), nennt Programmanbieter und Nutzer.

[1] http://www.ferd-net.de.