Rechnung: Wie richtig fakturiert wird und wann der Vorst ... / 1 Die Rechnung und was zu beachten ist

Eine Rechnung kann aus mehreren (Teil-) Dokumenten bestehen. Wichtig ist, dass alle Dokumente in ihrer Gesamtheit alle Pflichtangaben beinhalten.

Auch Bestellscheine bzw. Lieferscheine können Teile einer Rechnung sein. Die einzelnen Teildokumente werden über die gemeinsame Rechnungsnummer zusammengeführt, die auf allen Teildokumenten zu vermerken ist. Alle Teildokumente einer bestimmten Rechnung sind zusätzlich in einem Sammeldokument (eigentliche Rechnung) zu bezeichnen.

Aufbewahrungspflicht

Bei Unternehmern gilt sowohl für ausgestellte als auch für erhaltene Rechnungen (auch in Form von Gutschriften) eine (min.) 10-jährige Aufbewahrungspflicht.^[1] Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.^[2]

Erhalten Privatpersonen Rechnungen für Bauleistungen, müssen sie diese 2 Jahre lang aufbewahren.^[3] Dies gilt selbst dann, wenn der leistende Unternehmer nicht auf diese Aufbewahrungspflicht hingewiesen hat oder der Hinweis wegen einer Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich war.^[4]

Weitere Aufbewahrungspflichten im Privatbereich beschreibt der Beitrag "Aufzeichnungspflichten im Privatbereich".

Achtung

Aufbewahrung bei Thermopapier

Auch eine Rechnung auf Thermopapier muss während der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden. Zumindest muss der Inhalt während dieser Zeit identifizierbar sein, sodass die Anfertigung einer Kopie empfehlenswert ist^[5].

Pflicht zur Erstellung einer Rechnung

Wer steuerpflichtige Umsätze an einen Unternehmer oder eine juristische Person ausführt, ist verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen^[6]. Dies gilt auch für Rechnungen an Privatpersonen, sofern über eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird^[7].

Für

• innergemeinschaftliche Lieferungen oder
• sonstige Leistungen^[8] an Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat

muss die Rechnung bis zum 15. des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, erstellt werden^[9].

[1] § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG.

[2] Abschn. 14b.1 Abs. 2 Satz 1 UStAE.

[3] § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG.

[4] Abschn. 14b.1 Abs. 4 Satz 4 UStAE.

[5] Abschn. 14b.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE.

[6] § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG.

[7] § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG.

[8] Sonstige Leistung i. S. d. § 3a Abs. 2 UStG.

[9] § 14a Abs. 1 Satz 2 und Abs. 3 Satz 1 UStG.

1.1 Pflichtangaben in der Rechnung

Das Umsatzsteuerrecht sieht für die Rechnung eine Reihe von Mindestanforderungen vor. Bei sog. "Kleinbetragsrechnungen" oder "Fahrausweisen" wird auf diverse Punkte verzichtet. Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 EUR^[1].

[1] § 33 UStDV.

1.1.1 Angabe von Namen und Anschrift

Erforderlich sind^[1]

• der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie
• die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.

Insbesondere bei Ausfuhren oder ausländischen Empfängern sollte auf die korrekte Anschrift (ausländische oder inländische Betriebsstätte) geachtet werden. Hat der Leistungsempfänger eine Großkundenanschrift bzw. ein Postfach, gilt diese/dieses als Anschrift.^[2]

Der Leistende kann als seine Anschrift jede Adresse angeben, unter der er erreichbar ist.^[3] Das kann auch eine reine Briefkastenadresse (= Postadresse) sein. Das Erfordernis, wonach nur eine Adresse mit wirtschaftlicher Betätigung angegeben werden durfte, ist nach geänderter Rechtsprechung weggefallen. Der Vorsteuerabzug bleibt so für den Leistungsempfänger erhalten!^[4]

Praxis-Tipp

Erleichterung: Entfall von Angaben bei bestimmten Rechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.^[5]

[1] § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG.

[2] Abschn. 14.5 Abs. 2 Satz 7 UStAE.

[3] Abschn. 14.5 Abs. 2 Satz 4 UStAE.

[4] BFH, Urteil v. 21.6.2018 V R 25/15.

[5] vgl. Anforderungen in § 33 Satz 1 UStDV.

1.1.2 Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr.

Eine ordnungsgemäße Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn muss eine Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten.^[1] Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich. Bei Angabe der Steuernummer reicht die 8-stellige Nummer (123/45678); die Angabe der Finanzamtsnummer bzw. des Länderschlüssels ist entbehrlich.

Besonderheiten

• Innergemeinschaftliche Lieferungen: Bei Lieferungen in die EU (Gemeinschaftsgebiet) ist zusätzlich die USt-IdNr. des Empfängers anzugeben, ansonsten entfällt die Steuerbefreiung^[2].
• Umsatzsteuerliche Organschaft: Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft, wie sie z. B. in Fällen der Betriebsaufspaltung vorkommt, muss die Organgesellschaft in seinen Rechnungen die eigene USt-IdNr. oder die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Organträgers angeben.^[3]
• Agentur: Beim Agenturgeschäft muss der Agent auf der Abrechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Leistenden vermerken.

Praxis-Beispiel

Besonderheiten bei Agenturen

Bei Tankstellen bzw. Reisebüros muss der Handelsvertreter oder Makler auf der Abrechnung die Steuernummer oder USt-IdNr. der Mineralölgesellschaft bzw. des Reiseveranstalters vermerken.

• Dauerverträge: Auch Dauerverträge (z. B. Mietvertrag) m...