Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen ... / 6.3 Unterscheidung bei Übernachtungen im Ausland

• Erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung, in der nur die Übernachtung und kein Frühstück ausgewiesen sind, erstattet der Arbeitgeber die vollen Übernachtungskosten.
• Ist das Frühstück in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag steuerfrei erstatten, also auch die Kosten für das Frühstück. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte.^[1]
• Ist in den Übernachtungskosten das Frühstück enthalten und ist der Preis für das Frühstück in der Rechnung nicht getrennt ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag lohnsteuerfrei erstatten, wenn der Arbeitnehmer einen Verpflegungspauschbetrag als Werbungskosten geltend machen könnte.
• Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Übernachtung und Frühstück, muss die Verpflegungspauschale um 20 % der vollen Verpflegungspauschale gekürzt werden. Dabei ist die volle Verpflegungspauschale des Landes zu Grunde zu legen, in dem die Übernachtung stattgefunden hat.

Konsequenz: Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale des Landes berechnet, in dem die Übernachtung stattgefunden hat, und beträgt

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Praxis-Beispiel

Kürzung der Verpflegungspauschale

Der Arbeitnehmer übernachtet anlässlich einer Geschäftsreise in Dänemark. Für die Übernachtung mit Frühstück zahlt er 130 EUR. Der Betrag, der auf die Übernachtung entfällt, ist nicht gesondert ausgewiesen. Der Arbeitgeber erstattet ihm den gesamten Betrag von 130 EUR lohnsteuerfrei.

Konto SKR 03/04Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4660/6650	Reisekosten Arbeitnehmer	130	1200/1800	Bank	130

Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug ergeben sich nicht, weil die dänische Umsatzsteuer in Deutschland nicht als Vorsteuer abgezogen werden darf. Wegen der Übernahme der Frühstückskosten, ist allerdings die Verpflegungspauschale wie folgt zu kürzen:

Verpflegungspauschalen	Betrag	Ergebnis
für den Anreisetag	---	50,00
für den Abreisetag – Kürzung für ein Frühstück (75 EUR × 20 % =)	50,00 15,00
		35,00
als Werbungskosten abziehbar sind (kann auch vom Arbeitgeber erstattet werden)		85,00

Der Arbeitgeber kann auch eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension vereinbaren bzw. übernehmen. Der Arbeitgeber kann die Kosten für das Frühstück, Mittag- und/oder Abendessen lohnsteuerfrei übernehmen bzw. erstatten, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte und keine der Mahlzeiten mehr als 60 EUR kostet.

Ist der Preis für die Verpflegung nicht getrennt ausgewiesen, werden für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der vollen Verpflegungspauschale abgezogen. Dabei ist die volle Verpflegungspauschale des Landes zugrunde zu legen, in dem die Übernachtung stattgefunden hat.

Praxis-Beispiel

Übernahme von Mittag- und Abendessen durch den Arbeitgeber

Ein Arbeitnehmer übernachtet anlässlich einer Geschäftsreise 2-mal in Dänemark. Für die Übernachtung mit Vollpension zahlt er 160 EUR. Der Arbeitgeber darf den gesamten Betrag lohnsteuerfrei erstatten, weil keine der Mahlzeiten mehr als 60 EUR kostet.

Am Anreisetag erhält er ein Mittag- und Abendessen. Für den Zwischentag übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Am Abreisetag nimmt er nur das Frühstück zu sich. Wegen der Übernahme der Mahlzeiten sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen:^[2]

Verpflegungspauschalen	Betrag	Ergebnis
für den Anreisetag – Kürzung für Mittagessen – Kürzung für Abendessen	50,00 30,00 30,00	0,00
für den Zwischentag – Kürzung für Frühstück – Kürzung für Mittagessen – Kürzung für Abendessen	75,00 15,00 30,00 30,00	0,00
für den Abreisetag – Kürzung für ein Frühstück	50,00 15.00	35,00
als Werbungskosten abziehbar sind (kann auch vom Arbeitgeber erstattet werden)		35,00

Übernachtet der Arbeitnehmer bei einer Geschäftsreise vor dem Grenzübertritt noch in Deutschland, muss die Hotelrechnung wegen der unterschiedlichen Steuersätze entsprechend aufgeteilt sein.

Praxis-Beispiel

Übernachtung und Verpflegung vor Grenzübertritt

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine Geschäftsreise von Köln nach Österreich. Er startet am 9.5. und übernachtet in der Nacht vom 9.5. auf den 10.5. in Bad Reichenhall (Deutschland). Für die Übernachtung mit Frühstück zahlt er einen pauschalen Preis von 120 EUR, in dem das Frühstück, die Überlassung des Parkplatzes, die Nutzung von Fitnessgeräten und des Internets enthalten sind. Nach dem Frühstück fährt er weiter nach Österreich. In der Rechnung sind die 7 %-igen und 19 %-igen Leistungen getrennt auszuweisen. Unter Berücksichtigung von Business-Package bzw. Service-Pauschale in Höhe von 15 %, worin auch die Getränke zum Frühstück enthalten sind, sieht die Abrechnung wie folgt aus:

Gesamtpreis (brutto)	120,00 EUR
15 % von 120 EUR als Bu...