Reisekosten Ausland für Unternehmer: Richtig abrechnen u ... / 4.2.3 Ausländische Verpflegungspauschale bei einem nur kurzen Aufenthalt im Ausland (Transitfahrt)

Die ausländische Verpflegungspauschale ist auch dann anzusetzen, wenn der Unternehmer sich nur für kurze Zeit im Ausland aufhält, wie z. B. bei einem Kurierdienst, der im grenznahen Bereich tätig ist und Unterlagen bzw. Pakete auch auf der anderen Seite der Grenze zustellt.

Bei einem Aufenthalt an einem Tag in mehreren Ländern, für die unterschiedlich hohe Pauschbeträge gelten, ist der Pauschbetrag für den ausländischen Staat anzusetzen, in dem der letzte Aufenthalt war. Gemäß § 9 Abs. 4a EStG gilt dies ausdrücklich auch dann, wenn der Unternehmer sich überwiegend im Inland aufgehalten hat.

Praxis-Beispiel

Kurzfristige Kurierfahrt in Ausland

Ein Kurierunternehmer mit Sitz in Aachen beginnt seine Fahrt um 8.30 Uhr und liefert zunächst Pakete und Päckchen im Inland aus, um 11.15 Uhr überschreitet er die niederländische Grenze und kehrt bereits um 11.30 Uhr nach Deutschland zurück. Um 18.20 Uhr trifft er wieder an seinem Firmensitz ein. Er macht den für die Niederlande geltenden Verpflegungspauschbetrag von 32 EUR für eine Abwesenheit von mehr als 8 und weniger als 24 Stunden geltend.

Bei eintägigen Geschäftsreisen vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, ist – auch bei einem kurzen Aufenthalt – immer der Pauschbetrag für den ausländischen Staat anzusetzen, in dem sich jemand zuletzt aufgehalten hat.

Erstreckt sich eine Geschäftsreise ohne Übernachtung über zwei Tage, ist der Pauschbetrag für den ausländischen Staat anzusetzen, in dem sich der Unternehmer zuletzt aufgehalten hat. Es kommt also darauf an, in welchem Land er sich vor bzw. nach Mitternacht befunden hat.

Praxis-Beispiel

Geschäftsreise eines Fuhrunternehmers ohne Übernachtung

Ein Fuhrunternehmer fährt am 17.2. um 9.00 Uhr von Frankfurt nach Dänemark, um dort Ware auszuliefern. Er übergibt seine Ladung am Abend in Dänemark und fährt anschließend nach Deutschland zurück. Die Pausen verbringt er in der Schlafkoje seines Lkw. Er überschreitet die Grenze nach Deutschland nach Mitternacht und erreicht Frankfurt wieder um 9.00 Uhr. Für beide Tage macht er die Verpflegungspauschalen für Dänemark geltend.

Für beide Tage setzt er den Pauschbetrag für Dänemark an. Er war an beiden Tagen mehr als 8 Stunden unterwegs und hat für jeden Tag Anspruch auf einen Pauschbetrag von 50 EUR .

Es gibt auch Situationen, in denen der Unternehmer von Deutschland durch ein anderes Land bzw. durch andere Länder fährt, um möglichst schnell oder über die kürzeste Strecke an den deutschen Zielort zu gelangen. Der Weg durch das Ausland ist dann nur eine Transitstrecke.

Praxis-Beispiel

Transitfahrten durch mehrere Länder

Ein Unternehmer aus Rheinfelden (Baden) unternimmt vom 17.2. bis 19.2. eine Geschäftsreise nach München. Er fährt durch die Schweiz und Österreich nach München, weil diese Strecke um 120 km kürzer ist. Zur Auswärtstätigkeit gehört nicht nur die Tätigkeit am Reiseziel, sondern auch die Fahrt zum Reiseziel. Der Unternehmer setzt deshalb den Pauschbetrag für den ausländischen Staat an, in dem er sich zuletzt aufgehalten hat. Das bedeutet Folgendes:

• Auf der Fahrt von Rheinfelden nach München fährt der Unternehmer durch die Schweiz und dann durch Österreich, sodass die Pauschale für Österreich maßgebend ist (50 EUR bei einer Abwesenheit von 24 Stunden, 33 EUR bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden).
• Auf der Fahrt zurück von München nach Rheinfelden fährt er nach Österreich und dann durch die Schweiz, sodass die Pauschale für die Schweiz maßgebend ist (64 EUR bei einer Abwesenheit von 24 Stunden und 43 EUR bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden).

Bei eintägigen Reisen ins Ausland und für Rückreisen aus dem Ausland ins Inland ist der Pauschbetrag für den letzten Tätigkeitsort im Ausland maßgebend. Zur Auswärtstätigkeit gehört aber nicht nur die Tätigkeit am Ziel der Reise, sondern auch die Fahrt zum Reiseziel. Das wird schon dadurch deutlich, dass die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) bei Flug- und Schiffsreisen die Verpflegungspauschale für Österreich vorschreiben, wenn beim Weg zum Reiseziel eine Zuordnung zu einem bestimmten Land nicht möglich ist. Das bedeutet, dass die Fahrt zum Reiseziel als Auswärtstätigkeit zu behandeln ist.^[1]

Ist die Fahrt Bestandteil einer Auswärtstätigkeit, dann ist im Beispielsfall auch die Fahrt durch Österreich und die Schweiz, um München zu erreichen, als Auswärtstätigkeit im Ausland einzustufen. Konsequenz ist dann, dass der Unternehmer die Pauschale für Auslandsreisen beanspruchen darf.

[1] R 9.6 LStR.