Reisekosten Ausland für Unternehmer: Richtig abrechnen und buchen

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Auslandspauschalen
• Zeitpunkt der Grenzüberschreitung
• Umsatzsteuerliche Konsequenzen

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Unternehmer	4670	6670		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Unternehmer (nicht abziehbarer Anteil)	4672	6672		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	4673	6673		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Unternehmer Verpflegungsaufwand	4674	6674		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Nebenkosten	4676	6680		sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Für betrieblich und beruflich veranlasste Auslandsreisen werden die jeweils gültigen Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen durch das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder festgelegt. Es gelten 2 Stufen: Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden ist die Verpflegungspauschale mit 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz anzusetzen und in den übrigen Fällen mit 80 %. Der Unternehmer bucht die ausländischen Verpflegungspauschalen auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Verpflegungsaufwand" 4674/6674 (SKR 03/SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Unternehmer Verpflegungsaufwand

an Privateinlage

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Abrechnung von Geschäftsreisen des Unternehmers ins Ausland

Ein Ingenieur kehrt am Dienstag (2024) von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23.00 Uhr. Für den Dienstag als Rückreisetag von Straßburg gilt eine Pauschale von 36 EUR und als Anreisetag nach Kopenhagen eine Pauschale von 50 EUR. Für Dienstag ist daher nur die höhere Verpflegungspauschale von 50 EUR anzusetzen.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4674/6674	Reisekosten Unternehmer Verpflegungsaufwand	50,00	1890/2180	Privateinlage	50,00

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) insbesondere Folgendes:

• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland ist jeweils ohne Tätigwerden der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
• Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Auswärtige Tätigkeiten im Ausland sind einheitlich zu behandeln. Die folgenden Punkte muss der Unternehmer unbedingt beachten:

• Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen keine Übernachtungspauschalen geltend machen. Der Unternehmer darf nur seine tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben abziehen.

  Wichtig: Die Belege (Rechnungen) für Übernachtungen im Ausland müssen unbedingt aufbewahrt werden. Wer davon ausgeht, dass er die Übernachtungspauschalen beanspruchen kann und seine Belege wegwirft, hat das Nachsehen.

• Sind im Übernachtungspreis die Kosten für ein Frühstück enthalten, muss der Unternehmer dafür 20 % der vollen Verpflegungspauschale aus dem Übernachtungspreis herausrechnen. Dabei ist die volle Verpflegungspauschale des Landes zugrunde zu legen, in dem er übernachtet hat. Sollten im Übernachtungspreis die Kosten für ein Mittag- und/oder Abendessen enthalten sein, werden diese Kosten jeweils mit 40 % der vollen Verpflegungspauschale aus dem Übernachtungspreis herausgerechnet.
• Verpflegungskosten dürfen nach wie vor nur in Höhe der amtlichen Pauschalen geltend gemacht werden. Die Verpflegungspauschalen fallen (abhängig vom Land, in dem der Unternehmer seine auswärtige Tätigkeit ausübt) unterschiedlich hoch aus.

• Das BMF hat für die Zeit ab dem 1.1.2024 neue Pauschsätze für Auslandsreisen bekannt gegeben.^[1]
• Der Unternehmer kann seinen Auslandsaufenthalt verlängern, indem er auswärtige Tätigkeit und Urlaub miteinander verbindet. Die Aufwendungen für eine teilweise betriebliche und teilweise private Reise können aufgeteilt werden.^[2]

[1] BMF, Schreiben v. 21.11.2023, IV C 5 – S 2353/19/10010 :005, DOK 2023/1102733.

[2] BFH, Beschluss v. 21.9.2009, GrS 1/06.

3 Wie bei Auslandsreisen des Unternehmers der betriebliche Anlass nachzuweisen ist

Aufwendungen für Reisen ins Ausland dürfen nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Gemischt veranlasste Reisen werden zeitanteilig in einen betrieblichen und ei...