Der Arbeitgeber kann anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit seinen Arbeitnehmern im Normalfall dieselben Beträge steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte. Das Reisekostenrecht kennt nur wenige Abweichungen, die meist das Ziel verfolgen, den Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber zu vereinfachen. Reisekosten können im Rahmen der lohnsteuerlichen Sätze auch dann steuerfrei bleiben, wenn sie in Form der Barlohnumwandlung durch den Arbeitnehmer finanziert werden. Aufgrund der im Normalfall bestehenden arbeitsrechtlichen Pflicht, Mehraufwendungen, die dem Arbeitnehmer anlässlich von Auswärtstätigkeiten entstehen, durch die Firma zu übernehmen, kommt der Entscheidung nur geringe praktische Bedeutung zu. Im Übrigen führt eine solche Gestaltung auch bei der Sozialversicherung nicht zur Beitragsfreiheit, wenn sie der Arbeitnehmer aus den laufenden Bezügen finanzieren muss.
In folgenden Punkten weichen die Regelungen für steuerfreie Ersatzleistungen von den Regelungen für den Werbungskostenabzug ab:
Bei Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw des Arbeitnehmers braucht der Arbeitgeber nicht zu prüfen, ob der Ansatz des Schätzbetrags von 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer zu einer unzutreffenden Besteuerung führt.
Keine steuerfreien Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem Pkw darf kein steuerfreier Ersatz geleistet werden. Insoweit kommt lediglich bis zur Höhe der Entfernungspauschale die Lohnsteuer-Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG mit einem festen Pauschsteuersatz von 15 % infrage. Insbesondere lassen sich hierdurch die Sozialversicherungsbeiträge sparen.
Eine Überprüfung und ggf. Korrektur der durch Verwaltungsvorschrift festgelegten Kilometerpauschsätze darf von den Finanzgerichten nicht vorgenommen werden. Dies gilt auch insoweit, als im öffentlichen Dienst bei Benutzung eines eigenen Pkw für den steuerfreien Arbeitgeberersatz nach den Reisekostenvergütungen der einzelnen Bundesländer ein höherer Satz von 0,35 EUR pro gefahrenem Kilometer vorgesehen ist.
Keine Ungleichbehandlung beim steuerfreien Arbeitgeberersatz
Die Ungleichbehandlung zwischen öffentlichem Dienst und Privatwirtschaft, wonach beim steuerfreien Arbeitgeberersatz durch den privaten Arbeitgeber nach § 3 Nr. 16 EStG nur ein pauschaler Kilometersatz von 0,30 EUR steuerfrei bleiben kann, während der öffentlich-rechtliche Dienstherr auch höhere Pauschsätze nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei vergüten darf, war Gegenstand einer Verfassungsbeschwerde, die jedoch vom Bundesverfassungsgericht nicht angenommen wurde.
Bei der Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen muss der Arbeitgeber nicht prüfen, ob der Ansatz von Pauschbeträgen zu einer unzutreffenden Besteuerung führt. Der Arbeitnehmer hat einen Rechtsanspruch auf die Steuerfreiheit im Rahmen der gesetzlichen Pauschbeträge.
- Inlands- und Auslandsübernachtungspauschale
Übernachtungskosten im Inland darf der Arbeitgeber anders als beim Werbungskostenabzug mit einem Pauschbetrag von 20 EUR pro Übernachtung steuerfrei ersetzen, wenn die tatsächliche Übernachtung feststeht. Bei Übernachtungen im Ausland darf der steuerfreie Arbeitgeberersatz i. H. d. Auslandsübernachtungsgelder erfolgen. Die Pauschbeträge dürfen nicht angesetzt werden, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Unterkunft unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung stellt. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug (z. B. Lkw-Kabine) ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Allerdings kann der Arbeitgeber die dem Lkw-Fahrer in diesen Fällen entstandenen Aufwendungen für die Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten steuerfrei erstatten, wenn der Arbeitnehmer einen Nachweis für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten führt. Höhere Beträge darf der Arbeitgeber nur erstatten, wenn ihm der Arbeitnehmer entsprechende Belege vorlegt. Diese Belege sind als Anlage zum Lohnkonto aufzubewahren. Der Arbeitgeber hat außerdem bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten die Möglichkeit, für die Übernachtungen im Kraftfahrzeug einen Pauschbetrag von 9 EUR (bis 2023: 8 EUR) steuerfrei zu ersetzen. Ein Wechsel zwischen dem Einzelnachweis und der Pauschale beim steuerfreien Arbeitgeberersatz ist innerhalb eines Kalenderjahres nicht zulässig.
1.000-EUR-Obergrenze für steuerfreien Arbeitgeberersatz
Die für den Einzelnachweis von inländischen Übernachtungskosten eingeführte Obergrenze von 1.000 EUR pro Monat bei längerfristigen Tätigkeiten am selben Einsatzort (48-Monatszeitraum) ist auch vom Arbeitgeber für die Frage des Umfangs der steuerfreien Reisekostenerstattungen zu beachten.
Das Wahlrecht zwischen Pauschbeträgen und dem Einzelnachweis kann bei einer mehrtägigen beruflichen Auswärtstätigkeit für einzelne Reisetage unterschiedlich ausgeübt werden. Einem Wechsel des steuerfreien Arbeitgeberersatzes zwischen der Erstattung d...