Reisekosten bei Arbeitnehmern / 9.1.3 Auslandsübernachtungsgelder

Bei dienstlichen Reisen ins Ausland kann der Arbeitnehmer nicht mehr zwischen Auslandspauschbeträgen und dem Einzelnachweis wählen, im Gegensatz zum Arbeitgeber, der beim steuerfreien Ersatz zwischen dem Ansatz der Pauschbeträge und dem Einzelnachweis wählen darf. Der Arbeitnehmer muss wie bei Inlandsreisen die im Ausland anfallenden Übernachtungskosten durch geeignete Belege nachweisen. Der Abzug von Auslandsübernachtungsgeldern bei den Werbungskosten ist nicht mehr zulässig. Die in Spalte 3 der im BMF-Schreiben enthaltenen Übersicht aufgeführten Auslandsübernachtungsgelder haben nur noch für den steuerfreien Arbeitgeberersatz im Lohnsteuerverfahren Bedeutung.^[1]

Praxis-Beispiel

Pauschale Übernachtungsgelder nur beim Arbeitgeberersatz

Ein Außendienstmitarbeiter ist vom 12.1. bis 16.1.2024 die ganze Woche auswärts unterwegs. Am Montag und Dienstag besucht er Kunden in Frankreich, wo er auch übernachtet. Ab Mittwoch ist er in verschiedenen Städten im Inland unterwegs. Für Mittwoch und Donnerstag legt er seinem Arbeitgeber Hotelrechnungen für Übernachtung ohne Frühstück i. H. v. jeweils 110 EUR vor.

Arbeitgeberersatz

Für die Übernachtungen während der mehrtägigen beruflichen Auswärtstätigkeit kann der Arbeitgeber für Montag und Dienstag das für Frankreich geltende Auslandsübernachtungsgeld von 105 EUR je Übernachtung und für Mittwoch und Donnerstag die nachgewiesenen Inlandsübernachtungskosten i. H. v. jeweils 110 EUR steuerfrei ersetzen. Insgesamt sind damit steuerfreie Übernachtungskosten i. H. v. 430 EUR für die einwöchige Reise zulässig. Der Wechsel zwischen Einzelnachweis und Übernachtungspauschbeträgen ist im Lohnsteuerverfahren weiterhin zulässig. Für den steuerfreien Arbeitgeberersatz bleibt damit alles beim Alten. Zu beachten ist, dass für Mittwoch das für Frankreich maßgebende Auslandstagegeld von 53 EUR anzuwenden ist, während sich die Übernachtung nach den Inlandsreisekosten richtet. Umfasst die Hotelrechnung auch die Kosten des Frühstücks, sind die Übernachtungskosten im Ausland um 20 % des vollen Auslandstagegeldes zu kürzen. Für Inlandsübernachtungen ist als Folge der unterschiedlichen Umsatzsteuersätze die Kürzungsregelung auf Sachverhalte beschränkt, in denen die Hotelrechnung neben den Übernachtungskosten einen Sammelposten für Nebenleistungen inkl. Frühstück ausweist.

Werbungskostenabzug in der Steuererklärung

Erhält der Arbeitnehmer seine Reisekosten durch den Arbeitnehmer nicht oder nicht in vollem Umfang steuerfrei ersetzt, kann er den entsprechenden Differenzbetrag in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Der Arbeitgeber kann beim steuerfreien Ersatz zwischen dem Ansatz der Pauschbeträge und dem Einzelnachweis wählen. Der Arbeitnehmer darf in seiner Einkommensteuer-Erklärung nur noch die anhand von Übernachtungsbelegen im Einzelfall nachgewiesenen Kosten steuerlich geltend machen. Ein höherer Werbungskostenabzug kommt daher nur in Betracht, wenn der Arbeitgeber nicht die vollen Rechnungsbeträge für Auslandsübernachtungen oder aber geringere Übernachtungspauschalen im Lohnsteuerverfahren ersetzt hat. Ohne Beweisvorsorge scheidet der Werbungskostenabzug damit insgesamt aus. Für den vorigen Sachverhalt bedeutet dies, dass der Kundendienstvertreter ohne steuerfreien Arbeitgeberersatz nur noch 220 EUR Übernachtungskosten steuerlich erhalten kann, wenn ihm für die Auslandstage keine Hotelrechnungen vorliegen. Etwaige steuerfreie Arbeitgebererstattungen sind auf die abzugsfähigen Werbungskosten anzurechnen.

Ist im Fall des Einzelnachweises das Frühstück in der Hotelrechnung nicht gesondert ausgewiesen, ist wie dargestellt eine Kürzung des Rechnungsbetrags um 20 % des vollen Auslandstagegeldes vorzunehmen, um die reinen Übernachtungskosten zu erhalten. Die prozentuale Kürzungsregel der Übernachtungskosten um den Frühstückswert ist bei Auslandsübernachtungen weiterhin von praktischer Bedeutung. Wegen des fehlenden Vorsteuerabzugs bei Auslandsumsätzen werden die ausländischen Hotelrechnungen auch künftig keine Aufteilung der Gesamtrechnung auf Übernachtung und Frühstück enthalten. Das BMF-Schreiben^[2] zur geänderten Behandlung von Frühstückskosten beschränkt seine Wirkungen auf Inlandsübernachtungen.

Praxis-Beispiel

Kürzung um Frühstückskosten bei Auslandsübernachtung

Bei einer mehrtägigen Auslandsdienstreise nach Japan in 2024 sind in der Hotelrechnung je Übernachtung, umgerechnet in EUR, ausgewiesen

"Übernachtung und Frühstück"	110,00 EUR
Die Aufwendungen i. H. v. 110 EUR sind um 20 % des für Japan maßgebenden Tagegeldes i. H. v. 52 EUR zu kürzen	10,40 EUR
abzugsfähige Übernachtungskosten pro Tag	99,60 EUR

Die Kürzung in Höhe der Frühstückskosten dient ausschließlich der Ermittlung der auf die reine Unterbringung entfallenden Aufwendungen, da nur diese im Rahmen des Einzelnachweises begünstigt sind.

Wichtig

Eigenbeleg des Arbeitnehmers vermeidet Kürzung um Frühstück

Nach der im Ausland üblichen Praxis der Rechnungsausstellung ist in den meisten Fällen in der Hotelrechnung der Preis für...