Die gesetzliche Regelung der steuerlichen Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen umfasst auch berufliche Auswärtstätigkeiten, die im Ausland ausgeübt werden. Danach gelten die bisherigen Ausführungen zu den inländischen Verpflegungskosten ebenfalls für den Ansatz von Auslandsreisekosten. Insbesondere sind Verpflegungsmehraufwendungen nur in Form von Pauschbeträgen zulässig. Für berufliche Reisetätigkeiten im Ausland sind die vom BMF für die einzelnen Staaten festgesetzten Auslandstagegelder maßgebend. Die Auslandsreisekosten für Verpflegung berechnen sich mit 120 % und 80 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz. In Bezug auf die erforderliche Abwesenheitsdauer gelten dieselben Regelungen wie für Inlandsreisen. Ebenso sind für An- und Abreisetage 80 % des für das jeweilige Land maßgebenden Auslandstagegeldes anzusetzen, ohne dass es hierfür einer zeitlichen Mindestabwesenheitsdauer an diesen Tagen bedarf. Auch für ausländische An- und Abreisetage entfällt die zeitliche Prüfung, wie lange der Arbeitnehmer unterwegs ist. Wie bei Inlandsreisen ist für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, sowohl für den An- als auch für den Abreisetag unabhängig von der zeitlichen Abwesenheit am einzelnen Reisetag die Verpflegungspauschale für mehr als 8-stündige Abwesenheit maßgebend.
Grundsätze für inländische Verpflegungssätze auch bei Auslandsreisen anzuwenden
Die Begrenzung der Verpflegungssätze auf einen Zeitraum von 3 Monaten für längerfristige Einsätze an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist auch für Auslandsreisekosten zu beachten. Die Ausführungen zur 3-Monatsfrist sind uneingeschränkt für berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland anzuwenden. Dasselbe gilt für die lohnsteuerliche Regelung der Arbeitgeberbewirtung, wenn der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Ausland (unmittelbar oder mittelbar) durch seinen Arbeitgeber verpflegt wird. Für die Kürzung der Verpflegungssätze ist dabei auf die für den jeweiligen Staat festgelegte volle Auslandspauschale abzustellen. Die Kürzung ist tagesbezogen vorzunehmen und berechnet sich nach dem für den jeweiligen Reisetag maßgebenden vollen Auslandstagegeld, unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit eingenommen worden ist. Kommt stattdessen die Vorteilsbesteuerung im Rahmen der 60-EUR-Grenze zum Tragen (übliche Mahlzeiten), ist diese mit dem inländische Sachbezugswert zu erfassen, auch wenn die Verpflegung im Ausland erfolgt.
Für Reisetage ab 1.1.2024 hat das BMF wie jedes Jahr neue Auslandsreisekostensätze veröffentlicht. Die Länderübersicht berücksichtigt die 2-stufige Zeitstaffelung und die Regelung für An- und Abreisetage.
Soweit einzelne Länder in dieser Tabelle nicht genannt sind, ist der für Luxemburg geltende Pausch- und Höchstbetrag anzusetzen. Sind Übersee- und Außengebiete eines Landes nicht gesondert aufgeführt, gilt der für das Mutterland maßgebliche Pausch- und Höchstbetrag.
Der volle Pauschbetrag kommt nur bei einer Abwesenheit von 24 Stunden pro Kalendertag in Betracht. Bei einer Reisedauer pro Tag von mehr als 8 Stunden sind 2/3 des vollen Auslandstagegeldes anzusetzen. Für Auslandsreisetage mit einer Abwesenheitsdauer von bis zu 8 Stunden ist der Ansatz von Verpflegungskosten generell ausgeschlossen.
Für die Abwesenheitsdauer ist auf den einzelnen Kalendertag abzustellen. Die Reisezeit beginnt mit dem Verlassen der Wohnung bzw. der Firma, je nachdem, von wo die berufliche Auswärtstätigkeit bzw. Geschäftsreise aus angetreten wird. Das Entsprechende gilt für das Ende der Auslandsreise. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, in dem der Arbeitnehmer oder der Unternehmer seine Wohnung bzw. Firma erreicht.
Auch für Reisen ins Ausland gilt die sog. Mitternachtsregelung: Falls der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit an einem Tag beginnt und am darauffolgenden Tag beendet, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, darf die gesamte Abwesenheitsdauer zusammengerechnet und als eintägige Auslandsreise behandelt werden.
Abwesenheitsdauer bei Nachtschichten
Ein Speditionsfahrer fährt in 2024 um 20.00 Uhr mit dem Lkw von Freiburg in die Schweiz und beendet seine tägliche Tour am anderen Morgen um 5.00 Uhr in der Firma.
Die gesamte Abwesenheitsdauer gilt als eintägige Fahrtätigkeit mit einer Dauer von 9 Stunden. Der Fahrer kann das für die Schweiz zulässige Tagegeld von 43 EUR steuerfrei erhalten oder stattdessen diesen ausländischen Verpflegungspauschbetrag in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Würde in solchen Fällen auf die Abwesenheitsdauer pro Tag abgestellt, wäre an keinem Tag die zu beachtende Mindestgrenze von 8 Stunden erreicht.
Aufgegeben ist die Unterteilung in unterschiedliche Verpflegungssätze zwischen eintägigen und mehrtägigen Auslandsreisen. Sowohl bei eintägigen als auch bei mehrtägigen Reisen bestimmt sich das Auslandstagegeld ausschließlich nach der jeweiligen Abwesenheit am einzelnen Kalendertag...