Reisekosten, Hotelübernachtung, Frühstücksanteil vom 1.1.2020 bis 31.12.2023

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Umsatzsteuer/Steuersatzsenkung
• Frühstück
• Nebenkosten

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Arbeitnehmer	4660	6650		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	4664	6664		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	4666	6660		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten	4663	6663		Sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Übernachtungskosten der Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber in tatsächlicher Höhe abziehen. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand" 4666 (SKR 03) bzw. 6663 (SKR 04).

Die Gegenbuchung erfolgt auf das jeweilige Geldkonto, z. B. auf das Konto "Bank" 1200 (SKR 03) bzw. 1800 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Abrechnung einer Übernachtung mit Frühstück in der Zeit vom 1.1.2020 bis 31.12.2023

Wichtig

Pauschaler Ansatz für Getränke als Vereinfachungsregelung

Für die befristete Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für Restaurations- und Verpflegungsdienstleistungen wird es seitens der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn zur Aufteilung des Gesamtpreises von sogenannten Kombi-Angeboten aus Speisen inklusive Getränken (z. B. Buffet, All-Inclusive-Angeboten) der auf die Getränke entfallende Entgeltanteil mit 30 % des Pauschalpreises angesetzt wird (vorher 20 %).

Einzelleistungen bei Übernachtungen mit Frühstück sind entsprechend dem nachfolgenden Beispiel abzurechnen.

Praxis-Beispiel

Rechnung für Übernachtung mit Frühstück des Unternehmers

Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit in einem Hotel. Das Hotel berechnet ihm für die Übernachtung einen Betrag von 107,00 EUR (brutto) und für das Frühstück einen Betrag von 14,00 EUR (brutto). Die Leistungsbeschreibung in der Rechnung sieht wie folgt aus:

1 Übernachtung	100,00 EUR
zuzüglich 7 % Umsatzsteuer	7,00 EUR	107,00 EUR
Frühstück 14 EUR – (14 EUR × 30 % =) 4,20 EUR für Getränke = 9,80 EUR : 1,07 =	9,16 EUR
zuzüglich 7 % Umsatzsteuer	0,64 EUR	9,80 EUR
Getränke zum Frühstück: 14 EUR × 30 % = 4,20 EUR : 1,19	3,53 EUR
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	0,67 EUR	4,20 EUR
Rechnungsbetrag		121,00 EUR

3 19 % Umsatzsteuer fürs Parken beim Hotel

Das Bereitstellen von Parkplätzen unterliegt dem Regelsteuersatz von 19 % . Denn nach dem Urteil des BFH vom 1.3.2016 unterliegen auch kostenlos durch Hotels bereitgestellte Parkmöglichkeiten nicht dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Das gilt laut BFH auch dann, wenn kein Entgelt für das Parken in Rechnung gestellt wird.^[1]

[1] BFH, Urteil v. 1.3.2016, XI R 11/14.

4 Hotelrechnung: Diese Angaben muss die Rechnung enthalten

Die Rechnung muss u. a. das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag enthalten.^[1]

Werden außer dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Beherbergungsleistungen dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegende Leistungen erbracht, für welche kein besonderes Entgelt berechnet wird, ist der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil zu schätzen. Als Schätzungsmaßstab kann hierbei z. B. der kalkulatorische Kostenanteil zuzüglich eines angemessenen Gewinnaufschlags sein. Die Finanzverwaltung beanstandet es – auch für Zwecke des Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers – nicht, wenn

• in einem Pauschalangebot enthaltene, nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten z. B. Business Package, Service-Pauschale, zusammengefasst werden und
• der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen wird.

Nach Abschn. 12.16 Abs. 12 Satz 2 UStAE wird es aus Vereinfachungsgründen – auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers – nicht beanstandet, wenn folgende in einem Pauschalangebot enthaltenen nicht begünstigten Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z. B. "Business-Package", "Servicepauschale") zusammengefasst und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen werden:

• Abgabe eines Frühstücks;
• Nutzung von Kommunikationsnetzen;
• Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice;
• Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft;
• Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs;
• Nutzung von Saunaeinrichtungen;
• Überlassung von Fitnessgeräten;
• Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen.

Es wird ebenfalls nicht beanstandet, wenn der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 15 % des Pauschalpreises angesetzt wird. Für Kleinbetragsrechnungen^[2] gilt dies für den in der Rechnung anzugebenden Steuerbetrag entsprechend. Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Leistungen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart wird.

[1] § 14 Abs. 4 Nrn. 7 und 8 UStG.

[2] § 33 UStDV.

4.1 Hotelrechnung: Ausweis der unterschiedlichen Steuersätze

Die kurzfristige Vermietung von Wohn-, Schlafräumen und von Campingplätzen unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 % . Der ermäßigte Steuersatz gilt nur für Leistungen, die unmittelbar der Vermietung dienen. Die Vermietung muss kurzfristig sein. Das ist der Fall, wenn die Vermietung weniger als 6 Monate beträgt.^[1] Es kommt nicht darauf...