Reisekosten Inland für Unternehmer: Diese Fahrtkosten dü ... / 3 Fahrtkosten: Es kommt darauf an, welches Beförderungsmittel der Unternehmer nutzt

Bei einer Geschäftsreise entscheidet der Unternehmer selbst, welches Beförderungsmittel er nutzt. Bei der Verwendung eines Pkw ist danach zu unterscheiden, ob es sich um ein Firmenfahrzeug handelt, das zum Betriebsvermögen gehört oder ob ein privates Fahrzeug genutzt wird.

3.1 Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel

Nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG (in der ab 2020 geltenden Fassung) unterliegt die Beförderung von Personen im Schienenbahnverkehr seit dem 1.1.2020 generell der Umsatzsteuer mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 %.

Der Verkehr mit Oberleitungsomnibussen, der genehmigte Linienverkehr mit Kraftfahrzeugen, der Verkehr mit Taxen, mit Drahtseilbahnen und sonstigen mechanischen Aufstiegshilfen aller Art und der genehmigte Linienverkehr mit Schiffen sowie die Beförderungen im Fährverkehr unterliegen (wie bisher) nur dann dem ermäßigten Steuersatz von 7 %, wenn die Beförderung innerhalb einer Gemeinde erfolgt oder wenn die Beförderungsstrecke nicht mehr als 50 Kilometer beträgt.

3.2 Verwendung eines Privat-Pkw: Diese Kosten können als Betriebsausgaben gebucht werden

Bei einer betrieblichen Nutzung von unter 10 % darf der Unternehmer den Pkw weder seinem Betriebsvermögen noch seinem umsatzsteuerlichen Unternehmen zuordnen und deshalb keine Vorsteuer abziehen.^[1] Ein Unternehmer, der seinen Pkw zu nicht mehr als 50 % betrieblich nutzt, kann ihn als Privatvermögen behandeln, wenn er eine Zuordnung zum Betriebsvermögen unterlässt. Er nutzt auch dann einen privaten Pkw, wenn dieser ihm nur für gelegentliche Fahrten von einem Dritten, z. B. von seiner Ehefrau, überlassen wird. Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs kann der Unternehmer entweder die tatsächlichen Kosten oder die Km-Pauschale geltend machen.

Um die tatsächlichen Kosten geltend machen zu können, ist es erforderlich,

• die tatsächlichen Kosten für ein Kalenderjahr zusammenzustellen und
• die Kilometerstände zum Beginn und Ende des Geschäftsjahres festzuhalten.

Mit diesen Daten ist es möglich, den eigenen Km-Satz zu ermitteln, der auch in den Folgejahren angewendet werden kann, solange sich die Kostenstruktur nicht wesentlich verändert, z. B. durch Ablauf der Abschreibung oder durch veränderte Leasingbelastungen.^[2]

Ohne Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann der Unternehmer pro gefahrenen Kilometer die Kilometerpauschale ansetzen.

Kilometerpauschalen für Fahrten auf Reisen eines Unternehmers

Fahrzeug	Kilometerpauschale
Kraftwagen: Pkw	0,30 EUR
Zweirad mit Motor: Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa, Fahrrad mit Elektromotor	0,20 EUR

Tab. 1: Kilometerpauschen für die Fahrten eines Unternehmers mit dem privaten Pkw

Hinweis

Grundlage für die Pauschalen ist das Bundesreisekostengesetz

Es ist geregelt, dass der Betrag anzusetzen ist, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist. Für Fahrräder ist kein Kilometersatz festgelegt.

Um die Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug geltend machen zu können, muss der Unternehmer die betrieblichen Fahrten aufzeichnen. Er muss den betrieblichen Anlass dokumentieren:

• Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit,
• Reiseziel und ggf. den Reiseweg.

Es ist zweckmäßig, wenn der Unternehmer die Geschäftsreise durch geeignete Unterlagen nachweisen kann, z. B. durch

• Tankquittungen,
• Hotelrechnungen oder
• Schriftverkehr.

Es kann ein vollständiges Fahrtenbuch geführt werden, erforderlich ist es jedoch nicht. Bei einem privaten Pkw brauchen nur die betrieblichen Fahrten aufgezeichnet zu werden.^[3]

Nutzt der Unternehmer den privaten Pkw eines Dritten, z. B. den Pkw seiner Ehefrau, kann er für betriebliche Fahrten die Km-Pauschale von 0,30 EUR geltend machen, auch wenn er selbst keine Zahlungen geleistet hat. Es kann in diesem Zusammenhang von einer Kostentragung im abgekürzten Zahlungsweg ausgegangen werden.^[4]

Praxis-Beispiel

Nutzung des Fahrzeugs der Ehefrau

Der Firmenwagen des Unternehmers befindet sich in der Werkstatt. Er benutzt daher den Privat-Pkw seiner Ehefrau für eine Geschäftsreise. Er fährt insgesamt (Hin- und Rückfahrt) 946 km. Aus Vereinfachungsgründen wendet er die Kilometerpauschale von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer an. Er kann somit 946 km x 0,30 EUR = 283,80 EUR als Fahrtkosten buchen.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4673/6673	Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	283,80	1890/2180	Privateinlagen	283,80

Vorsteuerabzug beim privaten Pkw

Nutzt der Unternehmer einen Pkw sowohl für unternehmerische als auch für private Zwecke, kann er den Pkw nach der Entscheidung des EuGH^[5] und des BFH^[6] umsatzsteuerlich

• insgesamt seinem Unternehmen zuordnen und zwar auch dann, wenn er ertragsteuerlich nicht als Betriebsvermögen behandelt wird oder
• seinem Privatvermögen zuordnen und zwar auch dann, wenn er ertragsteuerlich als Betriebsvermögen behandelt wird oder
• entsprechend dem (geschätzten) unternehmerischen Nutzungsanteil seinem Unternehmen zuordnen, während der übrige Teil dem Privatvermögen zugeordnet wird.

Ohne Zuordnung zum umsatzsteuerlichen Unternehmen kann der Unternehmer nur die Vorsteuer aus den laufenden Kosten geltend machen, wen...