Reisekosten Inland für Unternehmer: Mahlzeiten im Beförd ... / 3 Reisekostenabrechnung für Unternehmer: Abrechnung bei im Beförderungspreis enthaltenen Mahlzeiten

Die Verpflegungspauschale des Unternehmers wird (anders als bei Arbeitnehmern) nicht gekürzt, wenn der Unternehmer während der Geschäftsreise bewirtet hat bzw. bewirtet wurde.^[1] Bei einer Bewirtung muss der bewirtete Unternehmer den Vorteil einer kostenlosen Mahlzeit auch nicht als Betriebseinnahme versteuern.^[2] Das bedeutet, dass der Unternehmer Bewirtungskosten und Verpflegungspauschalen nebeneinander beanspruchen kann.

Zu den Mahlzeiten können auch die Snacks gehören, die unentgeltlich bei einer Beförderung (z. B. mit dem Flugzeug) angeboten werden, also im Flugpreis enthalten sind. Voraussetzung ist, dass es sich um eine Mahlzeit handelt. Das heißt, dass der Unternehmer (ebenso wie der Arbeitnehmer) bereits dann eine Mahlzeit erhält, wenn ihm während einer auswärtigen Tätigkeit ein Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen mit einem Getränk) zur Verfügung gestellt wird. Bei einem Snack, der zu allen Tageszeiten gleich ist, entscheidet nur der Zeitpunkt, zu dem das Essen verzehrt wird, darüber, ob es sich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt.

Achtung

Wann ein Verpflegungsanteil aus dem Beförderungspreis herausgerechnet werden muss und wann nicht

Ein Verpflegungsanteil ist nur dann aus dem Beförderungspreis herauszurechnen, wenn es sich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Es muss sich um eine Mahlzeit handeln. Kaffee und Kuchen am Nachmittag sind nicht als Mahlzeit einzustufen, sodass kein Verpflegungsanteil aus dem Beförderungspreis herauszurechnen ist. Auch die kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel und vergleichbare andere Knabbereien, die z. B. auf innerdeutschen Flügen oder Kurzstreckenflügen gereicht werden, erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit, sodass auch dann eine Kürzung des Beförderungspreises nicht vorzunehmen ist.^[3]

Aus dem Flugpreis müssen die Kosten pauschal herausgerechnet werden

Aus dem BMF-Schreiben, das nur Reisekostenabrechnungen von Arbeitnehmern behandelt, ergeben sich für den Unternehmer selbst andere Konsequenzen. Im Beförderungspreis von Flügen kann eine Mahlzeit enthalten sein, ohne dass die Fluggesellschaft dafür einen Kostenteil ausweist. Es müssen dann die Kosten für eine Mahlzeit pauschal aus dem Flugpreis herausgerechnet werden, wie dies auch bei einer Übernachtung mit Frühstück der Fall ist.

Bei innerdeutschen Flügen unterliegt das Beförderungsentgelt der Umsatzsteuer mit 19 %. Das ist derselbe Steuersatz, der auch bei den Mahlzeiten anzuwenden ist. Das heißt, dass der Unternehmer, der zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, die ausgewiesene Umsatzsteuer insgesamt als Vorsteuer abziehen kann.

Die Verpflegungsmehraufwendungen können nur i. H. d. Pauschalen geltend gemacht werden. Die Verpflegungspauschalen werden bei Arbeitnehmern gekürzt, wenn sie von ihren Arbeitgebern (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhalten. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit

• (28 EUR × 20 % =) 5,60 EUR für ein Frühstück und
• jeweils (28 EUR × 40 % =) 11,20 EUR für ein Mittag- oder Abendessen.

Wichtig! Der Unternehmer, der selbst auswärts tätig wird, kann seinen Flug oft nicht ohne "Snack" buchen. Bei Online-Buchungen gibt es i. d. R. keine Möglichkeit, den Snack als Einzelleistung abzubestellen. Somit muss der Unternehmer die Beförderungskosten kürzen. Konsequenz ist, dass die Verpflegungspauschale um 20 % oder 40 % einer vollen Verpflegungspauschale zu kürzen ist. In diesem Zusammenhang ist zu beachten,

• dass es sich nur dann um eine Mahlzeit handelt, wenn ein Brötchen bzw. Sandwich zumindest mit Wurst oder Käse belegt ist und zusammen mit einem Getränk gereicht wird, und
• dass die Zuordnung als Frühstück, Mittag- oder Abendessen allein von der Tageszeit abhängig ist.

[1] R 9.6 Abs. 1 LStR.

[2] R 4.7 Abs. 3 EStR.

[3] BMF, Schreiben v. 19.5.2015, IV C 5 – S 2353/15/10002.