Reisekosten Inland für Unternehmer: Mahlzeiten im Beförderungspreis

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Reisekosten
• Abgrenzung Fahrtkosten/Verpflegung
• Nicht abziehbare Kosten
• Vorsteuerabzug

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	4673	6673		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand	4674	6674		sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Ist bei der Beförderung des Unternehmers eine Mahlzeit im Beförderungspreis enthalten – z. B. im Flugzeug –, ohne dass die Fluggesellschaft dafür einen Kostenteil ausweist, dann müssen die Kosten für eine Mahlzeit pauschal aus dem Flugpreis heraus gerechnet werden, wie es auch bei einer Übernachtung mit Frühstück der Fall ist. Unentgeltliche "Mahlzeiten" sind aus den Beförderungskosten mit 20 % oder 40 % einer vollen Verpflegungspauschale herauszurechnen. Der reduzierte Betrag ist auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten" 4673 (SKR 03) bzw. 6673 (SKR 04) zu buchen.

Buchungssatz:

Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten/Privatentnahmen

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Kürzung der Beförderungskosten bei einer Flugreise des Unternehmers

Ein Freiberufler aus Köln unternimmt eine Geschäftsreise nach Berlin. Er fliegt morgens nach Berlin und am Abend wieder zurück. Für den Hin- und Rückflug zahlt er 178,50 EUR. Während des Fluges erhält er (ohne zusätzliche Berechnung) jeweils ein belegtes Sandwich mit einem Getränk. Die Situation sieht wie folgt aus:

Kosten insgesamt (brutto)	178,50 EUR
abzüglich Frühstück (28,00 EUR × 20 % =)	- 5,60 EUR
abzüglich Abendessen (28,00 EUR × 40 % =)	- 11,20 EUR
Kosten für den Flug (brutto)	161,70 EUR
Vorsteuerabzug für den Flug	25,81 EUR
Kosten für den Flug (netto)	135,89 EUR
Vorsteuer aus den Verpflegungskosten von 16,80 EUR	2,69 EUR

Der Gesamtbetrag ist somit wie folgt zu buchen:

25,81 EUR + 2,69 EUR = 28,50 EUR auf das Konto Vorsteuerabzug

16,80 EUR : 1,19 = 14,11 EUR auf das Konto Privatentnahme

135,89 EUR auf das Konto Reisekosten/Fahrtkosten Unternehmer

Zusätzlich kann der Unternehmer eine Verpflegungspauschale i. H. v. 14 EUR geltend machen, weil er mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist.

Wichtig! Der Unternehmer, der selbst auswärts tätig wird, kann seinen Flug regelmäßig nicht ohne "Snack" buchen. Bei Online-Buchungen gibt es keine Möglichkeit, den Snack als Einzelleistung abzubestellen. Somit muss der Unternehmer die Beförderungskosten kürzen, wenn es sich bei dem Snack um eine Mahlzeit handelt.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4673/6673	Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	135,89
1800/2100	Privatentnahmen	14,11
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer	28,50	1200/1800	Bank	178,50

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4674/6674	Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand	14,00	1890/2180	Privateinlagen	14,00

3 Reisekostenabrechnung für Unternehmer: Abrechnung bei im Beförderungspreis enthaltenen Mahlzeiten

Die Verpflegungspauschale des Unternehmers wird (anders als bei Arbeitnehmern) nicht gekürzt, wenn der Unternehmer während der Geschäftsreise bewirtet hat bzw. bewirtet wurde.^[1] Bei einer Bewirtung muss der bewirtete Unternehmer den Vorteil einer kostenlosen Mahlzeit auch nicht als Betriebseinnahme versteuern.^[2] Das bedeutet, dass der Unternehmer Bewirtungskosten und Verpflegungspauschalen nebeneinander beanspruchen kann.

Zu den Mahlzeiten können auch die Snacks gehören, die unentgeltlich bei einer Beförderung (z. B. mit dem Flugzeug) angeboten werden, also im Flugpreis enthalten sind. Voraussetzung ist, dass es sich um eine Mahlzeit handelt. Das heißt, dass der Unternehmer (ebenso wie der Arbeitnehmer) bereits dann eine Mahlzeit erhält, wenn ihm während einer auswärtigen Tätigkeit ein Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen mit einem Getränk) zur Verfügung gestellt wird. Bei einem Snack, der zu allen Tageszeiten gleich ist, entscheidet nur der Zeitpunkt, zu dem das Essen verzehrt wird, darüber, ob es sich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt.

Achtung

Wann ein Verpflegungsanteil aus dem Beförderungspreis herausgerechnet werden muss und wann nicht

Ein Verpflegungsanteil ist nur dann aus dem Beförderungspreis herauszurechnen, wenn es sich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Es muss sich um eine Mahlzeit handeln. Kaffee und Kuchen am Nachmittag sind nicht als Mahlzeit einzustufen, sodass kein Verpflegungsanteil aus dem Beförderungspreis herauszurechnen ist. Auch die kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel und vergleichbare andere Knabbereien, die z. B. auf innerdeutschen Flügen oder Kurzstreckenflügen gereicht werden, erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit, sodass auch dann eine Kürzung des Beförderungspreises nicht vorzunehmen ist.^[3]

Aus dem Flugpreis müssen die Kosten pauschal herausgerechnet werden

Aus dem BMF-Schreiben, das nur Reisekostenabrechnungen von Arbeitnehmern behandelt, ergeben sich für den Unternehmer selbst andere Konsequenzen. Im Beförderungspreis von Flügen kann eine Mahlzeit enthalten sein, ohne dass die Fluggesellschaft dafür einen Kostenteil ausweist. Es müss...