Reisekosten Inland für Unternehmer: Übernachtungskosten / 3 Übernachtungskosten des Unternehmers: Nur die tatsächlich angefallenen Kosten zählen

Der Unternehmer kann bei in- und ausländischen Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Übernachtungspauschale von 20 EUR gilt nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet.

Der Unternehmer muss seine Unterbringung am Reiseziel durch Rechnungen von Hotels und Gasthöfen nachweisen. Nimmt der Unternehmer seinen Ehegatten aus privaten Gründen mit auf die Geschäftsreise, darf er die Aufwendungen, die auf seinen Ehegatten entfallen, nicht als Betriebsausgaben abziehen. Der Unternehmer darf bei Übernachtungen immer die Kosten für ein Einzelzimmer absetzen, die i. d. R. höher sind als 50 % der Kosten für ein Doppelzimmer. Sind z. B. die Preise für Einzelzimmer und Doppelzimmer gleich hoch, kann auch der volle Betrag als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Praxis-Tipp

Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lassen

Zweckmäßig ist, wenn der Unternehmer sich vom Hotel sofort eine Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lässt. Den hier ausgewiesenen Betrag zieht er als Betriebsausgabe ab. Ist das wider Erwarten nicht möglich, sollte er sich eine Preisliste beschaffen, aus der sich der Preis für ein Einzelzimmer ergibt. Er zieht dann den Betrag als Betriebsausgaben ab, der auf ein Einzelzimmer entfällt. Ohne einen derartigen Nachweis läuft der Unternehmer Gefahr, dass das Finanzamt nur 50 % der Übernachtungsaufwendungen anerkennt.

3.1 Vorsteuerabzug aus Übernachtungskosten

Der Unternehmer darf die Umsatzsteuer bei betrieblich veranlassten Übernachtungskosten uneingeschränkt als Vorsteuer abziehen.^[1] Der Unternehmer muss Adressat der Rechnung sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR braucht der Adressat nicht angegeben zu sein.

Praxis-Tipp

Abgrenzung von Übernachtung und Verpflegung

Hotelübernachtungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz. In der Zeit vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2023 unterlagen die Verpflegungskosten (mit Ausnahme der Getränke) ebenfalls dem ermäßigten Umsatzsteuersatz. Für andere Leistungen, die nicht unmittelbar mit der Beherbergung und Verpflegung im Zusammenhang stehen, wie z. B. für die Getränke beim Frühstück, galt der Steuersatz von 19 %. Konsequenz ist, dass in den Hotelrechnungen die Leistungen getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen sein mussten. Weist der Hotelier die Entgelte und die Umsatzsteuer falsch aus, hat nicht nur er ein Problem, sondern auch sein Kunde, der seinen Vorsteuerabzug ganz oder teilweise verliert. Es ist darauf zu achten, dass auch die Umsatzsteuer getrennt ausgewiesen werden muss. Anderenfalls geht der Vorsteuerabzug verloren, weil seine Rechnung nicht ordnungsgemäß ist.

[1] Abschn. 4.12.3 Abs. 2 UStAE.

3.2 Für welche Vermietungsleistungen 7 % oder 19 % Umsatzsteuer zu zahlen sind

Die kurzfristige Vermietung von Wohn-, Schlafräumen und von Campingplätzen unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Der ermäßigte Steuersatz gilt nur für Leistungen, die unmittelbar der Vermietung dienen. Die Vermietung muss kurzfristig sein. Das ist der Fall, wenn die Vermietung weniger als 6 Monate beträgt.^[1]

Es kommt nicht darauf an, ob ein Zimmer oder eine Wohnung vermietet wird. Es muss also kein gaststättenähnliches Verhältnis vorliegen.^[2] Ist die Vermietung kurzfristig, spielt es keine Rolle, ob die Übernachtungen in Hotels, Pensionen, Fremdenzimmern (möblierten Zimmern) oder Ferienwohnungen erfolgen.

[1] Abschn. 12.16 Abs. 3 UStAE.

[2] Abschn. 12.16 Abs. 3 UStAE.

3.3 Abgrenzung der 7 %igen und 19 %igen Leistungen

Es dürfen nur die Leistungen mit 7 % besteuert werden, die unmittelbar der Beherbergung dienen. Da die Differenzierung im Einzelfall schwierig ist, sollte man sich an der Unterscheidung orientieren, die von der Finanzverwaltung in Abschnitt 12.16 Abs. 4, 5 und 8 UStAE vorgenommen wurde. So ordnet die Finanzverwaltungen die Leistungen zu:

Kurzfristige Vermietung: Nebenleistungen zu 7 % USt	USt-Steuersätze für eigenständige Leistungen
Übernachtung im Hotelzimmer, Appartement, auf dem Campingplatz	in der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2023: 5 % bzw. 7 % für Verpflegung, wie z. B. Frühstück, Halb- oder Vollpension, "All-inclusive"; Getränke jedoch immer mit 16 % bzw. 19 % bis zum 30.6.2020 und ab dem 1.1.2024: Verpflegung, wie z. B. Frühstück, Halb- oder Vollpension, "All inclusive" generell mit 19 %"
Ausstattung der Zimmer mit Einrichtungsgegenständen, z. B. Fernsehgerät, Radio, Telefon, Zimmersafe	Nutzung von Kommunikationsnetzen (z. B. Telefon und Internet); Nutzung des entgeltlichen Fernsehprogramms (Pay per view) mit 19 %
Stromanschluss	Getränkeversorgung aus der Minibar mit 19 %
Nutzung von Bettwäsche, Handtüchern und Bademänteln	Überlassung von Fahrberechtigungen unterliegen gem. § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG immer dem ermäßigten Steuersatz von 7 %
Reinigung der gemieteten Räume (auch Endreinigung z. B. bei Miete eines Appartements)	Leistungen, die das körperliche, geistige und seelische Wohlbefinden steigern (Wellness); Schwimmbadnutzung, Verabreichung von Heilbädern (unterliegen ggf. gem. § 12 Abs. 2 Nr. 9 UStG dem ermäßigten Steuersatz)
Bereitstellung von Körperpflegeutensilien, Schuhputz- und Nähzeug	Transport zw...