Reisekosten Inland für Unternehmer: Übernachtungskosten / 3.4 Abrechnung der Einzelleistungen

Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, sind die Übernachtungen zu 7 % jeweils nach den vorgegebenen Hotelpreislisten abzurechnen. D. h., die einzelnen Leistungsbestandteile muss der Hotelbetrieb entsprechend in der Rechnung ausweisen.

Praxis-Beispiel

Übernachtung mit Frühstück seit dem 1.1.2024

Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit 2-mal in einem Hotel. Das Hotel berechnet ihm pro Übernachtung einen Betrag von 120 EUR (netto) und für das Frühstück jeweils einen Betrag von 16 EUR (netto). Der Unternehmer zahlt mit der EC-Karte seines Betriebskontos. Ein Internet-Anschluss (Wireless-LAN) kann von allen Hotelgästen ohne Berechnung eines Entgelts benutzt werden.

Leistungsbeschreibung in der Rechnung

2 Übernachtungen (120 EUR × 2 =)	240,00 EUR
zuzüglich 7 % Umsatzsteuer	16,80 EUR	256,80 EUR
Frühstück	32,00 EUR
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	6,08 EUR	38,08 EUR
Gesamtbetrag		294,88 EUR

Für die Möglichkeit, das Internet zu nutzen, wird kein Entgelt berechnet. Ob jemand das Internet nutzt oder nicht, wirkt sich also nicht auf den Hotelpreis aus. Aus dem Übernachtungsentgelt ist deshalb kein Betrag für die Internetnutzung herauszurechnen. Das Frühstück ist gesondert in der Rechnung ausgewiesen. Die Vorsteuer hieraus darf der Unternehmer uneingeschränkt geltend machen. Den Verpflegungsmehraufwand darf er allerdings nur in Höhe der Pauschalen erfassen, sodass er die tatsächlichen Kosten für das Frühstück als Privatentnahme buchen muss.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4676/6680	Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten	240,00
1800/2100	Privatentnahmen allgemein	32,00
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	16,80
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	6,08	1200/1800	Bank	294,88

Bei Kleinbetragsrechnungen ist in der Rechnung der Steuerbetrag/Steuersatz so anzugeben, dass es möglich ist, den jeweiligen Nettobetrag und die Vorsteuer zutreffend zu ermitteln.

Praxis-Beispiel

Übernachtung mit Frühstück (ab dem 1.7.2020 bis zum 31.12.2023)

Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit 2-mal in einem Hotel. Das Hotel berechnet ihm pro Übernachtung einen Betrag von 120 EUR (netto) und für das Frühstück jeweils einen Betrag von 16 EUR (netto). Der Unternehmer zahlt mit der EC-Karte seines Betriebskontos. Ein Internet-Anschluss (Wireless-LAN) kann von allen Hotelgästen ohne Berechnung eines Entgelts benutzt werden.

Leistungsbeschreibung in der Rechnung

2 Übernachtungen (120 EUR × 2 =)	240,00 EUR
zuzüglich 7 % USt (vom 1.7.-31.12.2020 = 5 %)	16,80 EUR	256,80 EUR
Frühstück: 16 EUR – 4,80 EUR (Getränkeanteil 30 %) = 11,20 EUR × 2	22,40 EUR
zuzüglich 7 % USt (vom 1.7.-31.12.2020 = 5 %)	1,56 EUR	23,96 EUR
Frühstück: 4,80 EUR Getränkeanteil x 2 =	9,60 EUR
zuzüglich 19 % USt (vom 1.7. – 31.12.2020 = 16 %)	1,82 EUR	11,42 EUR
Rechnungsbetrag insgesamt		292,18 EUR

Das Frühstück ist mit unterschiedlichen Steuersätzen gesondert in der Rechnung ausgewiesen. Die Vorsteuer darf der Unternehmer uneingeschränkt geltend machen. Den Verpflegungsmehraufwand darf er allerdings nur in Höhe der Pauschalen erfassen, sodass er die tatsächlichen Kosten für das Frühstück als Privatentnahme buchen muss.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4676/6680	Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten	240,00
1800/2100	Privatentnahmen allgemein	32,00
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	18,36
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	1,82	1200/1800	Bank	292,18

Bei Kleinbetragsrechnungen ist in der Rechnung der Steuerbetrag/Steuersatz so anzugeben, dass es möglich ist, den jeweiligen Nettobetrag und die Vorsteuer zutreffend zu ermitteln.