Kernfragen
Zur ersten inhaltlichen Abgrenzung des Reports können wir uns auf einige Standardfragen stützen:
- Was ist unser Ziel?
- Warum wird der Report erstellt?
- Was erwarten die Empfänger von dem Report?
Wir müssen entscheiden, welche Daten im Sinne dieser Antworten wichtig oder nicht wichtig sind. Diese ohnehin schwere Aufgabe wird noch deutlich verschärft, wenn eine sehr kurze Darstellung erwartet wird. Es gilt: Präzise abklären, was wir in der Kürze leisten können und wie der Inhalt dann zu gestalten ist. Wenn Sie mit dem Thema umfassend vertraut sind und sowohl Ziel wie Zielgruppe genau abgeklärt haben, stellt diese Aufgabe kein Hindernis für Sie dar.
Standards und Routine
Da Zeit im Controlling nicht unbegrenzte zur Verfügung steht, müssen wir gleichfalls so schnell wie möglich den Report fertigstellen. Routine und Standards sind wichtige Elemente, um zu beschleunigen.
Als Vorgehenskonzept hilft das Prinzip "Vom Groben zum Detail" (vgl. Abb. 1).
Abb. 1: Vom Groben zum Detail
Mit dieser Vorgehensweise verlieren wir nie das Ziel aus dem Blick. Der Bericht bleibt zielkonform und der rote Faden ist für den Leser klar erkennbar.
3.1 Auswahl der Inhalte
Kernaufgabe: Infos auswählen
Welche Fakten müssen dargestellt und auf welche kann verzichtet werden? Das ist eine zentrale, aber gleichfalls auch sehr schwere Aufgabe im Reporting. Bei der zielorientierten Auswahl der Daten hilft die Aufteilung in 3 Kategorien:
- Muss-Information: Stellt die Kernfakten des Themas dar – den roten Faden. Wird davon etwas weggelassen, entsteht in der logischen Abfolge eine Lücke. Würden Sie ausschließlich diese Informationen darstellen, wäre die inhaltliche Dichte extrem hoch und nur von Experten zu verstehen.
- Soll-Information: Ist keine neue Information. Sie bezieht sich exakt auf die Muss-Information und unterstützt den Leser dabei, den Inhalt besser und leichter zu verstehen. Die inhaltliche Dichte und Schwierigkeit werden reduziert.
- Kann-Information: Ist eine weitere Hilfe, um den Lesern das Verarbeiten der Inhalte so angenehm wie möglich zu machen. Bei sehr komplexen Sachverhalten, die an "Nicht-Experten" vermittelt werden, kommt dieser 3. Informationsart eine hohe Bedeutung zu. Neben inhaltlichen Vertiefungen können Sie Beispiele, Hintergrundinformationen oder ergänzende Bilder/Grafiken einfügen.
3.2 Anforderungen an Reports
Aus Sicht des Controllings muss ein Report den folgenden Anforderungen genügen:
- Klarheit
- Wahrheit
- Vollständigkeit
- Eindeutigkeit
- Verständlichkeit
- Gleichartigkeit (z. B. gleiche Datenbasis, gleiche Berechnungen …)
- Vergleichbarkeit (langfristig)
- Keine Zahl ohne Kommentar!
Autor und Leser können Grundsätze unterschiedlich sehen
All diese Punkte hängen in ihrer Beurteilung vom jeweiligen Standpunkt ab. Was die eine Person als absolut klar bezeichnet, kann eine andere irritieren. Um dieses Risiko und damit Missverständnisse und Fehlentscheidungen zu vermeiden, muss der Autor des Reports sich stets in die Sicht des Empfängers versetzen. Was wird er verstehen? Wie wird er die Daten und ihre Relevanz bewerten? Diese Empathie ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Nur wenn Empfänger und Berichterstatter eng vertraut sind, ist es möglich. Ist dies nicht der Fall, muss der Autor durch seine Kommentare für das gleiche Verständnis sorgen. Damit sollen die Kommentare auch Wertungen beinhalten, die dem Autor eine Richtung weisen.
Umsatzeinbruch berichten und kommunizieren
Es ist ein geringer/unkritischer/deutlicher/völlig unerwarteter/ruinöser Umsatzeinbruch. Bei negativen Aussagen sollte das Controlling zusätzlich Hinweise/Empfehlungen liefern, wie das Problem behoben werden kann. Es genügt also nicht, wenn der Controller die Abweichung feststellt und berichtet. Er soll dem Entscheider eine Hilfestellung oder Empfehlung für die Lösung der Situation geben.
3.3 Struktur des Berichtswesens
Für die Standardisierung ist eine grundsätzliche Orientierung des Berichtswesens notwendig. Dabei sind die 6 Kernbereiche abzustimmen, die in Abb. 2 dargestellt sind.
Abb. 2: Strukturierung des Berichtswesens
Je kürzer z. B. der Zyklus eines Reports ist, desto geringer ist er im Umfang!
Reports in wirtschaftlich guten Zeiten werden nur selten gelesen
Wir können immer wieder beobachten, dass sich die Berichtsrhythmen in wirtschaftlich schwierigen Jahren verkürzen. Das führt zu einem deutlich höheren Aufwand bei den reportenden Bereichen. Diskutieren Sie die Berichte vor dem Hintergrund dieser aktuellen Situation mit den Verantwortlichen neu. Reduzieren Sie die Reports zwischen den ursprünglichen Rhythmen auf wesentliche Kennzahlen und Aussagen. Der umfassende Bericht wird dann weiterhin im alten Rhythmus erstellt. Denken Sie immer daran: Gemessen wird der Bericht an der Qualität. Ob Sie zu wenig Zeit hatten, spielt keine Rolle!