Als ideal gelten Abläufe im Geschäftsleben, wenn sie problemlos abgearbeitet werden können. Das ist allerdings nicht die Realität. Immer wieder gibt es Gefahren, die bewältigt werden müssen. Das ist normal, der Erfolg der Gefahrenabwehr leistet einen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens. Über die erwartbaren Probleme hinaus gibt es Risiken, die ein Unternehmen gefährden können. Nicht immer ist frühzeitig erkennbar, dass z. B. Rohstoffe knapp und teuer werden, sich das Verhalten der Käufer abrupt verändert oder ein Brand die Werkshalle für mehrere Wochen unbrauchbar macht. Das Unternehmen muss auch mit solchen besonderen Situationen umgehen können, dabei hilft das Controlling.
Die regelmäßigen Berichte aus dem Controlling geben Hinweise auf außergewöhnliche Entwicklungen im Unternehmen und dessen Umfeld. Das hilft, sich auf Veränderungen einzustellen und die Risiken zu beherrschen. Kommt es zu Entwicklungen, die nicht erkennbar waren und eine Bedrohung darstellen, muss das Controlling seine Aufgabe erledigen, um die Steuerung des Unternehmens weiter zu ermöglichen. Die dazu notwendigen Informationen müssen bereitgestellt werden. Hierbei werden die Zeiträume der Berichterstattung ebenso angepasst wie deren Detailtiefe und Inhalte.
Vorbereitung
Wenn die Krise da ist, ist die Zeit oft knapp. Für die Einrichtung der notwendigen Datensammlungen und Berichte steht dann nicht mehr viel Zeit zur Verfügung. Besondere Strukturen sollten daher bereits eingerichtet sein, damit die Controllingorganisation flexibel ist, um auf die plötzlichen Anforderungen schnell reagieren zu können.
1.1 Berichtszeiträume verkürzen
In einer Krise müssen viele Entscheidungen getroffen werden. Dabei ist die Geschwindigkeit, in der reagiert wird, entscheidend. Je früher entschieden wird, desto größer ist in der Regel die Ungewissheit über den Stand der aktuellen Situation. Je besser die Entscheider informiert sind, desto besser ist die Qualität der Ergebnisse. Das Controlling trägt die Hauptverantwortung für die Berichtszeiträume, die in problematischen Situationen zum Teil drastisch verkürzt werden müssen.
- Bereits im Vorfeld, wenn eine problematische Entwicklung erwartet wird, werden bestimmte Berichte in kürzeren Zeitabständen erstellt. So werden aus quartalsweisen Liquiditätsplanungen monatliche Reports, monatliche Absatzstatistiken werden wöchentlich erstellt oder die Bestände der Rohstoffe täglich berichtet.
- In der Krise selbst werden Berichte in sehr kurzen Zeitabständen generiert. Dazu können die täglichen Kontostände der Bankkonten gehören oder eine Übersicht über die Verbindlichkeiten des Unternehmens, die alle zwei Tage erstellt wird.
- Anlassbezogen werden wichtige Inhalte festgestellt und berichtet. Der Eingang von Zahlungen bestimmter Kunden hat Einfluss auf die Liquidität. Der Wareneingang von zurückgerufenen Produkten hilft bei der Einschätzung des noch offenen Risikos. Daher werden diese Inhalte dann berichtet, wenn sie eintreten, also der große Kunde bezahlt hat oder der Wareneingang erfolgt ist.
Auf die Notwendigkeit, den Zeitraum zu verkürzen, können viele Berichte schon jetzt vorbereitet werden. Die mehr und mehr automatisierte Arbeit des Controllers kann dazu genutzt werden, bereits von vornherein kürzere Zeiträume für die Erstellung vorzusehen, wenn auch das Reporting in längeren Zeiträumen erfolgt. So kann z. B. ein Quartalsbericht monatlich erstellt, aber nur alle 3 Monate verteilt werden oder ein Bericht wird permanent mit allen verfügbaren Daten gefüllt und steht damit immer aktuell zum Abruf bereit.
Längere Zeiträume zwischen den Controllingberichten haben einen Grund. Zum einen spielt die begrenzte Kapazität der Controller eine Rolle. Die kann in Krisensituationen durch Mehrarbeit schnell und für begrenzte Zeit angepasst werden. Die Konzentration auf das in der Krise wesentliche Reporting schafft ebenfalls Spielraum für die notwendigen Veränderungen. Zum anderen werden die für den Bericht benötigten Daten oft an bestimmten Stichtagen erstellt. Beispiel dafür ist der Monatsabschluss in der Buchhaltung, wo die Daten für viele Berichte der Kostenrechnung und des Controllings entstehen. Soll ein Controllingbericht schneller als gewöhnlich erstellt werden, gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Der vorgezogene Controllingbericht kann mit vorläufigen Werten arbeiten. Dazu werden die Daten, die vorhanden sind, in den Bericht übernommen. Das ergibt jedoch nur Sinn, wenn keine signifikanten Veränderungen mehr zu erwarten sind. Im Report muss zwingend auf die Verwendung der vorläufigen Werte hingewiesen werden.
- Aus vorhandenen, noch unvollständigen Daten kann eine Hochrechnung für den Berichtszeitraum erstellt werden. So wird bereits vor Ablauf der Berichtsperiode ein erwarteter Wert angegeben.
- Es gibt die Möglichkeit, zum Berichtszeitpunkt einen Zwischenabschluss zu erstellen und diese Daten zu verwenden. Wenn z. B. ein technischer Bericht mit Daten gefüllt wird, die im Normalfall erst nach Ende einer Produktionswoche abgerufen werden, kann dieser Vorgang in der ...