Es ist nun Ihre Aufgabe, für die bedrohlichen Risiken konkrete Maßnahmen zur Reduzierung oder Beseitigung zu finden und die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Umsetzung festzulegen. Zwar gibt es für diese Arbeiten kein Patentrezept, Sie können sich der Umsetzung aber mit Hilfe der folgenden Punkte schrittweise nähern:
- Beschreibung von Steuerungsmaßnahmen, möglichst nicht mehr als 2–3 je Risiko, um den Fokus erhalten zu können.
- Benennung von Messgrößen oder Kennzahlen zur Messung des Erfolgs der einzelnen Steuerungsmaßnahmen (nicht des Gesamtrisikos).
- Benennung des erforderlichen Ressourceneinsatzes je Maßnahme, z. B. Personal, evtl. Drittleistungen sowie anschließende Schätzung der zu erwartenden finanziellen Belastung.
- Benennung der Messgrößen oder Kennzahlen zur Messung des Gesamtrisikos, ebenfalls als Ziel- und als Istwerte.
- Benennung des zu erwartenden Ergebnisses, als Differenz zwischen der Ergebnisverbesserung und den Kosten für die Umsetzung der Maßnahmen.
- Festlegung verbindlicher Umsetzungstermine und Verantwortlichkeiten sowie ggf. Dokumentation bestimmter Arbeiten, Vorgehensweisen, Gesprächsergebnisse usw.
Umsetzung mit Excel-Datei
In der Excel-Datei finden Sie das Arbeitsblatt "Maßnahmen", das Sie bei der Identifikation und Umsetzung Ihrer Aktivitäten zur Risikovermeidung und -reduktion unterstützt. Sie können für bis zu 12 Risiken jeweils bis zu 3 Maßnahmen sowie die notwendigen Rahmenbedingungen eingeben. Auf Grund der Notwendigkeit der Fokussierung auf wenige Maßnahmen genügt diese Anzahl in der Regel. Wollen Sie im Einzelfall mehr Maßnahmen hinterlegen, müssen Sie ggf. eine Kopie des Arbeitsblatts erstellen.
Das Arbeitsblatt umfasst zwei Seiten und ist so konzipiert, dass Sie die notwendigen Eingaben, mit Ausnahme des Datums, manuell vornehmen müssen. Auch die Risiken und die Einordnung in eine Klasse müssen manuell eingegeben werden, da Sie ja erst nach Durchführung der Analyse entscheiden, um welche Risiken Sie sich kümmern müssen. Pro Risiko können Sie dann bis zu drei verschiedene Maßnahmen in Stichworten eintragen. Bestimmen Sie zu jeder Maßnahme sinnvolle Messgrößen sowie Ziel- und Istwerte. Auf der zweiten Seite tragen Sie ein, welche Ressourcen Sie für die Umsetzung benötigen und welche Kosten voraussichtlich entstehen werden.
Zusätzlich zu den Kenngrößen für die Einzelmaßnahmen benötigen Sie noch eine Kennzahl, mit deren Hilfe Sie die Veränderung des Gesamtrisikos feststellen können. Am einfachsten ist es, Sie übernehmen hier die Messgrößen, die Sie bereits während der Erfassung definiert haben. Den aktuellen Wert der Kennzahl können Sie aus den bereits vorgenommenen Erhebungen entnehmen. Hier müssen Sie lediglich entscheiden, welchen Wert Sie heranziehen möchten, etwa einen Monatswert, den bisher erreichen Jahreswert oder die Prognose für das Jahresende. Grundsätzlich empfiehlt es sich, möglichst nahe am aktuellen Geschehen zu bleiben und entweder den Monatswert oder den kumulierten Jahreswert zu wählen. Auch hier sollten Sie wieder mit Ziel- und Istwerten arbeiten.
Zusammenhänge von Kennzahlen
Die Zusammenhänge zwischen Einzel- und Gesamtkennzahlen lassen sich am Beispiel des Risikos "Lieferanten-Zuverlässigkeit" erkennen. Die Lieferanten-Zuverlässigkeit selbst wird auf der zweiten Seite mit Hilfe der Kennzahl Liefertermintreue als Prozentwert dargestellt. Um diesen Wert zu verbessern, wurden die Maßnahmen "Konventionalstrafen", "Lieferantenaudit" und "Überprüfung Lieferanten" gewählt. Die Maßnahmen selbst werden aber mit anderen Messgrößen auf ihren Erfolgsbeitrag überprüft, etwa "Anzahl Verträge" oder "Anzahl Audits".
Nutzen der einzelnen Maßnahmen bestimmen
Die Umsetzung der Maßnahmen lohnt sich nur, wenn der Nutzen bzw. das Ergebnis höher ist als die Kosten durch die Umsetzung. Stellen Sie z. B. bei den Forderungen fest, dass der Bestand laufend wächst und Sie zunehmend Liquiditätsprobleme bekommen, und Sie entschließen sich, die Forderungen zu verkaufen (Factoring), können Sie sehr schnell sowohl die Kosten als auch den Nutzen bestimmen. Der Zuwachs an Liquidität beträgt meist zwischen 80 und 90 % der Forderungssumme, die Kosten belaufen sich auf 0,5–1,5 % der Forderungen. Gleichzeitig müssen Sie Ihre Kreditlinie nicht mehr im bisherigen Umfang ausnutzen, was zu Zinseinsparungen führt.
Schwieriger ist die Schätzung bei der Verbesserung der Lieferantenzuverlässigkeit. Arbeiten Sie hier zunächst mit stark vereinfachten Prämissen. Sie können z. B. nur dann 100 % Ihrer Aufträge fristgerecht ausliefern, wenn alle Lieferanten pünktlich und in vollständigem Umfang liefern. Liefern beispielsweise 5 % der Anbieter nicht termingerecht, können Sie vereinfachend annehmen, dass Sie 5 % Ihrer Aufträge nicht fristgerecht ausliefern können. Unterstellen Sie nun, dass Sie 5 % Ihres Auftragswertes nicht bzw. verspätetet fakturieren können, so erhalten Sie einen groben potenziellen Schadenswert. Diesem Wert stellen Sie nun die Kosten für die Durchführung von Audits oder Vertragsverhandlungen gegen...