Risikomanagement: So sorgen Sie für ­Akzeptanz und Anwen ... / 8 Was immer Sie tun, halten Sie es einfach!

Ob bei der Etablierung eines neuen Risikomanagement-IT-Tools, der Einführung neuer MS-Excel-Bögen, mit denen Sie die risikorelevanten Informationen im Rahmen Ihrer Risikoberichterstattung abfragen, oder sonstigen Aktivitäten: Denken Sie immer daran, dass Sie auf die Hilfe und Mitarbeit Ihrer Kollegen im gesamten Unternehmen angewiesen sind! Diese werden i. d. R. nicht zum Thema Risikomanagement so ausgebildet sein oder die Erfahrung gesammelt haben wie Sie. Lassen Sie also einen gesunden Pragmatismus walten und versuchen Sie, alles so einfach wie möglich zu halten.

Komplexität vermeiden bedeutet Fehler vermeiden

Bleiben wir beispielhaft bei einem der elementaren Prozesse im Rahmen des Risikomanagements: der Risikoberichterstattung, d. h. der Erhebung von Informationen mit standardisierten Formblättern. Dabei ist es i. d. R. unerheblich, ob Sie mit MS-Excel und Outlook oder mithilfe einer webbasierten Eingabe arbeiten. Grundsätzlich muss man sich bei der Auswahl der Informationen, die man abfragt, die folgenden Fragen stellen: Welche Punkte sind steuerungsrelevant? Und: Ist die Person, die die Information im Tagesgeschäft liefern soll, überhaupt in der Lage, die Felder sinnvoll zu füllen?

Ihnen als Risikomanager oder Risiko-Controller nützt es nichts, wenn die gelieferten Informationen falsch eingegeben werden und für Sie keinen erkennbaren Wert haben. So müssen Sie jedes Mal bei Eingabefehlern oder bei Verständnisproblemen die Person kontaktieren, die den Bogen ausgefüllt hat. Und dabei soll nicht unterstellt werden, dass die Person die Information mit böser Absicht falsch eingetragen hat. In der Regel wird es so sein, dass sie die Informationen mit bestem Wissen und Gewissen eingegeben hat, es häufig aber aufgrund des fehlenden Know-hows um das Thema Risikomanagement nicht besser konnte.

Hierdurch und beschleunigt durch die permanenten Rückfragen und Überarbeitungen geht schnell die Motivation der handelnden Personen verloren und die Qualität leidet maßgeblich.

Win-win-Situation schaffen

Daher ist es sinnvoll, von Anfang an eine "Win-win-Situation" zu erzielen. Das heißt, die abgefragten Informationen müssen durch die Person, welcher Abteilungszugehörigkeit auch immer, zu erheben sein. Bei einer entsprechenden Einfachheit wächst dann auch schnell die intrinsische Motivation bei der Person, den Bogen richtig auszufüllen, da sie für die Risiken ohnehin verantwortlich ist. Sie schafft durch die Erhebung und Aufbereitung der Informationen Transparenz, die für ihr Tagesgeschäft auch wichtig ist. Vielleicht erkennt sie sogar noch selbst Steuerungslücken und Verbesserungspotenziale!

Klarheit und Transparenz herstellen

Und letztlich gilt es, sich immer wieder die Frage vor Augen zu führen: Welchem grundsätzlichen Zweck soll die Risikoberichterstattung dienen? Letztlich geht es doch darum, in der Organisation offen über die Risiken zu sprechen, Transparenz zu schaffen und die Risiken präsent zu machen, eine Vorstellung von deren Einfluss auf die relevanten Steuerungsgrößen und Kennzahlen zu haben und zu wissen, mit welchen Maßnahmen den Risiken präventiv - bzw. im Falle eines Risikoeintritts reaktiv - entgegengewirkt wird.

Möglicherweise benötigen Sie für tiefergehende Analysen noch weitere Informationen. Diese sollten Sie dann aber separat z. B. im Vier-Augen-Gespräch erheben. Wichtig bleibt, dass Sie die Organisation bei Standardabläufen nicht verlieren. Letztlich gilt: Einfachheit ist ein Wert an sich!

Aktive Unterstützung der Kollegen

Und noch abschließend ein Aspekt: Wenn Sie Ihre Kollegen erstmalig verpflichten, die Risiken strukturiert zu erheben, sollten Sie Ihnen helfen! Führen Sie Workshops durch. Unterstützen Sie Ihre Kollegen in den Funktionen beim Identifizieren und Beschreiben der Risiken, bei der Risikobeurteilung etc. Sie haben die Chance, dass Sie von Anfang an die Informationen erhalten, die Sie benötigen. Berücksichtigen Sie dabei auch diesen psychologischen Aspekt: Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie einen Fragebogen erhalten, ohne zu wissen, was das soll und wie man ihn richtig ausfüllt? Und wie fühlen Sie sich, wenn Ihnen jemand das erklärt, Ihnen dabei hilft und Sie umfangreich unterstützt? Das schafft Vertrauen und Verständnis!