Wie bei allen Rückstellungen ist auch der Betrag für die unterlassene Instandhaltung mit dem erwarteten Aufwand zu passivieren. Erwartete Preisreduktionen müssen berücksichtigt werden. Daher sind Skonto oder Rabatte vom erwarteten Rechnungsbetrag abzuziehen. Damit der Betrag, der aus der Fachabteilung gemeldet wird, den gesetzlichen Ansprüchen genügt, muss der Buchhalter diesen verifizieren. Das geschieht am besten gemeinsam mit dem Fachmann, der für die Instandhaltung zuständig ist.
- Wenn bereits eine Bestellung der externen Leistung vorliegt, werden die Bedingungen in der Bestellung geprüft. So können Skonto, Rabatte oder andere Abzüge festgestellt werden.
- Liegt ein Angebot oder ein Kostenvoranschlag vor, dann wird auch dort bereits von Zu- und Abschlägen die Rede sein. Es ist zu prüfen, ob für den üblicherweise eingesetzten Lieferanten oder Servicedienstleister weitere Zu- und Abschläge anfallen.
- Gibt es lediglich eine Kostenschätzung des Fachmannes, dann muss mit diesem geklärt werden, ob die genannten Nebenkosten berücksichtigt wurden und welcher Partner voraussichtlich mit der Aufgabe betraut wird. Auch hier gibt es Erfahrungswerte über Skonto oder Rabatte, die der Techniker vor Ort nicht unbedingt kennt. Der geschätzte Aufwand ist entsprechend zu korrigieren.
Nebenkosten in die Rückstellungsberechnung einbeziehen
Die Techniker, die für die Reparatur verantwortlich sind, vergessen oft, dass es auch Nebenkosten gibt. So werden Versandkosten, Verpackungskosten oder Mindermengenzuschläge die Instandhaltungskosten erhöhen. Das muss bei der Rückstellung in den Betrag einfließen.
Zu den zu berücksichtigenden Aufwendungen gehören nicht die Leistungen eigener Mitarbeiter. Zurückgestellt werden nur die Beträge, die an Außenstehende gehen.
3.1 Auswirkungen der Rückstellungsbildung auf das Ergebnis
Wie jede Rückstellung verschlechtert auch die für unterlassene Instandhaltung das Ergebnis. Gleichzeitig wird das Ergebnis des Folgejahres verbessert. Damit werden vor allem Steuerzahlungen um ein Jahr verschoben. Werden Dividenden an die Eigentümer gezahlt, sinkt durch die Bildung von Rückstellungen die Basis für deren Berechnung. Immer handelt es sich nur um eine Verschiebung um ein Jahr, da die Instandhaltungsmaßnahmen im Folgejahr durchgeführt werden müssen. Das Unternehmen sollte ein Interesse an der korrekten Zuordnung der Kosten zum Geschäftsjahr haben. Daher ist es sinnvoll, die unterlassenen Instandhaltungsaufwendungen über die Rückstellung in die entsprechende GuV zu buchen. Ungerechte Kostenschwankungen werden dadurch vermieden. Der Betriebsprüfer schaut sehr kritisch auf die Rückstellungshöhe. Zwar handelt es sich um eine Steuerverschiebung um nur ein Jahr. Wenn es gelingt, permanent eine Rückstellung in ähnlicher Höhe zu haben, dann ist das eine permanente Steuerverschiebung. Das will die Finanzbehörde verhindern.
Berechnung des Instandhaltungsaufwands
Für die Reparatur des Asphalts auf dem Firmenparkplatz, die aufgrund ungeeigneten Wetters verschoben werden musste, liegt ein verhandeltes Angebot vor. Dieses lautet über 4.105,50 EUR inkl. MwSt. Außerdem können 3 % Skonto gezogen werden, was das Unternehmen auch regelmäßig nutzt. Für den Abtransport und die Entsorgung des defekten Asphalts schätzt der zuständige technische Leiter die Kosten auf ca. 1.500 EUR. Damit errechnet sich die Rückstellung wie folgt:
| Kosten laut Angebot |
4.105,50 EUR |
| abzgl. MwSt. |
655,50 EUR |
| Nettokosten |
3.450,00 EUR |
| abzgl. 3 % Skonto |
103,50 EUR |
| Baukosten |
3.346,50 EUR |
| Transport und Entsorgung |
1.500,00 EUR |
| Instandhaltungsaufwand |
4.846,50 EUR |
Betriebsprüfung: Exakte Dokumentation und richtige Berechnung schaffen Vertrauen
Neben einer exakten Dokumentation ist eine genaue Berechnung der Rückstellungshöhe ein wichtiger Pluspunkt bei der Beurteilung. Wird Jahr für Jahr die Rückstellung zu hoch berechnet, werden die Beträge nicht erreicht oder die Termine nicht eingehalten, wird der Prüfer die Bildung der Rückstellung beanstanden. Gerade durch die Rückstellung für unterlassene Instandhaltung wird Vertrauen aufgebaut. Eine Kontrolle ist sehr gut möglich, die Argumente für die Rückstellung sind eindeutig, die Gesetzeslage lässt nur wenig Spielraum.
Für das gute Verhältnis zwischen Betriebsprüfer und Unternehmen ist es hilfreich, die Gründe für auftretende Abweichungen zu dokumentieren. Vor allem, wenn sich aufgrund von Lieferproblemen oder Kapazitätsengpässen bei Handwerkern und Dienstleistern eine Verschiebung über die 3-Monats-Frist hinaus ergibt, kann eine eventuelle Fehleinschätzung besser nachvollzogen werden. Eine Korrektur der Bilanz erfolgt trotzdem.
Bewertung mit dem Barwert – keine Abzinsung
Grundsätzlich muss eine Rückstellung mit dem Barwert angesetzt werden. Die Abzinsung ist im Fall der Rückstellung für unterlassene Instandhaltung jedoch nicht notwendig, da dies nur Rückstellungen ab einer Laufzeit von einem Jahr betrifft. Laut Definition müssen die unterlassenen Instandhaltungen innerhalb der ersten 3 Monate des Folgejahrs nachgeholt werden. Damit kommt es niemal...