Rückstellungen, Überblick nach Handels- und Steuerrecht / 7.2 Zu verwendende Konten

Weiterhin ist bei der Buchung einer Rückstellung festzulegen, welche Erfolgskonten für die Bildung und die Auflösung der Rückstellung verwendet werden. Dabei sind mehrere Möglichkeiten anwendbar, von denen im Folgenden 2 Alternativen kurz dargestellt werden. Die Wahl der konkreten Buchungsmethode im Einzelfall hängt von der Komplexität der kontenmäßigen Erfassung des jeweiligen Sachverhalts ab.

Die genaueste Abbildung wird erreicht durch die Bildung und Auflösung einer Rückstellung gegen die Aufwandskonten, auf denen die Aufwendungen gebucht würden, wenn sie schon angefallen wären.

Die Bildung/Erhöhung einer Rückstellung wird nach dieser Methode mit folgendem Buchungssatz gebucht:

Aufwandskonto(bzw.-Konten)

an Rückstellungen

Die Auflösung bzw. Inanspruchnahme wird analog umgekehrt gebucht:

Rückstellungen

an Aufwandskonto (bzw. -konten)

Diese Buchungstechnik ist einfach anzuwenden bei einmalig zu bildenden Rückstellungen, die nur ein oder wenige Aufwandskonten betreffen.

Praxis-Beispiel

Buchung Prozesskostenrückstellung

Unternehmer Huber muss zum 31.12.01 für mögliche Gerichts- und Anwaltskosten aufgrund eines anstehenden Gerichtsverfahrens eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten bilden. Er schätzt den nominellen Verpflichtungsbetrag auf 5.000 EUR. Mit einem Urteil rechnet er Mitte März 02.

Die Umsatzsteuer wird nicht beachtet.

Vorschlag zur Buchung der Bildung der Rückstellung im Geschäftsjahr 01:

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4950/6825	Rechts- und Beratungskosten	5.000	0970/3070	Sonstige Rückstellungen	5.000

Im Geschäftsjahr 02 wird – wie erwartet – im März das Urteil verkündet. Die Gerichts- und Anwaltskosten belaufen sich a) auf 4500 EUR, b) 5.000 EUR und c) 5.500 EUR.

Lösungsvorschlag für Fall a)

Variante 1: Buchung gegen die Rückstellung

Die Zahlung der Aufwendungen im Geschäftsjahr 02, für die im Jahr zuvor eine Rückstellung gebucht wurde, wird direkt gegen die Rückstellung gebucht. Nur der zu viel gebildete Anteil der Rückstellung i. H. v. 500 EUR wird erfolgswirksam aufgelöst.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0970/3070	Sonstige Rückstellungen	5.000	1200/1800	Bank	4.500
			2735/4930	Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen	500

Variante 2: Buchung über Aufwandskonten

In vielen Fällen wird die Inanspruchnahme nicht direkt gegen das bilanzielle Rückstellungskonto gebucht, sondern die im Geschäftsjahr der Inanspruchnahme anfallenden Aufwendungen werden in der laufenden Buchführung auf normalen Aufwandskonten erfasst und die Rückstellungsauflösung wird dann gegen die belasteten Aufwandskonten vorgenommen.

Im hier betrachteten Beispiel würden nach dieser Vorgehensweise die eingehenden Gebührenbescheide und Rechnungen im Geschäftsjahr 02 im ersten Schritt über das Konto "Rechts- und Beratungskosten" aufwandswirksam gebucht, da die Mitarbeiter in der Buchhaltung zum Zeitpunkt der Zahlung nicht überprüfen (können), ob für die jeweilige Rechnung bereits eine Rückstellung gebildet wurde. Im zweiten Schritt wird die Auflösung der Rückstellung aus diesem Grund ebenfalls über das Konto "Rechts- und Beratungskosten" vorgenommen.

Buchungsvorschlag für die Erfassung der im Geschäftsjahr 02 entstehenden Aufwendungen:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4950/6825	Rechts- und Beratungskosten	4.500	0970/3070	Bank	4.500

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0970/3070	Sonstige Rückstellungen	5.000	4950/6825	Rechts- und Beratungskosten	4.500
			2735/4930	Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen	500

Für die Fälle b) und c) wird nur jeweils die Variante 1 dargestellt

Lösungsvorschlag für Fall b):

In diesem Fall entsprechen die zurückgestellten Aufwendungen genau den im Folgejahr anfallenden Beträgen. Daher deckt die im Geschäftsjahr 01 gebildete Rückstellung exakt die im Geschäftsjahr 02 anfallenden Aufwendungen ab.

Buchungsvorschlag zur Inanspruchnahme der zuvor gebildeten Rückstellung (nach Variante 1):

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0970/3070	Sonstige Rückstellungen	5.000	1200/1800	Bank	5.000

Lösungsvorschlag für Fall c):

In diesem Fall reichen die zurückgestellten Aufwendungen i. H. v. 5.000 EUR nicht aus, um die im Folgejahr anfallenden Beträge i. H. v. 5.500 EUR abzudecken. Daher deckt die im Geschäftsjahr 01 gebildete Rückstellung nicht alle im Geschäftsjahr 02 anfallenden Aufwendungen ab. In Höhe der nicht durch die zuvor gebildete Rückstellung abgedeckten Auszahlungen entsteht ein Aufwand i. H. v. 500 EUR im Geschäftsjahr 02:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0970/3070	Sonstige Rückstellungen	5.000	1200/1800	Bank	5.500
4950/6825	Rechts- und Beratungskosten	500

Bei vielen Verpflichtungen betreffen die Aufwendungen zu ihrer Erfüllung mehrere Aufwandskonten...