Sachbezüge / 10 Umsatzsteuer – Schnittstelle zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung

Sachbezüge, die der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber erhält, haben auch umsatzsteuerrechtliche Auswirkungen. Es kann z. B. sein, dass ein Sachbezug im Rahmen der Freigrenze von 50 EUR lohnsteuerfrei bleibt, aber Umsatzsteuer auslöst. Der Umsatzsteuer unterliegen sämtliche Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmen gegenüber seinen Mitarbeitern gegen Entgelt erbringt. Dabei kann das Entgelt auch in einer arbeitsvertraglich vereinbarten Arbeitsleistung bestehen. Deshalb sind die von der Lohnbuchhaltung erfassten Sachzuwendungen auch der Finanzbuchhaltung zugänglich zu machen, um eine zutreffende umsatzsteuerliche Erfassung zu gewährleisten.

Bemessungsgrundlage ist das vereinbarte Entgelt. Steuerbefreiungen wie die Sachbezugsfreigrenze oder der Rabattfreibetrag von 1.080 EUR bleiben dabei unberücksichtigt.

Wichtig

Keine Umsatzsteuer bei Aufmerksamkeiten

Aufmerksamkeiten und Leistungen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers sind kein Arbeitslohn und damit lohnsteuerfrei. Hierunter fallen insbesondere

• Geschenke aus persönlichem Anlass des Arbeitnehmers, wenn deren Wert 60 EUR nicht überschreitet,
• Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung, wenn die Zuwendungen nicht mehr als 110 EUR^[1] je teilnehmendem Arbeitnehmer betragen.

Diese Sachleistungen, die lohnsteuerlich kein Arbeitslohn sind, können zu keinem umsatzsteuerbaren Leistungsaustausch führen und bleiben damit auch bei der Umsatzsteuer außer Ansatz.^[2]

Kein Vorsteuerabzug bei Geschenken für private Zwecke

Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Sachleistungen, ohne dass ein gesondertes Entgelt oder eine anteilige Arbeitsleistung hierfür berechnet wird, liegt zwar kein Leistungsaustausch vor, aber eine umsatzsteuerlich relevante unentgeltliche Wertabgabe

• i. S. d. § 3 Abs. 1b UStG (Zuwendung eines Gegenstands) oder
• i. S. d. § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG (unternehmensfremde Verwendung von Gegenständen des Unternehmensvermögens).

Diese beiden Fallgruppen werden im Umsatzsteuerrecht den entgeltlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen gleich gestellt und unterliegen damit der Umsatzsteuer. Die Gleichstellung mit einer entgeltlichen Lieferung ist gesetzlich aber nur dort geboten, wo das Unternehmen für den Einkauf Vorsteuer abziehen konnte.

Eine Ausnahme gilt dann, wenn das Unternehmen für die Eingangsumsätze keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Der Arbeitgeber kann für den Einkauf von Sachgeschenken keinen Vorsteuerabzug vornehmen, wenn diese für den Privatgebrauch des Arbeitnehmers bestimmt sind. Die Eingangsleistung erfolgt nicht an das Unternehmen des Arbeitgebers, da von vornherein eine Verwendung für betriebsfremde Zwecke vorgesehen ist. Erfolgt die Eingangsleistung unmittelbar für die Erbringung einer unentgeltlichen Wertabgabe, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Gleichzeitig ist bei der Abgabe an den Arbeitgeber keine umsatzsteuerbare Wertabgabe anzusetzen, die zur Umsatzsteuer führt.

[1] § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG.

[2] Abschn. 1.8 Abs. 3, 4 UStAE i. V.m. R 19.6, 19.3 LStR.