Sachbezüge, freie Kost

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Werte der Sozialversicherungsentgeltverordnung
• Umsatzsteuer
• Minijobs

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Sachbezüge 19 % USt (Waren)	8595	4945		Sonstige betriebliche Erträge
Löhne	4110	6010		Löhne und Gehälter

So kontieren Sie richtig!

Gewährt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern freie oder verbilligte Verpflegung, muss er hierfür die Werte der Sozialversicherungsentgeltverordnung ansetzen.

Die Buchung des betreffenden Sachbezugswerts erfolgt auf das Konto "Sachbezüge 19 % USt (Waren)" 8595 (SKR 03) bzw. 4945 (SKR 04).

Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto "Löhne" 4110 (SKR 03) bzw. 6010 (SKR 04) oder bei Angestellten auf das Konto "Gehälter" 4120 (SKR 03) bzw. 6020 (SKR 04).

Buchungssatz:

Löhne/Gehälter

an Sachbezüge 19 % USt (Waren)

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Freie Kost im Gastgewerbe

Ein Hotelier gewährt seinem Koch freie Kost. Der Hotelier muss dafür die Werte der Sozialversicherungsentgeltverordnung ansetzen. Für 2025 beträgt der Sachbezugswert für freie Kost und Verpflegung 333 EUR (für 2024: 313 EUR).

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4110/6010	Löhne	333	8595/4945	Sachbezüge 19 % (Waren)	333

3 Bundeseinheitliche Werte für freie Kost

Die jeweiligen Sachbezugswerte werden jährlich vom Bundesarbeitsministerium in der Sozialversicherungsentgeltverordnung festgelegt. Die betreffenden Werte für 2023 können der nachfolgenden Übersicht entnommen werden.

Übersicht: Sachbezugswerte 2025 für freie Kost und Verpflegung

	Frühstück	Mittagessen	Abendessen	Volle Verpflegung
Arbeitnehmer (einschließlich Jugendlichen und Auszubildenden)
Monat	69,00	132,00	132,00	333,00
Kalendertag	2,30	4,40	4,40	11,10
Volljährige Familienangehörige
Monat	69,00	132,00	132,00	333,00
Kalendertag	2,30	4,40	4,40	11,10
Minderjährige Familienangehörige (vor Vollendung des 18. Lebensjahres)
Monat	55,20	105,60	105,60	266,40
Kalendertag	1,84	3,52	3,52	8,88
Minderjährige Familienangehörige (vor Vollendung des 14. Lebensjahres)
Monat	27,60	52,80	52,80	133,20
Kalendertag	0,92	1,76	1,76	4,44
Familienangehörige (vor Vollendung des 7. Lebensjahres)
Monat	20,70	39,60	39,60	99,90
Kalendertag	0,69	1,32	1,32	3,33

4 Auch Sachbezüge gehören zum Arbeitslohn

Nach § 8 Abs. 1 EStG gehören alle Güter, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses zufließen, zum Arbeitslohn und unterliegen daher der Lohnsteuer. Das gilt unabhängig von der Art der Gewährung, also unabhängig davon, ob Geld oder Sachbezüge gewährt werden.

Muss der Arbeitnehmer für die vom Arbeitgeber gewährte Verpflegung keine Zuzahlung leisten, ist der betreffende Sachbezugswert in voller Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, im Falle einer Zuzahlung nur die Differenz zwischen Sachbezugswert und gezahltem Betrag. D. h., bezahlt der Arbeitnehmer selbst für seine Mahlzeiten, rechnen Sie den entsprechenden Betrag auf den jeweiligen Sachbezugswert an.

Praxis-Beispiel

Kellner zahlt für Verpflegung einen Betrag zu

Ein Gastwirt gewährt seinem Kellner verbilligt volle Kost und Verpflegung. Der Kellner zahlt hierfür 150 EUR. Der Gastwirt muss daher einen geldwerten Vorteil von 183 EUR (333 EUR abzüglich der 150 EUR Eigenanteil) zugrunde legen.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4110/6010	Löhne	183	8595/4945	Sachbezüge 19 %	183

Entspricht dagegen die Zuzahlung des Arbeitnehmers dem einschlägigen Sachbezugswert oder übersteigt sie ihn sogar, entsteht für den Mitarbeiter kein geldwerter Vorteil, sodass nichts der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu unterwerfen ist.

Praxis-Beispiel

Zuzahlung entspricht dem Sachbezugswert

Ein Gastwirt gewährt seinem Kellner das Abendessen. Hierfür zahlt der Kellner monatlich 132,00 EUR. Folge: Die Zuzahlung entspricht genau dem amtlichen Sachbezugswert für 2025, sodass insoweit kein steuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt entsteht.

5 Minijobber und geringfügig Beschäftigte: Worauf besonders geachtet werden muss

5.1 Vorsicht bei Minijobbern: Grenzwertüberschreitung prüfen

Überlassen Sie Ihren Mitarbeitern freie oder verbilligte Mahlzeiten, müssen Sie besonders bei Ihren Minijobbern vorsichtig sein. Denn die Werte der Sozialversicherungsentgeltverordnung gelten auch für Minijobber.

Die gewährten Vergünstigungen gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Als Folge kann sich eine Überschreitung der Entgeltgrenze ergeben.

Praxis-Beispiel

Überschreiten der Entgeltgrenze

Ein Gastwirt beschäftigt 2025 eine Kellnerin auf der Basis eines Minijobs. Die Kellnerin erhält monatlich 538 EUR. Wenn sie beispielsweise ein kostenloses Abendessen erhält, beträgt ihr Entgelt insgesamt 670 EUR (538 EUR Gehalt plus 132 EUR Sachbezugswert für das Abendessen). Die 538-EUR-Grenze ist um 132 EUR überschritten.

Praxis-Tipp

Sachbezugswerte wegen Entgeltgrenze bei geringfügiger Beschäftigung beachten

Sie sollten die aktuellen Sachbezugswerte für Verpflegung stets parat haben. Nur so können Sie auf Anhieb beurteilen, wie viel an freier oder verbilligter Verpflegung Sie Ihren geringfügig Beschäftigten zukommen lassen können, ohne die Entgeltgrenze zu überschreiten.

5.2 Die Anwendung der Werte ist zwingend

Das gilt selbst dann, wenn Sie die Werte der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht fü...