Sachbezüge, freie Unterkunft

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Ortsübliche Miete
• Zuzahlungen
• Minijobs

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Verrechnete sonstige Sachbezüge ohne Umsatzsteuer	8614	4949		Sonstige betriebliche Erträge
Löhne	4110	6010		Löhne und Gehälter

So kontieren Sie richtig!

Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern eine Unterkunft zur Verfügung, muss er dafür den Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung ansetzen.

Soweit den Arbeitnehmern eine Wohnung kostenlos zur Verfügung gestellt wird, muss hierfür die ortsübliche Miete angesetzt werden.

In beiden Fällen erfolgt die Buchung der maßgebenden Werte auf das Konto "Löhne" 4110 (SKR 03) bzw. 6010 (SKR 04).

Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto "Verrechnete sonstige Sachbezüge ohne Umsatzsteuer" 8614 (SKR 03) bzw. 4949 (SKR 04).

Buchungssatz:

Löhne

an Verrechnete sonstige Sachbezüge ohne Umsatzsteuer

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Freie Unterkunft

Ein Bauunternehmer stellt dem bei ihm beschäftigten polnischen Arbeitnehmer dauerhaft (über einen Zeitraum von 6 Monaten hinaus) ein beheiztes Zimmer unentgeltlich zur Verfügung.

Lösung:

Der Wert der freien Unterkunft gehört zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Maßgebend sind die Werte der jeweils geltenden Sozialversicherungsentgeltverordnung. Diese betragen für 2024 im gesamten Bundesgebiet monatlich 278 EUR (2024: 278 EUR).

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4110/6010	Löhne	282	8614/4949	Verrechnete sonstige Sachbezüge ohne Umsatzsteuer	282

3 Bundeseinheitliche Werte für freie Unterkunft

Die jeweiligen Sachbezugswerte werden jährlich vom Bundesarbeitsministerium in der Sozialversicherungsentgeltverordnung festgelegt. Die betreffenden Werte für 2025 können Sie der nachfolgenden Übersicht entnehmen.

Übersicht: Sachbezugswerte 2025 für freie Unterkunft

	Unterkunft allgemein	Arbeitgeberhaushalt/Gemeinschaftsunterkunft
Belegung mit einem volljährigen Arbeitnehmer
Monat	282,00	239,70
Kalendertag	9,40	7,99
Belegung mit 2 volljährigen Arbeitnehmern
Monat	169,20	126,90
Kalendertag	5.64	4,23
Belegung mit 3 volljährigen Arbeitnehmern
Monat	141,00	98,70
Kalendertag	4,70	3,29
Belegung mit mehr als 3 volljährigen Arbeitnehmern
Monat	112,80	70,50
Kalendertag	3,76	2,35
Belegung mit einem Jugendlichen/Auszubildenden
Monat	239,70	197,40
Kalendertag	7,99	6,58
Belegung mit 2 Jugendlichen/Auszubildenden
Monat	126,90	83,40
Kalendertag	4,23	2,82
Belegung mit 3 Jugendlichen/Auszubildenden
Monat	98,70	56,40
Kalendertag	3,29	1,88
Belegung mit mehr als 3 Jugendlichen/Auszubildenden
Monat	70,50	28,20
Kalendertag	2,35	0,94

Der monatliche Gesamtsachbezugswert für Unterkunft und Verpflegung für 1 volljährigen Arbeitnehmer beträgt ab dem 1.1.2025 für das gesamte Bundesgebiet 615 EUR (2024: 591 EUR).

4 Freie Unterkunft/frei überlassene Wohnung

4.1 Die Bewertung einer unentgeltlich überlassenen Wohnung richtet sich nach der ortsüblichen Miete

Von der freien Unterkunft, die mit dem Zimmer eines Untermieters vergleichbar ist, ist die freie Überlassung einer Wohnung durch den Arbeitgeber zu unterscheiden.

Im Gegensatz zur Unterkunft ist eine Wohnung eine in sich geschlossene Einheit von Räumen, in denen die Führung eines selbstständigen Haushalts möglich ist. Es müssen eine eigene Wasserversorgung, eine Kochgelegenheit, die einer Küche vergleichbar ist, und eine eigene Toilette vorhanden sein.

Des Weiteren ist die Einheit nur dann als in sich geschlossen anzusehen, wenn die Wohnung über einen Abschluss verfügt.

Für die kostenlose Überlassung einer Wohnung ist die ortsübliche Miete maßgebend. Dabei sind Beeinträchtigungen, die sich aus der Lage der Wohnung zum Betrieb ergeben, bei der Bewertung zu berücksichtigen. Als derartige Beeinträchtigungen kommen beispielsweise in Betracht betrieblich veranlasste Geräusche, Geruchsbelästigungen, mit Schwierigkeiten verbundene Erreichbarkeit der Wohnung auf dem Betriebsgelände. Die dauerhafte Überlassung von Wohnungen (= mehr als 6 Monate) durch den Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer ist umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 Satz 1 Buchst. a UStG). Die kurzfristige Überlassung von Wohnungen ist hingegen umsatzsteuerpflichtig.

Soweit gesetzliche Mietpreisbeschränkungen bestehen, sind die durch diese Beschränkungen festgelegten Mietpreise als Werte anzusetzen.

4.2 Bei schwieriger Feststellung der ortsüblichen Miete erfolgt eine vereinfachte Feststellung

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Wohnung zu einem Mietpreis, der innerhalb der Mietpreisspanne des örtlichen Mietspiegels für vergleichbare Wohnungen liegt, scheidet die Annahme eines geldwerten Vorteils regelmäßig aus. Das gilt auch dann, wenn der unterste Wert des Mietpreisspiegels angesetzt wird. Überlässt ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Wohnungen und werden Nebenkosten ganz oder teilweise nicht erhoben, liegt eine verbilligte Überlassung und damit ein Sachbezug nur vor, soweit die tatsächlich erhobene Miete zusammen mit den tatsächlich abgerechneten Nebenkosten die ortsübliche Miete (Kaltmiete plus umlagefähige Nebenkosten) unterschreitet.

Seit 2020 gilt nach Art. 2 des "Gesetzes zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften" Folgendes: Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Wohnung...