Sachbezüge: Lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlich ... / 5.2.1 Mahlzeiten in einer vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine

Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten in einer von Ihnen selbst betriebenen Einrichtung, so sind in 2025 folgende Beträge anzusetzen.^[1]

• Frühstück 2,30 EUR,
• Mittag-/Abendessen 4,40 EUR.

Einen geldwerten Vorteil müssen Sie dann erfassen, wenn der vom Arbeitnehmer gezahlte Preis für eine Mahlzeit (einschl. Umsatzsteuer) den amtlichen Sachbezugswert unterschreitet.^[2]

Der Arbeitgeber hat dann die Möglichkeit, den Sachbezugswert gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal mit 25 % Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu besteuern. Der Sachbezugswert ist auch für Zwecke der Umsatzsteuer heranzuziehen.

Praxis-Tipp

Der Arbeitgeber kann die Pauschalbesteuerung wählen

Die Pauschalbesteuerung nach § 40 EStG ist immer ein Wahlrecht des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber hat grundsätzlich immer die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil individuell beim Arbeitnehmer (nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen) zu versteuern. Gerade bei der Bewertung von Mahlzeiten in Kantinen, die unterschiedliche Essen zu unterschiedlichen Preisen anbieten, und in Fällen, in denen man nicht nachprüfbar erfasst, welcher Mitarbeiter wann essen gegangen ist, bietet sich aus Vereinfachungsgründen die Pauschalbesteuerung an.

So buchen Sie richtig

Kantinenmahlzeit

In der Kantine des Arbeitgebers werden im Monat Februar 2023 insgesamt 2.300 Mittagsmahlzeiten kostenpflichtig ausgegeben.

Der Arbeitnehmer zahlt pro Mahlzeit:

1. Variante: 4,40 EUR,

2. Variante: 4,50 EUR.

In beiden Fällen ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern, da der Preis der Mahlzeit den Sachbezugswert nicht unterschreitet.

3. Variante: Preis der Mahlzeit: 2,30 EUR.

Da dieser Preis den Sachbezugswert (2025) von 4,40 EUR unterschreitet, ist ein geldwerter Vorteil pro Mahlzeit i. H. v. 2,10 EUR zu versteuern.

Geldwerter Vorteil insgesamt: 2,10 EUR × 2.300 Portionen	= 4.830 EUR
Dieser Wert kann gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG mit 25 % pauschaler Lohnsteuer	= 1.207,50 EUR
zzgl. 5,5 % pauschalen Solidaritätszuschlags	= 66,41 EUR
zzgl. 5 % pauschaler Kirchensteuer[3]	= 60,37 EUR

versteuert werden.

Steuerbelastung des Arbeitgebers insgesamt:

	1.207,50 EUR	Lohnsteuer
+	66,41 EUR	Solidaritätszuschlag
+	60,37 EUR	Kirchensteuer
=	1.334,28 EUR	Gesamtbelastung

Außerdem unterliegt der geldwerte Vorteil der Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer i. H. v. 19 % ist aus dem Betrag von 4.830 EUR herauszurechnen:

4.830 EUR : 119 % × 19 % = 771,18 EUR Umsatzsteuer

4.830 EUR : 119 % = 4.058,82 EUR (verrechneter Sachbezug netto)

Buchung

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
4145/6060	Freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerpflichtig	4.830,00	1755/3720	Lohnverrechnung	6.164,28
4149/6069	Pauschale Lohnsteuer auf sonstige Bezüge	1.334,28
1755/3720	Lohnverrechnung	6.164,28	8595/4945	Verrechnete Sachbezüge 19 % (Waren)	4.058,82
			1776/3806	Umsatzsteuer 19 %	771,18
			1741/3730	Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer	1.334,28

Hinweis: Das Konto 8595 bzw. 4945 ist ein Automatikkonto, sodass Sie nur den Bruttobetrag i. H. v. 4.830,00 EUR buchen müssen. Die Umsatzsteuer wird automatisch errechnet und auf das Konto 1776 (SKR 03)/3806 (SKR 04) gebucht.

Werden Essen zu unterschiedlichen Preisen abgegeben, wird i. d. R. nicht beanstandet, wenn der geldwerte Vorteil mit dem Durchschnittswert der Pauschalbesteuerung unterworfen wird.^[4]

Praxis-Beispiel

Mahlzeiten werden zu unterschiedlichen Preisen abgegeben

Abgegebene Mahlzeiten im August:

600 Mahlzeiten à 2,10 EUR =	1.260 EUR
500 Mahlzeiten à 3,50 EUR =	1.750 EUR
800 Mahlzeiten à 1,80 EUR =	1.440 EUR
1.900 Mahlzeiten	4.450 EUR

Durchschnittswert: 4.450 EUR : 1.900 Mahlzeiten = 2,34 EUR

Im Vergleich zum Sachbezugswert von 4,40 EUR ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 2,06 EUR × 1.900 Mahlzeiten = 3.914 EUR.

[1] § 8 Abs. 2 EStG, R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 LStR.

[2] Geldwerter Vorteil = Differenz aus Sachbezugswert minus gezahltes Entgelt.

[3] Unterschiedliche Sätze in den einzelnen Bundesländern.

[4] R 8.1 Abs. 7 Nr. 5 LStR.