Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 14 Ausstellung von Rech ... / 8.10 Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 9 UStG)

Rz. 119

Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG muss eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 9 UStG nur bei einer Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber einem Nichtunternehmer oder einem Unternehmer, der die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet, enthalten.

Rz. 120

Die Hinweispflicht des Rechnungsausstellers auf diese Verpflichtung des Leistungsempfängers in der Rechnung gem. § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 9 UStG soll gewährleisten, dass die Leistungsempfänger ihrer Aufbewahrungspflicht nachkommen, denn der Gesetzgeber geht wohl zu Recht davon aus, dass z. B. ein Mieter, der durch einen Unternehmer seine Wohnung renovieren lässt, von sich aus nicht unbedingt für ihn umsatzsteuerlich nutzlose Rechnungen zwei Jahre lang verwahrt, falls er sie nicht für andere Zwecke braucht. Mit dieser Hinweispflicht werden Erfolge bei der Bekämpfung der Schwarzarbeit erwartet, wenn auch durch Nachforschungen nach Rechnungen oder anderen Belegen bei den Leistungsempfängern der Umfang der Leistungen ermittelt werden kann, die ein Unternehmer "schwarz" ausgeführt hat. Ob sich die "Ohne-Rechnung-Geschäfte" durch die Vorschriften der §§ 14, 14b und 26a UStG wirklich verringert haben, ist schwer zu beurteilen.

Rz. 121

§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 9 UStG schreibt keinen Text für diesen Hinweis vor. Es ist ausreichend, wenn die Rechnung einen allgemeinen Hinweis enthält, dass der Endverbraucher die Rechnung 2 Jahre aufzubewahren hat (Abschn. 14.5 Abs. 23 S. 2 UStAE). Es empfehlen sich z. B. folgende Texte:

• "Sie sind zwei Jahre zur Aufbewahrung dieser Rechnung verpflichtet",
• "Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre lang auf",
• "Rechnung gem. § 14b UStG zwei Jahre lang aufbewahren!" oder
• "Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung gem. § 14b Abs. 1 UStG".

Rz. 122

Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht ist entbehrlich, wenn es sich bei der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung um eine Bauleistung i. S. d. § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG an einen anderen Unternehmer handelt, für die dieser die Umsatzsteuer schuldet, oder mit einer Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 33 UStDV abgerechnet wird (Abschn. 14.5 Abs. 23 S. 3 UStAE). Ein solcher Leistungsempfänger ist – auch wenn er die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet – gem. § 14b Abs. 1 S. 4 Nr. 3 UStG zur zehnjährigen Aufbewahrung verpflichtet.

Rz. 123

§ 26b UStG sanktioniert die Verletzung der Aufbewahrungspflicht gem. § 14b Abs. 1 S. 5 UStG durch den Leistungsempfänger als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 500 EUR. Eine Hinweispflicht dazu ist in § 14 Abs. 1 Nr. 9 UStG aber nicht vorgeschrieben.

Gleichwohl wäre ein Hinweis z. B. mit folgendem Text erlaubt und sogar tunlich zur Vermeidung von Regressstreitigkeiten, die daraus entstehen könnten, dass ein Leistungsempfänger geltend macht, mangels Hinweis auf die Sanktion habe er den Hinweis für unbeachtlich halten dürfen:

Zitat

Sie sind zur zweijährigen Aufbewahrung dieser Rechnung verpflichtet, da Ihnen sonst ein Bußgeld droht, vgl. § 14b und § 26a UStG.