Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 14b Aufbewahrung von Re ... / 2.1 Aufbewahrungsfrist für alle Rechnungen bei Unternehmern

Rz. 12

Die Aufbewahrungsvorschrift des § 14b Abs. 1 S. 1 bis S. 4 UStG gilt für alle

• Rechnungen, die der Unternehmer selbst ausgestellt hat,
• Rechnungen, die ein Dritter im Namen und für Rechnung des leistenden Unternehmers ausgestellt hat,
• Gutschriften, die der Leistungsempfänger oder ein Dritter für eine von dem Unternehmer erbrachte Leistung ausgestellt hat,
• Rechnungen, die der Unternehmer selbst erhalten hat,
• Rechnungen die Fahrzeuglieferer i. S. v. § 2a UStG erstellen,
• Rechnungen, die der letzte Abnehmer als Steuerschuldner gem. § 13a Abs. 1 Nr. 5 UStG beim innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft gem. § 25b Abs. 2 UStG erhält,
• Rechnungen, die der Leistungsempfänger in den Fällen des § 13b Abs. 5 UStG – Verlagerung der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger – erhält. Das gilt unabhängig davon, ob die Leistung für den unternehmerischen oder nichtunternehmerischen Bereich bezogen wurde, ausgenommen in den Fällen des § 13b Abs. 5 Satz 10 UStG, wenn eine Leistung ausschließlich an den nichtunternehmerischen Bereich einer juristischen Person des öffentlichen Rechts erbracht wird.^[1]

Rz. 13

Von Rechnungen, die der Unternehmer selbst erstellt hat, hat er ein Doppel aufzubewahren. Bei Rechnungen, die er erhalten hat, ist das Original der Rechnung aufzubewahren. Allerdings kann der Unternehmer die Rechnungen auf elektronischem Weg archivieren (z. B. auf Mikrofilmen, Magnetbändern, Disketten, CD-ROM). In diesem Fall müssen aber bestimmte Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung erfüllt sein. Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss gem. Abschn. 22.1 Abs. 2 UStAE^[2] den Mikrofilm- Grundsätzen des BMF-Schreibens v. 1.2.1984^[3] und den Grundsätzen des BMF v. 14.11.2014 zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)^[4] entsprechen.

Rz. 14

Weil unter diesen Voraussetzungen der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung sichergestellt ist, können dann gem. Abschn. 22.1 Abs. 2 UStAE die Originalrechnungen grundsätzlich vernichtet werden. Die Verwaltung sagt freilich nicht, wie man bei einer elektronisch übermittelten Rechnung, die beliebig oft ausgedruckt werden kann, das Original erkennen kann.

Rz. 14a

Gem. Abschn. 14b.1. Abs. 6 UStAE sind die Anforderungen des UStG an die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen erfüllt, wenn durch innerbetriebliche Kontrollverfahren gem. Abschn. 14.4 Abs. 4ff. UStAE die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt sind.

Rz. 15

Innerhalb der genannten Fristen müssen die Rechnungen lesbar sein. Es genügt nicht, dass die Dokumente nur mühsam entziffert oder rekonstruiert werden können, denn das könnte man nicht mit der vom Gesetz gemeinten Lesbarkeit gleichsetzen. Für elektronisch aufbewahrte Rechnungen bedeutet dies, dass ein Zugriff auf die Rechnungen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums möglich sein muss. Bei einem Wechsel in der Anwendungssoftware muss also unbedingt darauf geachtet werden, dass weiterhin die alten Archivierungssysteme unterstützt werden, denn sonst entsteht das gefürchtete digitale "schwarze Loch".

Rz. 16

Aber auch bei nicht elektronisch aufbewahrten Rechnungen muss eine Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. In den Fällen, in denen Thermopapier verwendet wird oder verwendet wurde, ist zu beachten, dass diese Papiere oftmals durch Zeitablauf oder Licht- oder Feuchtigkeitseinwirkung unlesbar werden. Soweit diese Belege im Rahmen von Außenprüfungen nicht mehr lesbar sind, wird der Vorsteuerabzug dem Leistungsempfänger im Regelfall verwehrt werden. Um solchen Fällen vorzubeugen und die Lesbarkeit bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten, müssen lt. Abschn. 14b.1 Abs. 5 UStAE Kopien von entsprechenden Thermofaxen hergestellt werden, die im gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar bleiben. Dann brauchen die ursprünglichen, auf Thermopapier hergestellten Rechnungen, die ohnehin nicht beständig sind, nicht aufbewahrt zu werden.

Rz. 17

§ 14b UStG oder andere Normen können selbstverständlich nicht verhindern, dass durch äußere Einflüsse wie z. B. Feuer oder Hochwasser ordnungsgemäß aufbewahrte Rechnungen oder elektronische Speicher mit Rechnungsdaten zerstört werden oder durch Diebstahl abhanden kommen. Insofern kann nicht verlangt werden, dass nur unbrennbares oder wasserfestes Papier verwendet wird. Auch die Pflicht zur Verwahrung der Dokumente in besonders gegen Diebstahl gesicherten Tresorräumen oder feuerfesten Schränken wäre unverhältnismäßig. Die Sicherstellung der Lesbarkeit geht vom normalen Verlauf einer Aufbewahrung im Rahmen des allgemeinen Geschäftsbetriebs aus, der nicht durch solche äußeren Eingriffe gestört wird.

Rz. 18

Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und läuft zehn Jahre. Auf den Zugang der Rechnung beim Leistungsempfänger kommt es in den Fällen, in denen der Unternehmer die Rechnung selbst ausstellt...