Soll-Ist-Vergleich: Zentrales Planungs- und Steuerungsin ... / 2.3.2 Kosten-Soll-Ist-Vergleich

Ein weiterer Einsatzschwerpunkt des SIV sind die Kosten. Das hierfür vorgesehene Tool ist ähnlich aufgebaut und strukturiert wie das Arbeitsblatt zum Umsatz-Soll-Ist-Vergleich. Sie können mit dem Werkzeug ebenfalls eine selektive und kumulative Darstellung vornehmen. Wie zuvor lässt sich die Analyse auch auf einzelne Sachverhalte beschränken, z. B. die Untersuchung einzelner Kostenarten oder Kostenstellen. Oder es besteht die Möglichkeit, einen Gesamtbericht für Ihren Betrieb zu erstellen.

Diese Eingaben werden von Ihnen gefordert

Auch das Arbeitsblatt "Kosten-Soll-Ist-Vergleich" ist zweigeteilt. Im ersten Teil werden die selektiven, im zweiten Teil die kumulativen Analysen vorgenommen. Im ersten Teil geben Sie die allgemeinen Daten, die zu untersuchenden Kostenarten sowie ggf. eine Kostenstelle ein. Die Angaben werden automatisch in den zweiten Teil übernommen. Sie müssen lediglich in Zelle R 37 den Zeitraum (aktuell Jan 15–Jan 16) anpassen.

Daran anschließend geben Sie je Kostenart Planwerte und -mengen sowie die entsprechenden Istwerte in das Tool ein. Auch hier haben Sie Raum für die Eingabe von bis zu zwanzig Kostenarten. Falls Sie in Ihrem Betrieb mehr Kostenarten haben, müssen Sie mehrere Positionen zusammenfassen. Wenn Sie eine kumulative Betrachtung wünschen, müssen Sie die kumulierten Mengen und Preise eingeben. Weitere Eingaben sind nicht zwingend erforderlich.

Wie bei der Umsatzanalyse können Sie ab Spalte P aber Einträge zu Abweichungsursachen, möglichen Maßnahmen oder wahrscheinlichen Auswirkungen, z. B. auf das Gesamtergebnis, tätigen.

Blöcke bilden

Vielfach macht es Sinn, wenn Sie mehrere Kostenarten zu Blöcken zusammenfassen, vor allem, wenn sich die Kostenarten stets ähnlich oder gleich entwickeln. Beispielsweise lassen sich Gehälter, Löhne und Sozialkosten zu Personalkosten zusammenfassen. Diese Vorgehensweise ist aber nicht immer unproblematisch, etwa bei den Materialien, wenn Sie mehrere wichtige Rohstoffe haben, deren Verbrauchsverhalten sich stark voneinander unterscheidet. Dann sollten Sie auf eine Zusammenfassung verzichten und ggf. ein zweites Analyseblatt erstellen.

Abweichungen werden automatisch berechnet

Die Abweichungen werden automatisch errechnet und in dem stark umrandeten Kasten ausgewiesen. Dabei wird auch hier zuerst der Wert der Gesamtabweichung dargestellt. Dann folgen die Preis- sowie die Mengenabweichung. Bei der Preisabweichung wird zunächst die Abweichung pro Stück bzw. Einheit ausgewiesen (Spalte J) und anschließend die Gesamtabweichung (Spalte K). Bei der Mengenabweichung wird zunächst die Abweichung in Stück ausgewiesen (Spalte M). Diese wird dann mit dem Istpreis multipliziert und in einen Wert überführt (Spalte N). Der prozentuale Ausweis der Abweichungen rundet die Darstellungen ab. Abweichungen größer 10 % (positiv und negativ) werden fett und kursiv in roter Schrift ausgedruckt.

Formeln zur Berechnung der Abweichungen bei den Kosten

Preisabweichung = (Istpreis – Planpreis) × Planmenge

Mengenabweichung = (Planmenge – Istmenge) × Istpreis

Gesamtabweichung = Summe aus Preis- und Mengenabweichung (Wert)

Mengenabweichung (Stück) = Planmenge – Istmenge

Beeinflussbarkeit ermitteln

Auch bei den Kostenabweichungen sollte aus den gleichen Gründen wie zuvor eine Unterscheidung in Sachverhalte, die Sie unmittelbar und kurzfristig beeinflussen können, und Sachverhalte, die Sie nur bedingt bzw. längerfristig beeinflussen können, vorgenommen werden.

Faktoren, auf die Sie in der Regel keinen direkten oder nur geringen Einfluss haben, können sein:

• Veränderungen an den Beschaffungsmärkten (Material, Betriebsstoffe);
• Tarifvereinbarungen;
• Zusammenschlüsse von Wettbewerbern, Fusionen;
• Veränderungen der Steuer- und Abgabenlast;

Demgegenüber steht eine Vielzahl von Faktoren, die Sie mehr oder weniger deutlich beeinflussen können, z. B.:

• falsche Mengenplanung und/oder Planung falscher (zu niedriger) Preise;
• unzuverlässige Lieferanten;
• regelmäßige Überstunden;
• fehlende oder unzureichende Wartungskonzepte;
• organisatorische Mängel und unklare Verantwortlichkeiten;
• insgesamt zu hohe Personalkosten.

Abb. 4: Excel-Arbeitsblatt Kosten-Soll-Ist-Vergleich