Für die meisten Betriebe stehen die Umsatzerlöse im Fokus. Daher werden fast immer geplante und tatsächlich erzielte Erlöse in monatlichen Abständen gegenübergestellt.
Bei der Analyse von Umsatzabweichungen müssen Sie sich fragen, auf welche Veränderungen bzw. Faktoren Ihr Betrieb unmittelbar Einfluss nehmen kann und auf welche nicht.
Faktoren, auf die Sie in der Regel keinen oder nur geringen Einfluss haben, können sein:
- Veränderung des Marktvolumens Ihrer Branche;
- Veränderungen des Preisniveaus durch Inflation, Deflation oder neue Wettbewerber;
- Verschiebungen der Nachfrage;
- Fusion von Wettbewerbern.
Demgegenüber steht eine Vielzahl von Faktoren, die Sie mehr oder weniger deutlich beeinflussen können, z. B.:
- falsche Einschätzung des Marktes und Bildung falscher (zu hoher) Preise;
- ineffektive Preispolitik, z. B. keine Differenzierungen bei den Nachlässen (weniger bedeutende Kunden erhalten die gleichen Konditionen wie gute Kunden);
- keine eindeutige Positionierung des Betriebes und seiner Produkte am Markt, z. B. als Markenerzeugnisse oder gehobenes Segment;
- Vernachlässigung von Werbung bzw. Setzen falscher Schwerpunkte in der Werbung.
Prioritäten setzen
Die Kenntnis von Faktoren, auf die Sie nur geringen Einfluss haben, ist wichtig, um später bei den Maßnahmen Prioritäten setzen zu können. Um Abweichungen kurzfristig reduzieren und beseitigen zu können, sollten Sie sich zunächst auf Faktoren konzentrieren, die Sie direkt beeinflussen können. Erst dann geht es um die Frage, was Sie tun können, um die Situation langfristig zu verbessern. Auch auf Veränderungen in der Nachfrage oder der Wettbewerbslage können Sie reagieren. Näheres finden Sie unter Kapitel 4 "Strategische Aspekte des Soll-Ist-Vergleichs".
Arbeitsblatt Umsatz-Soll-Ist-Vergleich
Mit diesem Arbeitsblatt sind Sie in der Lage, für einzelne Produkte, für Produktgruppen oder für alle Artikel Ihres Betriebes einen fundierten Soll-Ist-Vergleich vorzunehmen. Es empfiehlt sich, den Vergleich nicht für das gesamte Portfolio, sondern lediglich für einzelne Erzeugnisse oder Erzeugnisgruppen vorzunehmen. So können Sie sich besser auf einen einzelnen Sachverhalt und die Analyse der jeweiligen Situation konzentrieren. Allerdings dürfen Sie bei einer Einzelanalyse nicht vergessen, mögliche Wechselwirkungen mit anderen Produkten zu prüfen. Wenn Sie beispielsweise eine Werbekampagne für ein Produkt geschaltet haben, kann es hier zu einer verstärkten Nachfrage kommen, bei den anderen Artikeln hingegen zu einer Reduktion. Oft hat ein solcher Vorgang keine nachhaltigen Auswirkungen in den kommenden Monaten, sodass es nicht erforderlich ist, Maßnahmen für die Umsatzsteigerung der aktuell vernachlässigten Produkte zu ergreifen.
Diese Eingaben werden von Ihnen gefordert
Das Arbeitsblatt "Umsatz-Soll-Ist-Vergleich" ist zweigeteilt. Im ersten Teil werden die selektiven, im zweiten Teil die kumulativen Analysen vorgenommen. Im ersten Teil geben Sie zunächst die allgemeinen Daten, wie Monat, Wertangeben (Euro, TEUR) und die zu untersuchenden Artikel mit Bezeichnung und Artikelnummer ein. Die allgemeinen Daten werden automatisch in den zweiten Teil übernommen. Hier müssen Sie lediglich in Zelle R 37 den Zeitraum (aktuell: Jan 15–Jan 16) anpassen.
Daran anschließend müssen Sie die Planpreise und -mengen in das Tool eingeben sowie die in der betrachteten Periode tatsächlich erreichten Istwerte. Sie können bis zu zwanzig Einzelpositionen separat eingeben und darstellen. Wenn Sie eine kumulative Betrachtung wünschen, werden von Ihnen im zweiten Teil entsprechende Eingaben gefordert. Weitere Eingaben sind nicht zwingend erforderlich.
Allerdings bietet das Tool ab Spalte P die Möglichkeit, Einträge zu Abweichungsursachen, möglichen Maßnahmen oder wahrscheinlichen Auswirkungen, z. B. auf das Gesamtergebnis, zu tätigen. Zusätzlich können Sie in der letzten Zeile des ersten Teils noch ergänzende Bemerkungen bzw. ein Gesamturteil einfügen. Analog gehen Sie ggf. beim kumulativen Teil vor. Mit Hilfe der kumulativen Darstellung fällt es Ihnen leichter, Entwicklungen und Trends zu erkennen. Außerdem ist es meist einfacher zu sehen, ob Maßnahmen bereits gewirkt haben oder ob weitere Schritte notwendig sind.
Abweichungen werden automatisch berechnet
Die Abweichungen werden nun automatisch errechnet und in dem stark umrandeten Kasten ausgewiesen. Dabei wird zuerst der Wert der Gesamtabweichung dargestellt. Dann folgen die Preis- sowie die Mengenabweichung. Bei der Preisabweichung wird zunächst die Abweichung pro Stück bzw. Einheit (Spalte J) ausgewiesen und anschließend die Gesamtabweichung (Spalte K). Anders bei der Mengenabweichung: Hier wird zunächst die Abweichung in Stück ausgewiesen (Spalte M). Diese wird dann mit dem Istpreis multipliziert und in einen EUR-Wert überführt (Spalte N).
In beiden Fällen wird die Abweichung ergänzend in Prozent ausgewiesen. Abweichungen, die größer sind als 10 % (positiv und negativ) werden fett und kursiv in roter Schrift ausgedruckt. So können Sie mögliche "Brennpu...