Sonderfälle bei der Rechnungstellung / 1.1 Gleichstellung von elektronischen und Papierrechnungen

Schon immer zulässig ist die Übermittlung von Rechnungen auf elektronischem Weg vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers. Nach § 14 Abs. 3 UStG a. F. wurden jedoch auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke nur anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur, eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gewährleistet wurden.

Wichtig

Elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierzu gehören Rechnungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden.

Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt als Papierrechnung.

Seit dem 1.7.2011 berechtigt auch eine durch E-Mail ohne Signatur übermittelte Rechnung zum Vorsteuerabzug.^[1] Die Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen führt zu keiner Erhöhung der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung. Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Abs. 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.

Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bei einer elektronischen Rechnung gewährleisten, sind zum einen eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Siegel i. S. der eIDAS-VO und zum anderen der elektronische Datenaustausch (EDI) nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs, wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Datengewährleisten.^[2] Ggf. ist unionsweit die Anerkennung für den Vorsteuerabzug gesichert. Zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines qualifizierten elektronischen Siegels nach der eIDAS-VO wird ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einem Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird und mit dem die Indentität des Zertifikatsinhabers bestätigt wird. Auf Verlangen des Zertifikatsinhabers kann anstelle seines Namens ein Pseudonym aufgeführt werden. Das Finanzamt hat Anspruch auf Auskunft gegenüber dem Vertrauensdiensteanbieter, soweit dies zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen sind alle technischen Verfahren (z. B. Smart-Card, "Kryptobox") zulässig, die den Vorgaben des Vertrauensdienstegesetzes (VDG) entsprechen.^[3]

Sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder die Rechnung per elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wird, kann die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können. Der Unternehmer ist insoweit in der Wahl des Verfahrens frei. Er wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob:

• die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h., ob die dargestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• der Rechnungsaussteller tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat
• die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist etc.

Dies kann erfolgen durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, aber z. B. auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg). Es besteht keine gesonderte Dokumentationspflicht. Allerdings ist der Steuerpflichtige nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen.^[4]

Wichtig

Qualität des Kontrollverfahrens hat keinen Einfluss auf Vorsteuerabzug

Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. Ggf. kann die Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens im konkreten Einzelfall nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.

Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG.^[5] Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden.

Die Erleichteru...