Standardisierte Reporting- und Visualisierungskonzepte i ... / 4 Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitern schaffen

Erfolgsfaktoren bei Erstellern und Empfängern

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Akzeptanz bei Empfängern und Erstellern gleichermaßen. Ersteller stehen der Einführung einer Reporting-Richtlinie meist erst mal kritisch gegenüber. Ersteller befürchten höhere Aufwände und eine kurze Lebensdauer der Richtlinie im Unternehmen. Sie müssen davon überzeugt werden, dass die Standardisierung die Arbeit erleichtert. So entfallen Diskussionen über Darstellungsweisen verschiedener Berichtselemente, ein bedeutender Zeitfaktor, der eingespart werden kann. Die Auswahl von Grafiktypen, der Tabellenaufbau oder auch die Menü-Führung sind für jede Berichts- oder Dashboardseite gleich gestaltet. Die Qualität der Berichte verbessert sich, da Ersteller und Empfänger über Inhalte und nicht die äußere Form diskutieren. Ersteller haben zudem den Vorteil, dass sie mit der Reporting-Richtlinie ein Nachschlagewerk haben. Hier finden sie schnell Anregungen und Empfehlungen für das Design von Berichten und Dashboards. Auch neuen Mitarbeitern wird der Einstieg in das Reporting erleichtert, da sie verbindliche Regeln haben, die sie nach dem Lesen direkt anwenden können.

Ebenso müssen Empfänger motiviert werden die neu gestalten Berichte und Dashboards zu akzeptieren. In der Regel sind die Empfänger nicht bereit, eine mehr als 50-seitige Reporting-Richtlinie zu lesen. Daher empfiehlt es sich einmalig die Reporting-Richtlinie vorzustellen und eine Präsentation zu verschicken, die den Sinn und die wichtigsten Regeln zusammenfasst. Außerdem haben sich Empfänger an ihre alten Berichte und Dashboards gewöhnt. Auch wenn diese oftmals schlecht gestaltet sind, so muss doch jeder Neuerung eine Gewöhnungsphase eingeräumt werden. Deswegen dürfen nicht die alten Berichte und Dashboards abgeschaltet werden und umgehend durch neu designte ersetzt werden. In den ersten Wochen oder sogar in den ersten Monaten sollten Ersteller beide Versionen zur Verfügung gestellt bekommen. Der Empfänger wird dann mit der Zeit die neue Variante zu schätzen lernen und mit dieser arbeiten.

Vorgehen "Think big, start small"

Es ist empfehlenswert bei der Einführung einer Reporting-Richtlinie nach dem Motto "Think big, start small" vorzugehen. Eine Projektinitiative sollte immer die gesamte Organisation im Blick haben, aber zunächst in einer Abteilung anfangen. Quick Wins führen zur Akzeptanz und somit zur Möglichkeit das ganze Unternehmen davon zu überzeugen.^[1]

Abb. 9: Mögliche Entwicklung einer Reporting-Richtlinie

[1] Vgl. Kohlhammer/Proff/Wiener, 2013.